如何創(chuàng)新檔案管理工作局面

文/山東省萊州市煙臺信息工程學(xué)校 姜秀平 鄧小輝

如何創(chuàng)新檔案管理工作局面

文/山東省萊州市煙臺信息工程學(xué)校 姜秀平 鄧小輝

近幾年來，社會、國家和家長對教育工作越來越重視，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作是一項較基礎(chǔ)、較復(fù)雜并具有較高服務(wù)性的工作，它為其余各項工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)。近幾年來，教育改革正在大刀闊斧地進(jìn)行，檔案管理工作的工作量、工作范圍、重要性都在不斷增加，本文主要分析了我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，并針對其中存在的問題提出了幾點創(chuàng)新檔案管理工作局面的措施，具有一定的參考價值。

檔案管理；現(xiàn)狀；措施

文書檔案是學(xué)校歷史的見證，是該校最真實、最原始的資料，檔案管理中的內(nèi)容很廣，其中包括科研理論成果、學(xué)校建設(shè)等許多具有較強(qiáng)實踐意義的內(nèi)容，這些檔案能為該校日后解決實際問題提供借鑒，它是一所學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的依據(jù)。檔案管理是一項復(fù)雜而周密的工作，成功的檔案管理應(yīng)該具有準(zhǔn)確性、保密性、科學(xué)性的要求。文書檔案指得是由通用文書轉(zhuǎn)化而來的信息檔案，是社會中各個單位都不可或缺的，它展現(xiàn)了這個單位的發(fā)展歷程，記錄該單位的現(xiàn)狀，又利用這些記錄指導(dǎo)著該單位未來的發(fā)展。提供文件要保證時效，及時處理。使檔案發(fā)揮相應(yīng)的作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）檔案管理現(xiàn)狀。就當(dāng)前情況來看，我國檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)歸檔文件信息處理不及時、收集不全文件材料、不能及時對文件進(jìn)行移交、公文格式不按要求辦理等狀況，文件的及時處理，就是迅速、適時、恰當(dāng)。及時的原則就是對文件處理的時間和時限要求。在規(guī)定的時間里必辦，在限定的時間里必須辦完。文件得到及時的傳閱、督辦、及時地進(jìn)行歸檔處理。這將大大提高檔案管理工作的質(zhì)量，體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。

1.文件資料匯集不完整。檔案是為了存儲在各個階段的各項實際工作與活動中形成的有較大價值的信息資料，它為我們提供學(xué)生、教師的基本資料，還可從它所記錄的解決問題的方案中總結(jié)實際經(jīng)驗，有利于可持續(xù)發(fā)展。加大對檔案管理的重視程度，但由于本項工作特別要遵循文件處理的基本原則，保證文件資料完整、齊全，不丟失。因此要認(rèn)真做好這項工作。不要出現(xiàn)檔案資料不全，資料不完整、成套的文件遺失，這樣勢必影響檔案的質(zhì)量，給工作帶來不便。

2.檔案公文格式不規(guī)范。檔案最重要的作用就是供需要的人查閱，可是文件數(shù)量繁多、涵蓋范圍寬泛，為查閱方便，檔案的建立必須要有一個統(tǒng)一的格式，這樣的檔案才會有條理。要想做出這樣效果，就需要有專業(yè)能力。分析現(xiàn)在檔案的現(xiàn)實問題，公文格式不符合要求主要體現(xiàn)在：標(biāo)題格式不規(guī)范；紙張大小不符合要求；字體使用不規(guī)范；公章加蓋不符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）原因分析。原因主要包括如下4種：

1.對檔案管理不重視。專業(yè)管理人員不到位，不能及時對檔案進(jìn)行收集，降低了檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理過程中管理人員隊伍的連續(xù)性不強(qiáng)。不能合理配備檔案管理人員和確保管理人員的質(zhì)量，這樣不能很好地保證檔案在日常工作中便于社會各方面的利用。削弱了檔案對外的查詢和借鑒價值。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)熟練程度不高。檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員必須練好基本功，熟悉和精通業(yè)務(wù)。否則就會造成檔案管理過程中沒有條理，出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象。

4.過度依賴高科技技術(shù)。在信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會上的各項工作中，近幾年來，我國經(jīng)濟(jì)水平提高，教育事業(yè)受到重視，為檔案的建設(shè)和發(fā)展提供了更多、更好的條件，檔案管理也實現(xiàn)了信息化，先進(jìn)的管理設(shè)備為檔案管理減少了工作量、縮減了工作時間，但是如果完全依賴計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，或者是運用不當(dāng)，也會使檔案管理出現(xiàn)較多的漏洞：（1）文件只在計算機(jī)中存儲，不打印紙質(zhì)檔案作為備份。計算機(jī)存儲雖然成本少，也較方便，但是并不安全，不宜長久存儲，還容易出現(xiàn)文件丟失的狀況。（2）有些計算機(jī)存儲的文件雖然打印出來了，但是沒有去檔案室做相應(yīng)的記錄，這就會導(dǎo)致文件管理程序紊亂，即使出現(xiàn)管理漏洞也無處查詢。

二、創(chuàng)新檔案管理工作

（一）解放思想，擺脫束縛。外行人往往會把檔案管理簡單地想象成文件的收發(fā)和保存，就如同是一個簡單的倉庫保管一般。沒能意識到檔案管理還有文件的收文、登記、分送、批辦、歸卷等繁雜的程序。因而要想從根本上提高檔案管理的水準(zhǔn)，首先要轉(zhuǎn)變?nèi)说挠^念，加強(qiáng)對檔案管理人員思想上正確的引導(dǎo)。必須要解放思想，擺脫束縛，重新確立檔案管理的認(rèn)識。

（二）勇于探索，不斷創(chuàng)新。檔案管理不能因循守舊，要嚴(yán)格地規(guī)范存儲和管理的過程，在實踐中求實創(chuàng)新，要想提高檔案管理的水準(zhǔn)唯有創(chuàng)新。改革創(chuàng)新，首先要從思想觀念、思維方式到服務(wù)內(nèi)容、工作方法、管理方法等方面，提高管理人員的工作能力，建立健全規(guī)范化的責(zé)任考核機(jī)制，調(diào)動管理人員的工作積極性，促使管理人員嚴(yán)格執(zhí)行制度、嚴(yán)格按程序辦事。要用制度管人，建立符合實情的獎懲制度可有效地提高檔案管理工作效率。

1.完善檔案管理制度。根據(jù)實際情況，建立、健全檔案工作制度，制定《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案工作人員職責(zé)》《立卷歸檔制度》《檔案資料查閱利用制度》，用制度加強(qiáng)專業(yè)檔案隊伍的管理，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、嚴(yán)密性、準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)檔案管理措施。許多單位都對檔案管理做過研究，已經(jīng)形成了各自不同的創(chuàng)新性管理模式。經(jīng)過不斷地實踐，創(chuàng)新管理模式已日臻成熟。檔案管理可以借鑒這些創(chuàng)新、先進(jìn)、有效的管理模式，結(jié)合工作實際情況，不斷進(jìn)行改革，融入自己所需要的新思路，使檔案管理工作更趨于合理化，利用這種創(chuàng)新的模式進(jìn)行檔案管理有利于增強(qiáng)檔案管理的針對性和有效性。比如，要合理利用信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，利用它來輔助檔案管理，將會節(jié)省人力、減少工作失誤、減少工作量。這樣不但能夠提高檔案管理的工作效率，而且還提高了檔案管理的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

三、啟示

檔案管理在單位的管理工作中是不可或缺的一項重要工作，在現(xiàn)今教育改革的浪潮中，對教育教學(xué)過程中的經(jīng)驗積累、歷史記錄留下資料，留給后人，讓改革浪潮中的弄潮兒有章可循，有史借鑒，少走彎路，多有參考。所以建立完整、科學(xué)的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理手段，加強(qiáng)檔案隊伍的管理，有充足的資金提供基礎(chǔ)保障，專業(yè)管理人員才能夠不斷增強(qiáng)管理工作的效率，減少工作失誤，更好地為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。

［1］宋強(qiáng).論高校檔案信息化建設(shè)［J］.科技風(fēng)，2009（16）.

［2］張曉莉.高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新的思考［J］.中國科技信息，2009（23）.

［3］勞蕾蕾.高校檔案管理課程實踐教學(xué)模式探析［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011（02）.

［4］梁秀梅.高校院系檔案管理問題的制度性思考［J］.中州大學(xué)學(xué)報，2011（04）.