提升機關(guān)檔案資源開發(fā)與利用的措施

文/廣東省奧林匹克體育中心 朱艷

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提升機關(guān)檔案資源開發(fā)與利用的措施

文/廣東省奧林匹克體育中心 朱艷

【摘要】本文通過總結(jié)目前機關(guān)檔案信息開發(fā)存在的主要問題，進(jìn)而提出了促進(jìn)機關(guān)檔案信息資源開發(fā)與利用的方法措施，旨在讓檔案資源發(fā)揮應(yīng)有的作用，進(jìn)一步服務(wù)于機關(guān)與社會。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)檔案資源；問題；方法

檔案資源是一種不明顯的生產(chǎn)資源，是寶貴的物質(zhì)財富。檔案管理質(zhì)量的高低，能表現(xiàn)出整個機構(gòu)工作水平的優(yōu)劣。檔案信息是承載著機關(guān)發(fā)展歷史的重要來源，同時又對社會智力的發(fā)展起著重要作用，其檔案信息的合理開發(fā)與利用有著十分重大的意義。機關(guān)檔案工作主要基于以檢查工作需要為基礎(chǔ)，以推動社會主義現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，以不斷進(jìn)行開發(fā)創(chuàng)新為途徑，從而推動機關(guān)管理水平的提升。本文首先介紹目前機關(guān)檔案信息開發(fā)所存在的主要問題。

一、目前機關(guān)檔案信息開發(fā)所存在的主要問題

（一）工作人員服務(wù)意識低下。首先表現(xiàn)為消極被動的服務(wù)態(tài)度。由于長期的行為習(xí)慣、歷史因素以及客觀環(huán)境等多方面原因，檔案工作者養(yǎng)成了消極的服務(wù)態(tài)度，即“看重保管、忽略利用”。在檔案資源管理過程中，單方面認(rèn)為只要把資源歸類放好，不遺失、不磨損，能夠為檔案需要者提供信息查閱就是工作的圓滿完成。這種消極被動的思維方式，非常嚴(yán)重地影響了檔案資源的使用價值。其次是服務(wù)觀念落后。由于機關(guān)檔案的管理工作有著非常強烈的政治需要與機密性，基于政治保密性與安全性的考慮，檔案管理員進(jìn)行信息壟斷的現(xiàn)象時有存在，機關(guān)檔案工作是一種不開放、半封閉的管理現(xiàn)狀，因此對檔案信息的有效開發(fā)與使用帶來了非常不良的影響。

（二）檔案資源的有限性。大部分機關(guān)單位的檔案信息資源室藏量小，因此檔案信息管理存在先天不足。沒有豐富的室藏資源，也就無法為需要者提供有效優(yōu)質(zhì)的信息。最近幾年，我國部分機關(guān)單位加強了檔案室基礎(chǔ)資源的建設(shè)，慢慢地健全了檔案管理工作守則，但由于在實際的工作環(huán)境中，必備的配套設(shè)施不足與守則制定不全面等現(xiàn)象，一些檔案室中還存在著檔案資源缺乏、檔案結(jié)構(gòu)不完整、成分不夠合理的諸多問題，十分嚴(yán)重地影響了機關(guān)單位檔案資源建設(shè)的有效性。

（三）對已有資源的加工深度不夠。對檔案信息資源的再加工是測量檔案管理員工作質(zhì)量優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。已有檔案資源的加工水平不高也影響到了檔案管理工作的開展，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展腳步，我國科學(xué)文化事業(yè)也蒸蒸日上，檔案利用者對檔案管理員提出了更高的要求，他們不只是需要檔案管理員提供最初的原始信息，更需要檔案管理員對信息進(jìn)行加工整理提供更有深度的檔案信息，而現(xiàn)在我國許多機關(guān)部門的檔案室對于資料的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及搜索的途徑、使用方法都較少宣傳；檔案系統(tǒng)檢索方法陳舊單一，檢索速度精度不高、時間耗費長；檔案室調(diào)研資源匱乏、質(zhì)量參差不齊，難以滿足檔案需要者的使用要求。

（四）檔案室工作人手不夠。大部分檔案室工作人員稀少。許多機關(guān)聘請的檔案管理員只有一名，已有的檔案管理員只能把大部分精力集中于檔案整理、歸檔、登記與借閱上，對于如何進(jìn)行檔案資源的調(diào)查研究，主動進(jìn)行檔案資源開發(fā)毫無觀念。其次是檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)缺乏，經(jīng)常性的人員調(diào)動，甚至是半路出家，部分檔案管理員欠缺專業(yè)知識，不僅是在思想、行為，而且在經(jīng)驗、技能以及層次上，都與實際需要不甚一致，特別是在知識技能、信息層次以及調(diào)研歸納能力等方面都需要進(jìn)一步提高。

二、促進(jìn)機關(guān)檔案信息資源開發(fā)與利用的方法措施

（一）提升檢索系統(tǒng)，力爭達(dá)到高質(zhì)量開發(fā)利用水平。1.建立檢索工具體系，實現(xiàn)多角度檢索。使用優(yōu)質(zhì)的檢索工具是提升檢索效率的關(guān)鍵所在，是實現(xiàn)高質(zhì)量信息檢索利用的前提基礎(chǔ)。首先，要求我們提升檔案索引工具的覆蓋面與準(zhǔn)確度，力爭讓索引工具能夠覆蓋檔案室的全部資源，同時增加資源索引的準(zhǔn)確度。然后，依據(jù)檢索人員的需要，依據(jù)不同的內(nèi)容與資源庫，分門別類地制作出多種專題檢索工具。最后，為了提升索引信息的準(zhǔn)確度與深度覆蓋率，要編出全宗介紹、案卷目錄、雙套制文件目錄、全引目錄等多層次目錄，從多角度建立索引系統(tǒng)，讓機關(guān)檔案的索引工作能夠?qū)崿F(xiàn)多角度全方位開展成為可能。2.采用現(xiàn)代化手段管理檔案，實現(xiàn)高效率檢索。檔案管理人員應(yīng)該使用高科技管理檔案資料，建設(shè)高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)，讓檔案管理從原始的手工錄入方式向高科技方式改變。使用高質(zhì)量的信息索引系統(tǒng)是檔案室現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)尺。計算機索引系統(tǒng)有存儲空間容量大、密度高，對周邊環(huán)境要求低，并且提取輸入的速度非?？斓忍攸c。其存儲的信息還可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳播，讓用戶在不同的空間時間內(nèi)能夠迅速獲得想要的資源信息，可以實現(xiàn)不同計算機之間的資源分享。因此使用高科技索引工具管理檔案，已經(jīng)成為檔案室工作人員的共同需求。

（二）強化檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案資源的開發(fā)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。首先要強化對檔案資源的收集工作，豐富檔案資源。檔案收集工作是檔案信息匯總的主要渠道，豐富的信息資源是檔案利用開發(fā)的物質(zhì)條件。檔案室工作人員要采取積極主動的工作態(tài)度，不斷擴展收集方式，改變機關(guān)檔案資源管理松散無序，不斷發(fā)掘室藏資源，建立起分門別類、結(jié)構(gòu)層次清晰、知識覆蓋面有深度與廣度的資源信息庫，把檔案室發(fā)展成為多層次全方位的現(xiàn)代化綜合性檔案室。其次，我們要健全檔案管理制度，對檔案進(jìn)行分類整理。檔案室的資料是否方便提取，對檔案資源的有效可行整理是其前提條件。如若檔案資料隨意亂放，毫無頭緒，或者無規(guī)律可循都會造成檔案索引工作的困難，甚至連基本的查檔接待工作都難于登天，更無法對資源進(jìn)行開發(fā)使用。所以，我們必須建立檔案資源管理的工作細(xì)則與制度措施，要保持積極、認(rèn)真的工作態(tài)度，使用科學(xué)的管理方法，遵守檔案管理工作細(xì)則與制度，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）增加檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)，提升其信息開發(fā)利用技能。檔案信息資源的有效使用程度與檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)高度相關(guān)。為跟上社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展步伐，機關(guān)檔案室的管理人員必須不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)與信息開發(fā)使用技能，主要包含調(diào)研能力，把握檔案信息需求的分析能力；對檔案資源的熟悉程度，了解檔案信息的“來源”；對檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，編制科學(xué)的索引工具，提高檔案室資源查找的準(zhǔn)確度；深入研究檔案資源，對檔案資源進(jìn)行深度加工與編輯；能熟練使用現(xiàn)代化索引工具，對檔案信息進(jìn)行查證、分類與整理的能力。

（四）提高檔案管理與利用效率，增進(jìn)檔案管理實際效益。首先檔案管理員要做好借閱登記工作。借閱登記是檔案室查閱信息時非常重要的環(huán)節(jié)。在借閱的同時，要積極主動地把借閱信息錄入系統(tǒng)，需要填寫的項目信息必須一一填寫；其次，要對借閱者的借閱目的進(jìn)行調(diào)查，不可登記得過于簡單，如“查閱信息”等，要具體指出需要查閱檔案的何種信息，這種信息對于工作所發(fā)揮的作用與效果，這樣便于后期對檔案資源的開發(fā)使用效益進(jìn)行調(diào)查與取證，以確定是否需要進(jìn)一步進(jìn)行跟蹤調(diào)查。

其次，要定時分發(fā)檔案信息反饋調(diào)查表。即在檔案資源借出后，需要發(fā)放信息反饋表，用于調(diào)查檔案信息資源借閱所收獲的社會效益、經(jīng)濟效益，特別是針對效益的信息要寫得更為詳細(xì)具體，要包含人、事物、地點與事例。

最后，及時對檔案信息所帶來的效益進(jìn)行歸納總結(jié)。要把檔案信息所取得的具體效益反饋給社會，這樣有利于大眾了解檔案管理的作用、如何查閱檔案以及使用檔案資源，特別要讓有關(guān)國家部門了解檔案管理工作的重要性，讓國家進(jìn)一步對檔案工作進(jìn)行支持。

三、結(jié)論

檔案資源的索引、歸納與存檔工作是檔案管理的基本工作，檔案資源的有效開發(fā)利用是檔案管理的目標(biāo)，只有通過有效的開發(fā)利用，檔案資源才能發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能服務(wù)于機關(guān)與社會。在全新的社會環(huán)境背景下，如何提高檔案管理工作的效率，是檔案管理員與管理室所需要應(yīng)對的首要任務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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