加強(qiáng)學(xué)院檔案信息化管理的舉措

文/中山市技師學(xué)院 鄭靜

加強(qiáng)學(xué)院檔案信息化管理的舉措

文/中山市技師學(xué)院 鄭靜

現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了高校辦公系統(tǒng)及檔案管理的信息化進(jìn)程。高校二級(jí)學(xué)院檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，把學(xué)院檔案建設(shè)與現(xiàn)代信息化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院硬件、軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提升管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)及檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，這對(duì)于高校教學(xué)工作的穩(wěn)步開(kāi)展有著重要的作用。

學(xué)院；檔案管理；信息化；加強(qiáng)

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，高校辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公逐漸成為當(dāng)今辦公系統(tǒng)發(fā)展的趨勢(shì)。傳統(tǒng)檔案管理已不能滿足當(dāng)前信息資源的共享，檔案管理的工作須改變傳統(tǒng)封閉式管理，步入現(xiàn)代信息化管理。

一、當(dāng)前學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)院檔案載體以傳統(tǒng)紙質(zhì)材料為主。高校學(xué)院檔案室的檔案主要以紙質(zhì)或者實(shí)物載體為主，而紙質(zhì)和實(shí)物充當(dāng)載體直接決定了檔案不能長(zhǎng)期保存，也降低了信息資源的利用率。

學(xué)院作為高校的教學(xué)系統(tǒng)單位，學(xué)院檔案主要是為教學(xué)服務(wù)，兼顧科學(xué)研究和管理服務(wù)。檔案材料主要以學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料為主，包括學(xué)院科研和管理材料。而學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料涉及內(nèi)容眾多，又以紙質(zhì)材料存檔為主，電子信息存檔占極少數(shù)。首先，紙質(zhì)材料不易長(zhǎng)期保存，一般的保存時(shí)間為8至10年，超過(guò)10年都要銷毀。其次，紙質(zhì)檔案查閱較困難，利用率低。再次，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間較大，存放較困難。而學(xué)院通常是臨時(shí)把一些空房間用作檔案室，空間非常有限。每個(gè)學(xué)期都要存入學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，加上新生入學(xué)，檔案材料的存放問(wèn)題日趨嚴(yán)重，傳統(tǒng)紙質(zhì)材料充當(dāng)檔案載體已經(jīng)顯現(xiàn)其諸多弊端，信息化技術(shù)管理迫在眉睫。

（二）資金短缺，硬件建設(shè)落后，信息化覆蓋率低。高校學(xué)院進(jìn)行檔案建設(shè)首先面臨的是資金問(wèn)題。學(xué)院檔案室配備的計(jì)算機(jī)主要以打印為主，其他硬件建設(shè)基本沒(méi)有。比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、路由器、微縮設(shè)備等硬件設(shè)備；連接外部網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)及信息安全防護(hù)等，眾多設(shè)備的齊全才能在檔案管理方面進(jìn)行信息化建設(shè)。

（三）學(xué)院檔案管理隊(duì)伍參差不齊，檔案的規(guī)范管理程度低。高校檔案的信息化管理對(duì)相關(guān)員工要求較高，不但需要專業(yè)的檔案知識(shí)，而且要具備現(xiàn)代信息化相關(guān)技能。而學(xué)院檔案室管理人員大部分是半道出家，專業(yè)素養(yǎng)低，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化程度低，比如紙質(zhì)檔案體式不一，既有手寫(xiě)也有打印，而電子檔案又沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類保管，資料存放位置不規(guī)范。

二、加強(qiáng)學(xué)院檔案信息化管理的舉措

（一）紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。學(xué)院檔案要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，利用當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的電子檔案。傳統(tǒng)檔案管理工作的對(duì)象是實(shí)體檔案，如今要轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理。利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件程序?qū)n案信息進(jìn)行排序整理及信息的存取。比如學(xué)生考試材料可通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)換成電子檔存入檔案管理系統(tǒng)，其他的相關(guān)材料以電子檔形式存儲(chǔ)，然后分門(mén)別類，易于查閱。學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料也可以用電子稿形式保存，紙質(zhì)稿另行存放。這樣既能節(jié)約紙張打印等材料費(fèi)用，又能節(jié)約檔案存放的空間。

（二）加強(qiáng)學(xué)院檔案硬件、軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。1.加大資金的投入，加快硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)。加大硬件和軟件設(shè)施的資金投入。其中硬件設(shè)施指數(shù)字化技術(shù)設(shè)備，比如圖文掃描儀、服務(wù)器、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等；軟件設(shè)施指開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，包括外部互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部局域網(wǎng)。2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)。學(xué)院檔案室作為高校檔案館的重要組成部分，可直接利用高校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，成為其一個(gè)分支，與此同時(shí)需加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)接工作。

（三）提高學(xué)院檔案管理人員綜合素質(zhì)加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化。注重檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)知識(shí)及檔案相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的培養(yǎng)，并對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行考評(píng)，考評(píng)結(jié)果合格才能上崗。只有檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)提高了，學(xué)院檔案才能步入規(guī)范化的管理。

要實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理規(guī)范化，首先，存檔材料的信息化，利用掃描儀等設(shè)備將存檔文件統(tǒng)一規(guī)范錄入并上傳至網(wǎng)絡(luò)。其次，工作流程信息化，學(xué)院檔案在分門(mén)別類和排序上須定制一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，減少人為因素的干擾。再次，檔案材料檢索的信息化，方便用戶快速準(zhǔn)確地查閱所需要的資料。

三、結(jié)語(yǔ)

學(xué)院檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是高校教學(xué)工作中的重要組成部分。檔案的信息化管理是符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，也是全體師生員工努力的方向。積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，讓檔案信息資源更好地為社會(huì)服務(wù)，對(duì)于高等教育的可持續(xù)發(fā)展也有著重要的意義。

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