我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

文/菏澤市曹州書(shū)畫(huà)院 崔紅倩

?

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

文/菏澤市曹州書(shū)畫(huà)院 崔紅倩

【摘要】本文結(jié)合個(gè)人多年實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究進(jìn)行分析，希望能起到拋磚引玉的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；事業(yè)單位；現(xiàn)狀；對(duì)策；研究

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）管理人員對(duì)檔案的重視程度不夠。檔案管理人員對(duì)單位檔案的重視程度不夠是我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中面臨的主要問(wèn)題，工作人員在實(shí)際工作中沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)于單位未來(lái)發(fā)展的重大意義，所以，在主觀意識(shí)上就沒(méi)有形成一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)檔案進(jìn)行合理規(guī)范管理的思想態(tài)度，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理混亂，對(duì)檔案的管理措施實(shí)施不到位，造成部分檔案的丟失和不完善，在某種程度上，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱。對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)工作做得不到位，比如，對(duì)檔案的擺放位置等沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)進(jìn)行，使得工作人員在進(jìn)行檔案的查閱時(shí)變得十分困難，嚴(yán)重影響了單位工作的進(jìn)行。還有，沒(méi)有定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和檢查，這就容易造成檔案的遺失而渾然不覺(jué)，同時(shí)還很容易出現(xiàn)一些重要檔案被意外銷(xiāo)毀的情況。檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱是影響檔案管理工作質(zhì)量的一個(gè)重要因素。

（三）管理設(shè)備落后。由于單位內(nèi)部對(duì)檔案的重視程度不夠，使得他們?cè)趯?duì)檔案管理工作方面的資金投入較少，一些單位檔案管理的設(shè)備十分落后，有的甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，只是簡(jiǎn)單地將檔案都堆放在遺棄的庫(kù)房?jī)?nèi)，內(nèi)部的環(huán)境十分簡(jiǎn)陋，有的陰暗潮濕，檔案堆放進(jìn)去容易造成腐爛，不利于檔案的保存和管理，有的直接將檔案與一些易燃易爆物堆放在一起，這也給檔案的安全帶來(lái)了極大的威脅。

（四）對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度不夠。單位內(nèi)部的檔案管理工作人員對(duì)檔案沒(méi)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，他們只單純地認(rèn)為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時(shí)能夠很容易地找到就可以了，其實(shí)不然，檔案對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行決策時(shí)有著非常重要的指導(dǎo)作用，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位過(guò)去的發(fā)展進(jìn)行分析總結(jié)，然后對(duì)未來(lái)提出一些有建設(shè)性的意見(jiàn)，所以，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用有著十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員還沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用程度不夠，嚴(yán)重制約了單位的未來(lái)發(fā)展。

二、如何提高我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理水平

（一）提高工作人員的工作能力。要想讓檔案管理做得越來(lái)越好，檔案管理工作人員的能力必須有所提升。而提高檔案管理工作人員的工作能力的最有效、最直接的方法就是對(duì)他們進(jìn)行有針對(duì)性地培訓(xùn)，以提升他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)提升可以保證工作更好地進(jìn)行。單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，包括綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，文件分類(lèi)以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來(lái)完成自己的工作。同時(shí)，加強(qiáng)宣傳，鼓勵(lì)他們培養(yǎng)基本職業(yè)道德素養(yǎng)，督促他們恪守職業(yè)道德。讓他們明白檔案管理工作的重要性和檔案對(duì)一個(gè)單位發(fā)展的影響力，這樣他們才會(huì)在工作中做到公平公正，實(shí)事求是，對(duì)自己的工作保持高度的警惕性，真實(shí)地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好。檔案管理和收集對(duì)單位的影響極為重大，保證了檔案管理人員的工作質(zhì)量，也就能更快地發(fā)現(xiàn)單位工作中的不足，便于單位未來(lái)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）加大檔案管理方面的資金投入。當(dāng)前，由于我國(guó)許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致單位對(duì)檔案管理方面工作的資金投入不足，檔案沒(méi)有獨(dú)立的、專(zhuān)門(mén)的管理室，檔案的管理自然就會(huì)出現(xiàn)很多困難，所以，要加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理，就要加大對(duì)檔案管理工作方面的資金投入，首先，要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，讓單位內(nèi)部檔案能夠獨(dú)立地保存起來(lái)，避免跟一些易燃易爆物品存放在一起，減少檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)，還要設(shè)置一些關(guān)于檔案管理的現(xiàn)代化機(jī)械設(shè)備，使檔案管理變得更加專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化，保證工作人員在查找、檢閱檔案時(shí)能夠更加方便、快捷，只有當(dāng)檔案管理更加專(zhuān)業(yè)化時(shí)，工作人員的操作才會(huì)正規(guī)化，才能降低檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)，檔案保存的時(shí)間才會(huì)更長(zhǎng)久，保存質(zhì)量才會(huì)更高，才能發(fā)揮檔案給單位內(nèi)部進(jìn)行決策作參考的作用，這就需要單位工作人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，加大資金的投入，以便更好地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）完善管理制度。單位的檔案管理工作要想有一個(gè)良好的發(fā)展，就必須完善檔案的管理制度，首先要讓檔案管理人員樹(shù)立應(yīng)有的法律意識(shí)，多對(duì)他們宣傳一些比如《檔案法》之類(lèi)的法律知識(shí)，從提高他們的法律意識(shí)開(kāi)始，讓他們明白自己工作的重要性，然后是完善檔案管理機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)規(guī)定制度，改變以往粗放式的管理模式，要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)化管理，然后責(zé)任到人，每個(gè)人都要分清自己的職責(zé)和義務(wù)，不能像以前一樣，單位檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部組織混亂，沒(méi)有明確的責(zé)任分配，導(dǎo)致大家對(duì)檔案的管理工作都不上心，檔案的丟失和損毀也就在所難免了，新型的檔案管理制度要求大家都能做好自己的本職工作，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，把檔案管理工作做得更好。

（四）利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。當(dāng)前我國(guó)許多事業(yè)單位在檔案收集整理中多采用人工方法，檔案信息的采集、分析、核對(duì)及查找，都是靠工作人員手動(dòng)完成的。采用這種方式進(jìn)行檔案收集和整理，既繁瑣，又容易出錯(cuò)，而且保存以及查找也特別不方便。采用人工方法，耗費(fèi)大量人力，付出更多的資金，往往得不到更好的結(jié)果，尤其是收集處理冗長(zhǎng)的文件時(shí)，勞神傷財(cái)，大大影響了工作效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，檔案收集整理工作可以借助信息技術(shù)有條不紊地進(jìn)行下去，檔案收集整理的每個(gè)過(guò)程，包括對(duì)信息進(jìn)行加工、分類(lèi)、細(xì)化、分析、整理等，在信息技術(shù)的幫助下，減少了紙質(zhì)的使用，同時(shí)也減少了數(shù)據(jù)丟失的可能性，在查找和分析上也能更加方便和快捷。集成化地處理信息，大大提高了工作效率，使得檔案收集整理工作可以有條不紊地進(jìn)行。

另外，原始的紙質(zhì)文檔，記載的信息多、雜、亂，一旦要進(jìn)行交流，需要攜帶大量的紙質(zhì)文檔，耗費(fèi)大量人力財(cái)力。信息交流前的整理，更是一項(xiàng)大工程。需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力校對(duì)信息，分類(lèi)、挑揀出有效信息，然后進(jìn)行整理，才能進(jìn)行交流，一般都必須整理出厚厚的文件。而采用大型計(jì)算機(jī)以后，信息的交流和分享可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。而且，信息本來(lái)就已經(jīng)分類(lèi)好存盤(pán)，挑揀起來(lái)也輕松很多。數(shù)字化的管理，現(xiàn)代化的設(shè)備，讓交流暢通無(wú)阻。只需攜帶小小的U盤(pán)，大量數(shù)據(jù)都可以輕松帶走，方便快捷。而且，單位之間相距較遠(yuǎn)，沒(méi)有信息技術(shù)之前，信息的交流和共享都必須派遣人員進(jìn)行會(huì)面，路途上都會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，事業(yè)單位可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的交流和共享。方便快捷，更保證了信息的時(shí)效性。

最后，采用紙質(zhì)文檔保存，由于紙質(zhì)本身的缺陷，人為的一點(diǎn)點(diǎn)小疏忽，都可能讓重要的數(shù)據(jù)模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數(shù)據(jù)，既能生動(dòng)準(zhǔn)確地用多種方式記錄并保存數(shù)據(jù)，增強(qiáng)保密性，又可以確保數(shù)據(jù)保存的安全性，克服了紙質(zhì)文件會(huì)因?yàn)榧垙埖母喽斐蓴?shù)據(jù)丟失的缺點(diǎn)，所以被越來(lái)越多的人所接受。信息技術(shù)普及后，檔案收集管理數(shù)據(jù)可存在于光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備中。與紙質(zhì)文檔不同，這些裝置具有良好的穩(wěn)定性，不容易被外界環(huán)境所影響，能夠長(zhǎng)時(shí)間地保存大量數(shù)據(jù)，使得檔案的管理更加的安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在著很多問(wèn)題，這些都需要單位相關(guān)部門(mén)的重視以及工作人員的積極配合，本文就我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行了闡述，希望能給同行和社會(huì)熱心人士帶來(lái)一些幫助。

【參考文獻(xiàn)】

［1］李春艷.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.華章，2013（13）：304-304.

［2］張晶，張敏.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析［J］.中國(guó)外資，2013（23）：266-266.