對(duì)高?？蒲袡n案信息化建設(shè)與管理的思考

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

對(duì)高校科研檔案信息化建設(shè)與管理的思考

文/中共大慶市委黨校 梁天峰

時(shí)代信息化的發(fā)展影響并引導(dǎo)著高?？蒲袡n案管理模式的發(fā)展和變化，高校科研檔案信息化成為必然，信息化的程度與標(biāo)準(zhǔn)也越來(lái)越高。相應(yīng)的高?？蒲袡n案信息化管理工作也越來(lái)越重要。本文將對(duì)當(dāng)下高?？蒲袡n案建設(shè)和管理出現(xiàn)的具體問(wèn)題作出概論，并對(duì)科研檔案向信息化建設(shè)與管理趨勢(shì)發(fā)展提出具體建議。在解決檔案界定不明確、檔案信息化建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、科研項(xiàng)目材料和科研成果盜取現(xiàn)象嚴(yán)重、科研檔案系統(tǒng)不安全等問(wèn)題的同時(shí)，淺談高校檔案信息化建設(shè)與管理的必要性和重要性。

科研檔案；信息化；建設(shè)；管理

當(dāng)下，學(xué)術(shù)研究對(duì)象和內(nèi)容同質(zhì)化現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)術(shù)論文撰寫(xiě)和發(fā)表存在著照抄和斷章取義的拼湊模式。同個(gè)課題重復(fù)研究，造成投入大、成果少，缺乏創(chuàng)造性的尷尬局面。為避免這種重復(fù)現(xiàn)象的泛濫，高?？蒲袡n案信息化逐步發(fā)展起來(lái)，使得高效、簡(jiǎn)單、實(shí)用的電子檔案逐步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的核心地位。高校科研檔案信息化一方面彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案繁雜不易查找的缺點(diǎn)，另一方面，在彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案不易保存的同時(shí)成了高校一種必不可少的工作管理措施。高校的發(fā)展和管理對(duì)科研檔案信息化的需求越來(lái)越大，要求也越來(lái)越多。高校對(duì)科研檔案信息化的建設(shè)和管理成為學(xué)校工作重點(diǎn)之一。

一、劃定界限，為科研檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

高?？蒲泄芾聿块T(mén)主要負(fù)責(zé)的工作就是對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃、落實(shí)，并對(duì)科研成果進(jìn)行轉(zhuǎn)化，加以推廣，加強(qiáng)管理；對(duì)科研項(xiàng)目所需材料和材料總結(jié)進(jìn)行管理并且對(duì)從事科研項(xiàng)目的人員進(jìn)行管理。其管理工作主要分為了四個(gè)部分：第一，運(yùn)用科學(xué)、系統(tǒng)的觀點(diǎn)、理論和方法論對(duì)科研項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效管理。第二，對(duì)科技成果的管理。第三，從事科研項(xiàng)目及相關(guān)工作所涉及的經(jīng)費(fèi)管理。第四，為保證項(xiàng)目各組成部分積極配合、協(xié)調(diào)所設(shè)置的綜合查詢。從其工作的分類來(lái)看，高?？蒲泄芾聿块T(mén)從事的管理工作具有種類多樣、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)。以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在科研檔案管理的要求，科研檔案的建設(shè)與管理必然會(huì)走向電子化的道路。高?？蒲袡n案在進(jìn)行檔案整理和保管時(shí)，應(yīng)當(dāng)以記錄性原則和成果性原則為指導(dǎo)對(duì)檔案范圍進(jìn)行界限的劃定。高校在對(duì)科研檔案進(jìn)行建設(shè)和管理時(shí)候，除開(kāi)以往傳統(tǒng)科研檔案的歸檔范圍以外，還應(yīng)當(dāng)包括四個(gè)范圍內(nèi)容：第一，在有公開(kāi)刊號(hào)的可以全國(guó)公開(kāi)出版發(fā)行的刊物上發(fā)表的論文、文稿及譯文。第二，在學(xué)術(shù)研討會(huì)上所涉及的言論、思想表達(dá)和具有創(chuàng)新意義的宣讀論文。第三，各種原始資料。第四，一切體現(xiàn)了本校學(xué)術(shù)歷史和學(xué)術(shù)水平但沒(méi)有發(fā)表的學(xué)術(shù)論文等等。所有的公開(kāi)的論文、文稿和譯文都應(yīng)當(dāng)保存起來(lái)。

二、落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)，為科研檔案信息化建設(shè)提供平臺(tái)

三、加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，為科研檔案信息化建設(shè)提供

為保證科研檔案信息化建設(shè)的完整性和管理的有效性，高校在推進(jìn)科研檔案信息化時(shí)務(wù)必抓好各種標(biāo)準(zhǔn)。其標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，高校應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定或相關(guān)行業(yè)規(guī)定的硬性標(biāo)準(zhǔn)，選購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備并充分考慮軟件的配置、數(shù)據(jù)庫(kù)和信息通信方式的標(biāo)準(zhǔn)化。其次，采用統(tǒng)一的檔案工作原則和方法，對(duì)高?？蒲行畔⒒ㄔO(shè)和管理進(jìn)行明確的闡述和嚴(yán)格的規(guī)范。并通過(guò)現(xiàn)有的分級(jí)檢索查找出所需文獻(xiàn)資料。最后，對(duì)已經(jīng)錄入的科研檔案進(jìn)行完善的編制歸檔總說(shuō)明。主要包括了歸檔文件及其管理情況和歸檔單位的基本情況。

面對(duì)以知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容為主的科研檔案，為了避免知識(shí)產(chǎn)權(quán)的侵害以及由其引起的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛，保護(hù)高校研發(fā)的科研成果，高校制定相應(yīng)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)科研檔案的制度是必要的。保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，可以從加強(qiáng)法律體制建設(shè)和加強(qiáng)技術(shù)防范兩個(gè)方面著手。具體為：第一，在逐步健全法律法規(guī)體系的同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定完整的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作。第二，提供強(qiáng)有力的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)技術(shù)支持，全面打擊盜版產(chǎn)物和非法復(fù)制品。

四、健全系統(tǒng)安全，為科研檔案信息化建設(shè)提供保障

科研檔案信息化就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將科研檔案實(shí)現(xiàn)線上管理的過(guò)程。所以，檔案信息化有著與互聯(lián)網(wǎng)安全相同的系統(tǒng)運(yùn)作安全問(wèn)題，能夠威脅、侵害互聯(lián)網(wǎng)安全的方式方法，同樣作用于科研檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)安全。其侵害直接導(dǎo)致科研信息的損壞和流失。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)對(duì)，做好充分的防范措施。

傳統(tǒng)的防范措施有簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)技術(shù)和傳輸技術(shù)兩大技術(shù)。為了保證科研檔案信息化過(guò)程中的安全，高校在對(duì)科研檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合先進(jìn)完善的安全保密措施，采用鏈路加密技術(shù)等技術(shù)，保證科研檔案系統(tǒng)安全。并通過(guò)防火墻的設(shè)置以及漏洞評(píng)估技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)保護(hù)技術(shù)保證網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全。以便預(yù)防黑客、病毒和系統(tǒng)本身的故障所造成的侵害。

五、結(jié)束語(yǔ)

高?？蒲袡n案信息化建設(shè)和管理成為時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。其特征也表現(xiàn)明顯。首先，科研檔案信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案的界定范圍標(biāo)準(zhǔn)的廣泛性的是學(xué)術(shù)論文。其次，永久、完整地保留了科研項(xiàng)目材料和成果。最后，科研檔案信息化的管理有效促進(jìn)了高校的學(xué)術(shù)氛圍，優(yōu)化了教書(shū)育人的高校環(huán)境，成為及時(shí)有效的高效管理措施；然而，當(dāng)前高?？蒲袡n案管理水平落后，管理意識(shí)薄弱。加快促進(jìn)高?？蒲袡n案信息化建設(shè)，使科研檔案能夠充分有效地開(kāi)發(fā)利用是現(xiàn)在高校科研檔案管理的首要任務(wù)。

［1］孫麗珍.增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新管理方式和加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化［J］.黑龍江科技信息，2010（28）：56-60.

［2］馮慧玲.認(rèn)識(shí)電子文件，擁有新記憶——電子文件管理研究之一［J］.檔案學(xué)通訊，1998（01）：44-48.