高校檔案信息化管理有效策略研究

文/常熟理工學(xué)院 楊麗

高校檔案信息化管理有效策略研究

文/常熟理工學(xué)院 楊麗

隨著信息化時(shí)代的來臨以及高校發(fā)展的需要，高校檔案信息化管理的建設(shè)勢(shì)在必行。通過利用先進(jìn)的信息技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)也提高了檔案管理工作的效率。文章將從檔案信息化管理對(duì)高校工作的意義著手進(jìn)行闡述，并在分析高校建設(shè)檔案管理信息化過程中遇到困難的基礎(chǔ)上，對(duì)其建設(shè)過程中的有效策略進(jìn)行具體研究，以實(shí)現(xiàn)幫助高校促進(jìn)其在檔案管理工作中的信息化應(yīng)用。

高校檔案；信息化管理；策略

一、高校檔案信息化管理的意義

（一）高校檔案信息化管理提升了檔案管理工作的效率。

在高校的檔案工作中實(shí)現(xiàn)了信息化管理后，就使得檔案的管理具備了很強(qiáng)的時(shí)效性。在信息化的管理下，管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速的錄入檢索和使用檔案，以及在進(jìn)行對(duì)電子檔案的收集時(shí)實(shí)現(xiàn)資源的共享。在檔案被錄入到電腦之后，通過加工檔案的信息就可以有效地減少對(duì)二次文獻(xiàn)的加工時(shí)間，極大地提升了檔案管理工作的效率。

（二）高校檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。在檔案管理工作中建設(shè)信息化管理，其核心就是對(duì)資源共享的建設(shè)，目的就是為了通過對(duì)信息技術(shù)的利用來提高檔案管理的水平，以此來實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。在高校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化之后，有效地提升檔案信息利用率的同時(shí)，也能有效地拓寬檔案的使用范圍，更加方便校內(nèi)科研人員的開發(fā)利用，從而進(jìn)一步地提升了檔案信息的資源利用空間。

（三）高校檔案信息化管理推動(dòng)了管理模式的改革。在高校檔案管理的傳統(tǒng)模式下，檔案資源往往是呈封閉狀態(tài)的，也是很少會(huì)被公眾所使用的，因此對(duì)檔案的管理也僅限于簡(jiǎn)單而原始的保管工作。但是隨著高校教育事業(yè)的快速發(fā)展和高校檔案作用的日益凸顯，在信息化的管理模式下，對(duì)過去原始手工管理式的方法進(jìn)行了改變，在對(duì)檔案自動(dòng)化以及智能化的充分利用基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了對(duì)高校檔案管理工作模式的有效改革。

二、高校檔案信息化管理的建設(shè)困難

（一）高校檔案信息化管理在籌集資金方面的困難。在高校的檔案信息化管理中，資金的投入較大以及籌集時(shí)的困難已經(jīng)成了當(dāng)前普遍的一個(gè)難題。高校要想實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要增加計(jì)算機(jī)打印機(jī)等信息化設(shè)備的數(shù)量，還要投入建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和安全系統(tǒng)以支持信息化管理的安全運(yùn)行，因此就需要大量的資金投入。除此之外，由于電子產(chǎn)品的更新速度較快和維護(hù)的費(fèi)用較高等因素，導(dǎo)致了在后續(xù)的維修和升級(jí)過程中仍需要較高的花費(fèi)。相反，高校的教育經(jīng)費(fèi)卻沒有得到相應(yīng)的增加，這就導(dǎo)致了其在資金的籌集方面面臨著很大的困難。

（二）高校檔案信息化管理在管理隊(duì)伍人才方面的困難。

由于檔案信息化管理是需要檔案人員具備高水平的思想觀念和專業(yè)技能，以及對(duì)計(jì)算機(jī)熟練的操作能力，因此，檔案管理人員在精通相關(guān)檔案知識(shí)的同時(shí)，還要能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)以及具備較高的信息判斷能力。但是由于受到傳統(tǒng)檔案管理制度的束縛，管理人員的待遇較低，高校對(duì)他們的崗位管理也比較松散，因此很容易造成優(yōu)秀管理人才的流失，直接影響了高校在檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）高校檔案信息化管理在迅速取得成效方面的困難。

在高校的檔案信息化管理建設(shè)中，不僅需要錄入整理現(xiàn)有的檔案資料，在技術(shù)手段的支持下將各類照片數(shù)據(jù)等實(shí)體轉(zhuǎn)換為電子的檔案，還需要按照要求通過文檔的處理軟件將數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范整理，為使用者在檢索時(shí)提供便利。除此之外，還要做好遠(yuǎn)程的信息服務(wù)工作，為用戶提供可以進(jìn)行網(wǎng)上資源共享的平臺(tái)。因此，高校檔案信息化管理的建設(shè)任務(wù)重，而且還需要長(zhǎng)期的完善過程，在快速的取得成效方面尚有欠缺。

三、高校檔案信息化管理的有效策略

（一）對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)。高校在檔案信息化的管理中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。這就要求高校應(yīng)當(dāng)將對(duì)檔案信息化的建設(shè)納入到學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃中，從政策上保障資金的投入，強(qiáng)化檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。除此之外，高校還要重視對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平的培訓(xùn)，提高管理人員的知識(shí)水平和應(yīng)用技能，以保證檔案信息化系統(tǒng)功能的良好發(fā)揮。高校也應(yīng)該加大對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

（二）對(duì)檔案信息化的資源建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)。高校在檔案信息化的管理中，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)信息資源的建設(shè)。這就要求高校在充分利用信息化檔案管理的軟件基礎(chǔ)上，分步驟而且有重點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。要想取得信息資源的有效建設(shè)，高校應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持將學(xué)校各個(gè)基層單位需要按年歸檔的文件目錄檔案部門的要求基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的直接錄入。采用這樣的做法，不僅能夠明顯地減少檔案管理部門日常歸檔的工作量，又能保證學(xué)校各個(gè)部門的檔案文件在錄入到檔案信息庫(kù)時(shí)及時(shí)和完整。在為單位員工了解工作情況提供極大便利的同時(shí)，又促進(jìn)了檔案信息資源的網(wǎng)上共享。

（三）對(duì)檔案信息化的管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)。高校在檔案信息化的管理中，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。既要能夠滿足高校工作的需要，還要緊跟信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。這就需要高校要堅(jiān)持進(jìn)行檔案管理軟件的大力推廣，提高檔案管理的應(yīng)用技術(shù)和水平，為檔案信息資源的共享和交換創(chuàng)造良好的條件。此外，高校還要對(duì)檔案信息建庫(kù)入網(wǎng)的工作進(jìn)行加強(qiáng)，要做到將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)納入高校的辦公網(wǎng)絡(luò)總體格局中，逐漸實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。最后，高校還要充分的利用校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，通過檔案網(wǎng)站的建立有計(jì)劃地實(shí)施檔案目錄和現(xiàn)有文件目錄的上載以及開放使用，還要在此基礎(chǔ)上積極采取措施為網(wǎng)上查詢和使用提供更便捷的服務(wù)。

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