鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討

文/南寧鐵路局檔案館 郝瑞秀

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鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討

文/南寧鐵路局檔案館 郝瑞秀

【摘要】鐵路企業(yè)必須適應(yīng)信息化需求，面對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理現(xiàn)狀，構(gòu)建適合鐵路企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案信息化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，加強(qiáng)鐵路企業(yè)內(nèi)部檔案部門(mén)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】鐵路企業(yè)；檔案信息化；建設(shè)

當(dāng)今鐵路企業(yè)鐵路建設(shè)和信息化建設(shè)的高速發(fā)展，鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)已成為鐵路企業(yè)建設(shè)的重要組成部分，鐵路企業(yè)檔案的信息化建設(shè)必須結(jié)合鐵路企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案活動(dòng)特點(diǎn)和現(xiàn)狀，建立一套完整的電子文件歸檔及管理制度，并完善鐵路檔案部門(mén)和各部門(mén)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及與之相互配套的檔案管理系統(tǒng)，以便各門(mén)類(lèi)檔案的電子文件實(shí)施科學(xué)的歸檔與管理，才有利于鐵路企業(yè)更好地利用和發(fā)展。

一、鐵路企業(yè)檔案管理信息化普遍存在的現(xiàn)狀

鐵路企業(yè)檔案工作隨著企業(yè)升級(jí)活動(dòng)的開(kāi)展，檔案管理水平有了很大的提高，但與現(xiàn)代信息化發(fā)展需求還存在很大差距，檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有長(zhǎng)期的規(guī)劃，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上硬件配置低級(jí)，軟件兼容性差，電子檔案的接收和管理制度建立不夠健全，檔案管理系列標(biāo)準(zhǔn)只是為實(shí)體檔案管理而制定，檔案收集、管理重心主要還在實(shí)體檔案管理上，《鐵路檔案管理系統(tǒng)》主要是用來(lái)管理和查詢檔案的目錄，具體要查閱的內(nèi)容還是從檔案庫(kù)房查找，只有部分門(mén)類(lèi)檔案的部分電子檔案是通過(guò)公文處理系統(tǒng)逐一下載。

二、鐵路企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)，即網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件設(shè)施建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案數(shù)字化設(shè)備是檔案部門(mén)應(yīng)有的硬件設(shè)施，陸續(xù)配置與鐵路系統(tǒng)相配套的高速度、大容量的微機(jī)和服務(wù)器，提高檔案信息處理速度，為各門(mén)類(lèi)檔案電子文件的歸檔、管理和利用提供技術(shù)支持。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建。《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》檔案管理系統(tǒng)功能要求檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存和利用”四項(xiàng)基本功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。系統(tǒng)的收集功能要求具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要信息資源等功能，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用；系統(tǒng)應(yīng)提供在線接收和脫機(jī)接收，就目前鐵路系統(tǒng)各門(mén)類(lèi)檔案電子文件歸檔比較適合脫機(jī)歸檔，紙質(zhì)版和電子版同時(shí)移交，優(yōu)先推薦只讀光盤(pán)和一次只讀光盤(pán)，并且異質(zhì)異地備份保管，光盤(pán)存放柜環(huán)境應(yīng)符合國(guó)家溫濕度標(biāo)準(zhǔn)要求。

（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息資源建設(shè)主要包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件的收集、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和資源整理加工等。檔案館應(yīng)規(guī)定每年接收各門(mén)類(lèi)實(shí)體檔案時(shí)，同時(shí)接收與之相對(duì)應(yīng)的電子文件；在歸檔整理實(shí)體檔案時(shí)，電子檔案順序、檔案保管期限等應(yīng)與電子檔案順序、保管期限相一致，這樣既有利于電子檔案的管理和提供利用，也給將來(lái)的鑒定工作打好基礎(chǔ)。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。

（四）檔案信息安全建設(shè)。檔案信息安全建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案館安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全、信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。主要通過(guò)兩條途徑：一是按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施。二是建立健全數(shù)字檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格按照實(shí)施。

（五）建立健全檔案信息化各項(xiàng)管理制度，為檔案信息化管理提供組織保障。隨著電子文件產(chǎn)生，檔案的載體形式發(fā)生變化，傳統(tǒng)的管理方法逐步向現(xiàn)代化管理方法轉(zhuǎn)變，我們必須在熟悉電子文件形成部門(mén)工作需求和工作流程的基礎(chǔ)上，制定出適合本單位的規(guī)章制度，規(guī)范電子文件歸檔管理工作，明確各部門(mén)、各級(jí)人員職責(zé)，協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系，制定出較強(qiáng)可操作性的制度，既要嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，也要對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題研究探討，不斷完善相關(guān)制度。

隨著鐵路建設(shè)和信息建設(shè)的高速發(fā)展，給鐵路企業(yè)檔案信息建設(shè)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，鐵路企業(yè)檔案信息建設(shè)一定要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，主要圍繞以上幾方面和2016年全國(guó)檔案工作主要任務(wù)來(lái)進(jìn)行檔案信息建設(shè)，一定要貫徹落實(shí)關(guān)于“十三五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，建成與全面建成小康社會(huì)奮斗目標(biāo)相適應(yīng)的、有效服務(wù)和支撐國(guó)家治理的檔案發(fā)展體系。體現(xiàn)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》特點(diǎn)之一就是把檔案信息化作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。