信息化條件下如何提高檔案管理水平

文/福建省寧化縣淮土鎮(zhèn)人力資源和社會保障事務(wù)所 丁春華

信息化條件下如何提高檔案管理水平

文/福建省寧化縣淮土鎮(zhèn)人力資源和社會保障事務(wù)所 丁春華

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會已步入信息化社會。信息化社會的到來，給檔案管理工作帶來了新機遇與挑戰(zhàn)。因而，積極探究信息化條件下檔案管理水平提升策略，具有重要社會意義?；诖?，本文分析了檔案信息化的特點，并提出幾點管理建議，以期能促進檔案管理工作地更好開展。

檔案管理；信息化；智能化

在信息化技術(shù)廣泛發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法適應(yīng)數(shù)字化信息管理需求。信息化條件下，如何改善檔案管理工作、提高檔案管理水平是相關(guān)從業(yè)人員面臨的新課題。

一、檔案信息化的特點

（一）信息存取自動化。在檔案管理中積極應(yīng)用信息技術(shù)，能有效實現(xiàn)信息自動化存取，促使紙質(zhì)資源數(shù)字化、電子化，進一步提高檔案工作效率。

（二）檔案資源開發(fā)智能化。信息化條件下，先進科學(xué)技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案工作方式，管理人員無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作?？茖W(xué)技術(shù)能夠使檔案管理工作人員在繁瑣的工作中解放出來，從而有更多精力投入檔案資源開發(fā)中去。與此同時，在信息化技術(shù)支持下，檔案資源開發(fā)向著深層次、高水平、智能化發(fā)展，以便更好地滿足不同角度、不同層次讀者需求。

（三）數(shù)據(jù)資源共享。在信息化社會，因特網(wǎng)普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)資源獲取、共享成為現(xiàn)實。在世界各個角落，人們均可通過計算機訪問數(shù)據(jù)信息資源。在這種環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案館、檔案信息系統(tǒng)應(yīng)運而生，進一步提高了數(shù)據(jù)資源的共享程度。

（四）信息服務(wù)社會化。檔案管理工作的最終目的是服務(wù)群眾、實現(xiàn)信息資源社會化。為此，新形勢下，推進信息化進程即在于建立信息共享平臺與基礎(chǔ)設(shè)施，進而實現(xiàn)信息利用社會化、信息服務(wù)差異化。

二、信息化條件下提高檔案管理水平的措施

（一）全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。在信息化社會，必須全面提升檔案管理人員綜合能力，積極打造專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理工作團隊，致力于打造一批熟悉館藏資源、信息素養(yǎng)高、寫作能力強、歷史文化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富的檔案工作人員團隊。利用強大的人力支撐為檔案管理工作開展提供技術(shù)與智力支持，全面推動檔案管理工作的順利開展。同時，檔案管理人員必須與時俱進，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，真正認(rèn)識到信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發(fā)、利用檔案資源，全面提高自身技術(shù)與知識儲備，掌握檔案管理工作特點，切實提高自身現(xiàn)代化技術(shù)操作能力，努力將自己打造成社會急需的“復(fù)合型”專業(yè)人才，更好地致力于檔案管理工作。

（二）強化信息系統(tǒng)建設(shè)力度。在信息化條件下，應(yīng)進一步強化信息系統(tǒng)建設(shè)力度，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)傳遞與計算機管理方式為主的新型檔案管理模式。對此，筆者建議從以下幾方面入手：1.規(guī)范并改進信息化條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合。2.結(jié)合檔案管理流程設(shè)計檔案信息系統(tǒng)軟件，促使檔案管理信息化、科技化。3.強化內(nèi)部控制策略，加強內(nèi)部控制制度建設(shè)力度，從而促進檔案管理各項工作順利開展；4.充分抓住“電子政務(wù)”這一發(fā)展契機，將公開電子文件積極納入信息化建設(shè)流程中去，進一步加快數(shù)字化信息建設(shè)步伐，有步驟、有計劃地建設(shè)文件信息數(shù)據(jù)庫。與此同時，要強化地方文件信息共享力度，積極建設(shè)地方共享信息網(wǎng)絡(luò)。由于我國檔案資料管理缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，在開展檔案管理信息化的過程中出現(xiàn)了軟件使用混亂的情況，阻礙了檔案資料之間的互通互聯(lián)，影響了檔案資源的共享程度。對此，應(yīng)盡快對檔案管理的范圍和內(nèi)容作出明確規(guī)定，針對不同的管理環(huán)節(jié)設(shè)置統(tǒng)一化管理標(biāo)準(zhǔn)，為實現(xiàn)檔案資料共享提供良好渠道。

（三）加強檔案信息安全性管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，電子檔案范圍、內(nèi)容、數(shù)量迅猛擴展，隨之而來的就是黑客攻擊、病毒侵襲等問題。鑒于互聯(lián)網(wǎng)的“開放性”，網(wǎng)絡(luò)安全常常會受到黑客、病毒等侵襲，使得檔案數(shù)據(jù)信息安全問題受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加強檔案信息安全性保護力度，通過各種殺毒軟件、定期檢查計算機系統(tǒng)等方式，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。與此同時，加強檔案管理人員的安全素養(yǎng)建設(shè)，提高工作人員網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中識別信息安全的意識與能力，進一步拓寬電子檔案保護領(lǐng)域。另外，還應(yīng)加強檔案安全管理體系建設(shè)力度，從而有效促進檔案管理工作、檔案信息化建設(shè)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化條件下必須全面提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，并在強化信息系統(tǒng)建設(shè)力度的同時加強檔案信息安全性管理，從多角度、多層面出發(fā)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化發(fā)展的步伐。

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