信息時代背景下如何才能做好機關(guān)檔案工作

文/萊州市政府采購管理辦公室 劉子菡

信息時代背景下如何才能做好機關(guān)檔案工作

文/萊州市政府采購管理辦公室 劉子菡

信息化建設(shè)對于機關(guān)檔案信息化有著十分重要的作用。如今機關(guān)檔案信息化建設(shè)仍然屬于起步階段，需要進一步地改善。而機關(guān)檔案工作目前還存在著較多的問題，對機關(guān)檔案工作造成了十分嚴重的影響。因此，本文將進一步闡述信息時代背景下做好機關(guān)檔案工作的策略。

信息時代；機關(guān)檔案工作；策略

由于信息時代的到來，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷加快發(fā)展并且逐漸廣泛應(yīng)用。各大單位信息化程度不斷提升，促使文檔管理、存儲和方法方面發(fā)生較大的變革。加上這些年機關(guān)檔案管理水平不斷提升，以及檔案急劇增多，用戶對于檔案管理資料的需求也在不斷地提升。因此必須要做好機關(guān)檔案工作，下面將進一步探討信息時代背景下做好機關(guān)檔案工作的方法。

一、改變管理觀念

基于信息時代背景下，必須要改變以往對機關(guān)檔案工作管理的觀念，從根本上提升機關(guān)管理工作的認識，營造一個適合機關(guān)檔案工作的環(huán)境。在信息時代，檔案發(fā)揮得作用也更加重要，因此，要求機關(guān)檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變之前檔案管理的思想，提升認識，將檔案管理的工作融入自己的工作計劃以及每日工作中去，給相關(guān)部門提供適合的工作氛圍，要大力支持檔案部門的人員參加大型的檔案會議以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動。加大培養(yǎng)相關(guān)人員學習檔案法律法規(guī)的力度，樹立正確的目標。還有就是將以人為本這種管理觀念真正地落實，對檔案管理人員必須要給予必要的關(guān)心，只有這樣才能將其積極性充分地調(diào)動起來，給檔案管理工作人員提供一個適合的工作環(huán)境。

同時，還需要進一步改善檔案管理的制度，處于信息化時代，構(gòu)建檔案管理制度和辦公自動化屬于是一體的。通過信息化的管理手段目的在于避免采集歸檔這項工作存在盲目性和隨意性，保證檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠更加正規(guī)，確保信息的安全，使其能夠充分地發(fā)揮出作用來。機關(guān)檔案相關(guān)部門必須要針對真實的情況制定出具有較強操作性的檔案。要求管理制度必須要具有明確的分工，將責任落實到每個人的身上，對于每一個環(huán)節(jié)都需要進行監(jiān)控，不要出現(xiàn)意外情況。還有就是準備應(yīng)急處理的預(yù)案，對于有些有可能會出現(xiàn)問題的地方需要制定應(yīng)急處理的方案。

二、提升業(yè)務(wù)訓(xùn)練

構(gòu)建健全的考核評價機制，提升機關(guān)檔案管理人員對于工作的積極性。要求客觀并且真實地進行機關(guān)檔案管理考核工作。能夠有效提升機關(guān)檔案管理方面的水平。將檔案工作添加到年終考核中去，要求必須要注重考核的方法，針對部門考核，檔案工作完成的質(zhì)量需要和年終考核聯(lián)系起來。針對個人考核，在規(guī)定時間內(nèi)對其采取評優(yōu)獎勵。

加強業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，對其進行嚴格的管理，并且機關(guān)單位應(yīng)該時常組織一些業(yè)務(wù)方面的交流討論會，增強對于檔案法律方面的學習，進一步拓展自己的視野。使工作人員在精神以及業(yè)務(wù)方面的水平都能夠得到有效的提升。

三、培養(yǎng)工作人員安全意識

由于檔案安全對于我國根本利益有著直接的影響，同時也是檔案工作的核心所在。因此，檔案管理工作人員必須要將檔案安全保密當作是檔案部門的首要任務(wù)，并且不斷提升工作人員網(wǎng)絡(luò)安全方面的意識，以及計算機應(yīng)用方面的能力。針對那些重要檔案的原件進行安全保護，可以采取數(shù)字化掃描的方式將其拷貝，并且將原件封存。選擇電子件的方式提供給需求者。除此之外，還要增強對于電子檔案存儲、傳輸、利用和計算機硬件以及軟件系統(tǒng)這些方面的方案預(yù)防。要以定期地對電子檔案進行備份和異地儲存這些方式保證檔案信息的安全性。

四、優(yōu)化檔案信息工程

想要對檔案信息工作進行進一步地優(yōu)化，首先要和有關(guān)部門相互合作協(xié)調(diào)，進而對檔案工作進一步的完善和改進。其次，還需要調(diào)整檢索系統(tǒng)，提升檢查的準確率和速度。給更加快速準確地提供檔案打下良好的基礎(chǔ)。再次，必須要做好平時的查閱接待工作以及相應(yīng)的查閱記錄，將檔案給各個機關(guān)單位提供的參考以及憑證作用最大限度地發(fā)揮出來。還有就是使用科學合理的服務(wù)手段，依照檔案數(shù)字化提出的要求以及基本需求，采購并使用符合標準的統(tǒng)一檔案系統(tǒng)，構(gòu)建歸檔文件目錄以及圖片檔案的數(shù)據(jù)庫。同時，對于紙質(zhì)類的這種檔案要采取數(shù)字化處理這種方式。最后，要對網(wǎng)絡(luò)獨有的優(yōu)勢進行充分地利用，進而使遠程服務(wù)成為現(xiàn)實，實施社會化有償服務(wù)，使有查詢檔案的單位以及個人，能夠在任何地點使用計算機下載并打印自己所需的檔案，給人們提供相應(yīng)的便利。

五、結(jié)束語

通過本文對信息時代背景下如何才能做好機關(guān)檔案工作的進一步闡述，使我們了解到由于信息時代的到來，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷加快發(fā)展并且逐漸廣泛應(yīng)用。各大單位信息化程度不斷提升，促使文檔管理、存儲和方法方面發(fā)生較大的變革，用戶對于檔案管理資料的需求也在不斷地提升。因此必須要做好機關(guān)檔案工作。通過改變管理觀念、提升業(yè)務(wù)訓(xùn)練和培養(yǎng)工作人員安全意識，還有優(yōu)化檔案信息工作的方式，能夠有效提升機關(guān)檔案管理的水平。希望通過本文的闡述能夠給信息時代背景下，做好機關(guān)檔案工作方面提供一定的參考和幫助。

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