如何提高國土資源檔案管理工作質(zhì)量
——以達(dá)州市國土資源檔案管理為例

文/達(dá)州市國土資源局檔案信息中心 雍艷

如何提高國土資源檔案管理工作質(zhì)量
——以達(dá)州市國土資源檔案管理為例

文/達(dá)州市國土資源局檔案信息中心 雍艷

隨著市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，越來越多的土地資源被開發(fā)利用，如何最大功能性地利用土地已成為國際社會高度重視的突出問題。達(dá)州是成渝經(jīng)濟(jì)圈的重要組成部分，是川東北經(jīng)濟(jì)區(qū)“雙核五帶”的雙核之一，近年來，以推進(jìn)城鎮(zhèn)化建設(shè)為主體的國土資源檔案大量產(chǎn)生，土地資源的檔案管理工作面臨著新的形勢和任務(wù)，既要合理規(guī)范存檔，又要充分發(fā)揮檔案功能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，進(jìn)一步提高國土資源檔案管理工作質(zhì)量刻不容緩。

國土資源；檔案管理；檔案開發(fā)和利用

“檔案”是一種集聚歷史性、可考性、證明性、法律性于一身的事實(shí)記錄和數(shù)據(jù)留存。國土資源檔案是國家土地的使用劃分、權(quán)屬來源、利用內(nèi)容以及流轉(zhuǎn)變動情況等方面具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像等原始記錄，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用8個方面。國土資源檔案在土地的規(guī)劃及解決土地已存的歷史問題方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，它關(guān)系著國家的每一寸土地的合理開發(fā)利用。

一、當(dāng)前國土資源檔案管理工作中存在的主要問題

（一）歸檔資料分類不明確。國土資源檔案是從土地的種類劃分、使用分類等諸多不同的繁雜性能區(qū)分出信息量巨大的檔案資料，檔案管理部門需要對這些浩繁的信息進(jìn)行科學(xué)整理、劃分、歸類、登記、保存、開發(fā)和利用。如達(dá)州市本級僅2012年征地一項(xiàng)，就完成16個大項(xiàng)23個小項(xiàng)，征地總面積2889.731畝，補(bǔ)償費(fèi)用 6110萬元；完成拆遷房屋面積 154818.91平方米，涉及838戶1987人；完成9個土地整理項(xiàng)目，建設(shè)總規(guī)模100076.畝，總投資14500.28萬元。這些數(shù)據(jù)和材料涉及土地測量、資金核算、補(bǔ)償?shù)确椒矫婷?，將成為今后開展同類工作的真實(shí)依據(jù)和寶貴借鑒，能為地方政府制定土地及相關(guān)政策提供有力參考，其重要性不言而喻。

在這種異常繁復(fù)、極為瑣碎的工作特性下，目前大多檔案管理工作卻還維持在繁而不細(xì)、雜而不精的狀態(tài)。很多檔案管理部門面對浩繁雜亂的檔案材料不知所措，眉毛胡子一把抓，對檔案素材缺乏提煉、整理、分類，使得很多信息不健全甚至沒有信息價值的資料也都?xì)w于檔案庫中，耗費(fèi)了大量時間精力，占用了館庫資源，增加了管理成本。而同時，一些具有信息價值的資料卻被忽略，重要的文件材料未被歸檔。這些情況的出現(xiàn)與土地開發(fā)者、土地管理者和檔案管理者的檔案意識和專業(yè)水平不無關(guān)系，也與某些單位的工作習(xí)慣有關(guān)，比如許多應(yīng)該歸檔的文件資料隨手放在業(yè)務(wù)科室而不是歸檔；還有人認(rèn)為文件正文很重要，而附件可有可無，常常出現(xiàn)附件找不到的情況。這些不好的習(xí)慣和工作缺失給以后的國土資源工作及其他相關(guān)工作帶來不便，影響了檔案職能的發(fā)揮。

（二）社會對檔案工作的忽視。這里面既有社會原因，也有主管領(lǐng)導(dǎo)的原因和檔案具體管理人員的原因。相對于一線管理和服務(wù)工作，檔案管理總是默默無聞地站在背后，為其他工作提供服務(wù)保障。加之很多人對檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用不了解，這就容易給人們造成假象，在許多人看來，檔案管理部門是可有可無的部門，檔案工作就是“安置型”工作，檔案管理工作既不具備技術(shù)含量，工作又無比輕松。受這種意識影響，很多單位和部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，在工作布置或總結(jié)即將結(jié)束時附帶加上幾句，甚至歸納到“等等”的行列；單位工作業(yè)績考評也會有意無意地忽視檔案工作；檔案硬件和人員配備與工作的預(yù)想目標(biāo)存在一定的差距。這種觀念也給檔案管理工作人員造成了很多負(fù)面影響，在被習(xí)慣性忽視中迷失工作目標(biāo)，很多檔案管理工作人員在“輕松”的環(huán)境中極為“輕松”地開展工作，檔案管理的質(zhì)量無從談起。

（三）檔案管理工作人員缺乏業(yè)務(wù)素養(yǎng)。國土資源檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作人員不僅要有較高的專業(yè)素養(yǎng)，也要求工作人員有足夠的耐性與韌性。由于社會對檔案工作的認(rèn)識誤差，檔案工作的性質(zhì)和重要性得不到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在配備檔案工作人員時隨意性很強(qiáng)，很多土地管理和土地開發(fā)單位沒有專職的檔案資料管理人員，檔案的收集和整理要么交由項(xiàng)目管理人員，要么由辦公室人員臨時負(fù)責(zé)，這些管理人員缺乏專門的檔案業(yè)務(wù)知識，日常工作繁雜，根本沒有時間和精力學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，檔案管理工作憑經(jīng)驗(yàn)，跟著感覺走，檔案管理的效率和水平可想而知。由于專業(yè)知識缺乏，許多檔案管理人員對檔案資料的使用管理不嚴(yán)格，沒有按照檔案使用程序的規(guī)定履行登記等手續(xù)，隨用隨拿，造成了檔案資料的損壞和遺失；還有些檔案資料涉及個人、單位和國家的相關(guān)秘密，查閱和使用有一定的限制范圍，許多檔案管理人員對此不了解，造成檔案資料的遺失泄密，甚至被一些別有用心的人利用，引發(fā)不穩(wěn)定因素和對國家造成損失。

二、提高國土資源檔案管理工作質(zhì)量的途徑

（一）提高認(rèn)識，高度重視國土資源檔案管理工作。檔案的重要性不言而喻。要提高國土檔案工作的質(zhì)量，必須要對檔案工作有科學(xué)清醒的認(rèn)識，要認(rèn)識到檔案管理對保存信息資料、提供信息咨詢等方面的重要作用，要開展（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。特別要適應(yīng)信息社會對檔案管理數(shù)字化、信息化的要求，學(xué)習(xí)和熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，努力成為現(xiàn)代化檔案管理的專門人才。單位或部門領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，支持工作人員參加檔案管理工作學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理工作人員從思想到業(yè)務(wù)都得到提升。要把檔案工作納入單位或部門業(yè)績考核的重要內(nèi)容，作為衡量單位和個人工作好壞的重要指標(biāo)，做到獎罰分明，促使工作人員愛崗敬業(yè)，忠于職守，在全民重視檔案工作的氛圍中不斷強(qiáng)化檔案工作人員的使命感與責(zé)任感。

有針對性的檔案宣傳，使社會、單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員增強(qiáng)檔案管理意識，特別要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，多談一些搞好檔案管理的益處，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸提高檔案意識，更加重視檔案工作，把檔案工作納入單位或部門工作議事日程，與其他工作同布置、同檢查、同要求，不斷改善檔案工作條件，優(yōu)化人員配置，為加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

（三）建章立制，建立健全檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制。制度是規(guī)范，也是保障。要提高國土檔案管理工作質(zhì)量，必須盡快完善檔案管理制度，健全運(yùn)行機(jī)制。筆者結(jié)合工作經(jīng)歷，認(rèn)為必須要建立健全以下制度：一是建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案工作的組織、指導(dǎo)、檢查和考核。要明確和落實(shí)各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，“一崗雙責(zé)”。二是建立工作人員繼續(xù)教育制度，特別要建立檔案管理工作者的崗位培訓(xùn)制度、檔案專業(yè)技術(shù)人員的動態(tài)管理制度等，激勵工作人員主動參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。三是建立考核獎懲制度，要把檔案管理工作作為單位、部門和檔案管理工作人員考核的重要內(nèi)容，直接與績效獎勵、晉升職務(wù)、評定職稱、評先評優(yōu)掛鉤，不斷增強(qiáng)工作的自覺性和主動性，促進(jìn)不斷提高工作效率和檔案管理工作水平。

人民群眾的工作生活離不開檔案，國土資源檔案關(guān)系著每一位國民的切身利益。特別在政策、經(jīng)濟(jì)形勢快速轉(zhuǎn)變的當(dāng)前，退耕還林、退林還耕、土地流轉(zhuǎn)、建設(shè)開發(fā)等土地問題屢見不鮮，產(chǎn)生了大量的國土資源檔案。國土資源檔案管理工作是服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的重要組成部分，不斷完善、更新、延伸國土資源檔案管理工作，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中有著十分重要的意義。

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［4］加強(qiáng)管理創(chuàng)造條件為國土資源信息化建設(shè)提供有力保障——在全國國土資源信息化工作會議上的經(jīng)驗(yàn)介紹［J］.國土資源信息化，2001（04）.