企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

文/福建中煙工業(yè)有限責任公司 廖建蘭

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

文/福建中煙工業(yè)有限責任公司 廖建蘭

在檔案管理日益信息化、規(guī)范化的時代背景下，如何推進企業(yè)檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作者必須直面的重大問題。因此，筆者基于企業(yè)檔案管理的基本規(guī)律，緊緊圍繞當下檔案管理的現(xiàn)狀，為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新做出一些思考，以期有利于企業(yè)檔案管理工作者調(diào)整管理思路，不斷提升檔案管理水平和質(zhì)量。

企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀；云計算；規(guī)范化；對策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是企業(yè)發(fā)展歷史的縮影和真實寫照。眾所周知，衡量企業(yè)管理的因素很多，但是企業(yè)檔案管理是不可或缺的一種因素。對于企業(yè)來說，提升檔案管理能力是提升企業(yè)管理能力的必然要求。

隨著我國企業(yè)檔案管理工作的日益深化，企業(yè)檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業(yè)檔案管理工作仍存在一些制約自身發(fā)展的難題，唯有在觀念、人才、技術(shù)、制度等方面積極采取各項有力措施，多管齊下，企業(yè)檔案管理工作才可能在創(chuàng)新上出成績，進而提升企業(yè)檔案管理工作的整體水平，為企業(yè)檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。基于此，針對企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題與挑戰(zhàn)，筆者從革新觀念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人員素質(zhì)等方面來探討企業(yè)如何在新形勢下促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，也是一個不斷完善、持續(xù)改進的過程。企業(yè)檔案管理水平從另一個側(cè)面反映了企業(yè)的管理水平，是衡量企業(yè)管理現(xiàn)代化的一項重要指標。因此，企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有直接的推動作用，其主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的查考憑據(jù)。檔案記錄了企業(yè)過去各種活動的狀況，其中包括處理企業(yè)事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗，它是任何一個企業(yè)連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)?？梢哉f，各種企業(yè)為了有效地實行管理必須切實地掌握材料。而檔案可以為企業(yè)的領(lǐng)導工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。例如，許多企業(yè)在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的企業(yè)平時不重視檔案管理工作，造成檔案散失，結(jié)果給工作造成許多困難。因此，檔案作為企業(yè)管理工作的查考憑證對企業(yè)各項工作的開展無疑具有重要的作用。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)進行決策的參考依據(jù)。檔案中記載了企業(yè)各種活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓。從產(chǎn)品生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)進行生產(chǎn)、管理決策的科學依據(jù)和參考材料。當今日益增多的企業(yè)檔案，更是進行現(xiàn)代化企業(yè)生產(chǎn)、工作管理的重要條件。此外，企業(yè)檔案對制訂企業(yè)生產(chǎn)計劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗以及防止企業(yè)風險等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業(yè)為了切實規(guī)劃生產(chǎn)任務(wù)，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業(yè)發(fā)展的規(guī)律、經(jīng)驗和教訓，據(jù)此采取相應(yīng)措施，為企業(yè)決策提供科學依據(jù)，從而促進了生產(chǎn)，推動了企業(yè)發(fā)展。與此相反，有些企業(yè)因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計劃不當、管理混亂，給企業(yè)造成很多損失。事實證明：企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開展經(jīng)營決策提供依據(jù)。

二、企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著企業(yè)發(fā)展的不斷深化，企業(yè)檔案的數(shù)量和種類都在不斷增加，由此，企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)了一些比較普遍的問題，從總體現(xiàn)狀來看，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案管理工作不受重視。雖然檔案管理具有很多優(yōu)點，但是由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟利益，產(chǎn)生的效益具有隱蔽性，所以很多企業(yè)沒有在根本上重視這一問題。企業(yè)不重視檔案管理的表現(xiàn)主要是：第一，企業(yè)很少配置專門的檔案管理人員，認為配置專門的工作人員浪費了企業(yè)的資源，有時為了應(yīng)付檔案管理工作的需要，直接安排行政工作人員兼職，這種做法的成效當然可想而知。第二，資金投入不足，企業(yè)是從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的組織，主要把資金運用于這方面的工作，因為只有生產(chǎn)經(jīng)營才能帶來實實在在的經(jīng)濟效益，所以這導致很多企業(yè)根本不愿意把一小部分資金投入檔案管理信息化的工作中去，認為只要一臺電腦、一份數(shù)據(jù)庫就足夠了。

（二）檔案利用率普遍偏低。很多企業(yè)雖然重視企業(yè)檔案的收集和保存，但是這些歷史形成的檔案僅僅是象征性地被存放在企業(yè)的檔案室或者儲存在了企業(yè)的電子數(shù)據(jù)庫當中，一般很難再被利用。所以，企業(yè)檔案一旦形成之后，就被永久地收藏起來，如果沒有特別的需要，那么這些檔案就無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，低利用率也是制約企業(yè)檔案管理工作的一項瓶頸。

（三）信息化水平仍有待提高。目前大多數(shù)企業(yè)缺乏計算機專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)在招聘的時候一般不會針對檔案管理工作而專門招收計算機專業(yè)技術(shù)人員，更多的是從辦公室業(yè)務(wù)開展的角度出發(fā)。此外，企業(yè)局域網(wǎng)和網(wǎng)站建設(shè)剛剛起步，企業(yè)上網(wǎng)方式落后，除了大企業(yè)以外，很多中小企業(yè)很難跟得上現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的腳步。正是由于許多企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后，企業(yè)在信息化觀念上的局限，企業(yè)檔案管理信息化還停留在較低的階段且缺乏廣泛性，這給企業(yè)檔案管理帶來了較大的局限性，同時應(yīng)用的滯后性也對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了副作用。所以，企業(yè)檔案管理信息化的不足不僅影響了企業(yè)檔案管理工作的開展，更加影響了企業(yè)管理信息化的推進。

（四）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案管理工作人員不但要具備優(yōu)良的職業(yè)道德，扎實的知識功底，過硬的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，以明確檔案的管理范圍、分類情況、保管期限等。目前，很多企業(yè)缺乏專門的檔案管理人才，不少企業(yè)的檔案管理人員是兼職人員，“半路出家”的現(xiàn)象較為突出，這些工作人員大多缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。①

三、企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的若干對策

在企業(yè)檔案管理工作發(fā)生巨大變化的背景下，為適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，提升企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，企業(yè)檔案管理工作必須在提高檔案意識、增加檔案利用率、完善各項企業(yè)檔案管理制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面下大力氣，采取各項有效的措施推進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

（一）提高企業(yè)整體檔案意識。加強檔案管理工作，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，沒有領(lǐng)導對檔案管理的重視，檔案管理工作很難開展起來。目前很多企業(yè)的領(lǐng)導對檔案工作不重視，認為檔案工作可有可無，沒有必要把精力放在檔案管理上面。實際上，這種觀點是很膚淺的，沒有認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的影響。因此，要想領(lǐng)導者重視檔案，最根本的方法就是讓領(lǐng)導者看到檔案對企業(yè)發(fā)展的重要價值，通過具體的案例讓領(lǐng)導者親自感悟檔案的魅力與實力。領(lǐng)導者對檔案工作各方面的投資，能夠大大刺激檔案工作者的積極性。在企業(yè)內(nèi)部提倡人本觀念，完善企業(yè)檔案管理機制，明確責任，各司其職。此外，檔案管理工作離不開企業(yè)全體員工的共同努力，加強企業(yè)全體人員的檔案意識，定期進行全體職員的檔案培訓，可以提高員工的檔案業(yè)務(wù)知識，提高企業(yè)的檔案管理水平，使企業(yè)檔案管理在收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)都朝著規(guī)范化的方向發(fā)展 。

（二）增加檔案利用頻率。檔案的低利用率是制約企業(yè)檔案管理工作的瓶頸，如果檔案不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，那么檔案管理工作就失去了意義。因此，針對檔案利用不積極不充分的問題，企業(yè)檔案工作人員要盡快起草本企業(yè)的檔案利用制度。由于企業(yè)的檔案利用制度都屬于各企業(yè)的私有財產(chǎn)，一般只對內(nèi)公開，所以目前可借鑒的范本幾乎沒有。企業(yè)要根據(jù)自己企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，制定出可行的檔案利用制度，清楚嚴謹?shù)卣f明哪些檔案可以供員工查閱，哪個級別的員工可以查閱具體哪些檔案等問題。落實好檔案利用制度，提高檔案的利用率，讓企業(yè)在源源不斷的檔案資源的利用中創(chuàng)造更大的價值。

（三）規(guī)范企業(yè)檔案管理制度。企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新不僅僅在于使用了先進的科學技術(shù)，更在于其規(guī)范化程度。因此，要提高企業(yè)檔案管理工作的整體水平，那么就要使企業(yè)檔案管理工作不斷走上規(guī)范化、程序化、制度化的軌道。首先，企業(yè)要清晰界定檔案管理機構(gòu)及其職責，設(shè)置專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的工作人員，厘清檔案管理部門的職權(quán)與職責。其次，企業(yè)要建立健全歸檔制度，對如何分類，如何歸檔的程序化流程都要作出明確的規(guī)定。最后，企業(yè)要建立檔案保管制度，根據(jù)密級的不同層次對企業(yè)檔案進行分類，采取不同的保管力度，該保密的檔案得到嚴格的保密，該共享的檔案得到充分共享。

（四）引入云計算技術(shù)、提高檔案管理信息化水平。云計算是一種模式，它實現(xiàn)了對共享可配置計算資源（網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用和服務(wù)等）的方便、按需訪問，這些資源可以通過極小的管理代價或者服務(wù)與提供者交互，被快速地準備和釋放。在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域中，云計算的最大優(yōu)點在于以下四大方面：經(jīng)濟實惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負擔，使其能更專注本身專業(yè)；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。②正是由于云計算的成本適中、易用性、自動化、按使用計費等特點，云計算技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)新提供了全新的技術(shù)視角。企業(yè)在推進檔案管理創(chuàng)新的過程中，特別是要提升企業(yè)自身的檔案管理水平就要順勢而為，積極利用云計算技術(shù)的優(yōu)點，充分汲取云計算技術(shù)的優(yōu)勢，為推進檔案管理工作的創(chuàng)新注入新的活力。③因此，有條件的企業(yè)可以利用云計算技術(shù)，按使用量進行購買，借助云計算技術(shù)不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

（五）提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理的專業(yè)化水平和質(zhì)量。因此，要提升企業(yè)檔案管理工作的水平，就必須在企業(yè)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)上下功夫。一方面，企業(yè)可以組織檔案管理者進行專題的培訓，提高檔案管理者的專業(yè)知識。另一方面，企業(yè)可以出臺相應(yīng)的激勵措施，對優(yōu)秀的檔案管理者進行表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理者的工作積極性。

四、結(jié)論

總而言之，在信息化的時代背景下，企業(yè)檔案管理工作的作用已經(jīng)開始得到了越來越多企業(yè)的重視，很多企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面進行了很多有益的探索。為了進一步提升企業(yè)的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，觀念、人才、技術(shù)、制度始終是重要的影響因素，在這些方面下足功夫，那么企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新水平才會更上一個臺階。

【注釋】

①張斌，徐擁軍，褚峻.知識資源管理：企業(yè)檔案工作改革的新思路［J］ .中國檔案，2004（10）：38.

②彭小芹，程結(jié)晶.云計算環(huán)境中數(shù)字檔案館服務(wù)與管理初探［J］.檔案學研究，2010（6）：71.

③方昀，郭偉.云計算技術(shù)對檔案信息化的影響和啟示［J］.檔案學研究，2010（4）：71.