關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/惠州市第一人民醫(yī)院 楊志聯(lián)

關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/惠州市第一人民醫(yī)院 楊志聯(lián)

檔案信息化建設(shè)（Archives information construction）的相關(guān)工作是我國目前現(xiàn)代化建設(shè)的重要模式，與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也指引著未來檔案管理的相關(guān)發(fā)展趨勢(shì)。隨著我國技術(shù)的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的相關(guān)檔案管理水平也逐漸提升。自從改革開放之后，我國的相關(guān)檔案管理部門引進(jìn)了比較先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，繼而有效提高了檔案管理的總體效率，也為檔案信息的資源共享提供了相關(guān)保障。因此，筆者將根據(jù)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要分析檔案信息建設(shè)的相關(guān)概念以及關(guān)于檔案管理的相關(guān)思考，以期能夠?yàn)闄n案管理工作者提供些許可供參考的依據(jù)。

檔案信息化建設(shè)；檔案管理；幾點(diǎn)思考

一般來說，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及深入，我國的檔案管理水平也在逐年提高，檔案信息化的相關(guān)管理是適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作者選擇的必然趨勢(shì)。我國近年來逐步推進(jìn)檔案信息化的相關(guān)管理與建設(shè)，其主要目的是為了讓檔案的相關(guān)工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的發(fā)展潮流，以期能夠在更大程度上提高檔案工作的價(jià)值。自從改革開放后，我國引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及相關(guān)管理理念，因此適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，提高了檔案管理者的工作水平以及效率。

一、檔案信息化建設(shè)的感念以及特征

檔案信息化就是在相關(guān)檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與統(tǒng)一規(guī)劃下組織信息化的技術(shù)來進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)，對(duì)檔案信息的相關(guān)信息資源進(jìn)行管理以及處置，從而提高服務(wù)水平。簡(jiǎn)而言之，檔案信息化建設(shè)就是以檔案的實(shí)體保管為主要重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上全方位以及多角度地利用信息化技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理以及利用。檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了以下4點(diǎn)要求。其一，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、存儲(chǔ)以及利用的和諧化、統(tǒng)一化。其二，實(shí)現(xiàn)信息檔案管理模式的相關(guān)改革。其三，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化。其四，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享化。

檔案信息化建設(shè)在實(shí)驗(yàn)階段的主要特征是：檔案管理的多元化，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的改良；在普及階段的主要特征是：1.提出公布檔案，對(duì)檢索的相關(guān)開發(fā)與利用。2.計(jì)算機(jī)的相關(guān)利用開始得到初步肯定，其中主要包括對(duì)計(jì)算機(jī)編目的普及以及計(jì)算機(jī)輔助立卷；在網(wǎng)絡(luò)階段的主要特征是：計(jì)算機(jī)逐漸占據(jù)了檔案管理的重要地位，其中主要包括多媒體技術(shù)的使用以及光盤存儲(chǔ)功能的廣泛使用；在數(shù)字檔案時(shí)代的主要特征是：數(shù)字檔案發(fā)展為主要代表，其中主要包括數(shù)據(jù)庫的廣泛建立以及使用，電子文件的管理網(wǎng)站的建立以及逐漸向數(shù)字檔案館方向的發(fā)展趨勢(shì)。

二、改進(jìn)檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的建設(shè)建議和措施

建立科學(xué)合理的檔案信息管理模式需要將先進(jìn)的管理理念以及先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)兩者相互結(jié)合起來，在日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，不斷發(fā)展相關(guān)科技，促進(jìn)檔案管理水平的提高與發(fā)展。從提高檔案管理的相關(guān)模式以及技術(shù)等角度出發(fā)，推動(dòng)檔案信息管理的進(jìn)步與發(fā)展。從另外一個(gè)角度來看，檔案管理水平在很大程度上影響到了檔案工作效率以及價(jià)值，為了使得檔案信息管理的相關(guān)價(jià)值能夠更大化，相關(guān)工作人員需要不斷地提高自己的專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)，以期能夠發(fā)揮出自己的相關(guān)作用，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的價(jià)值最大化。

（一）加大檔案管理信息資源的整合力度。檔案信息資源的工作在檔案工作中有著極大的優(yōu)勢(shì)，檔案資源建設(shè)的相關(guān)工作是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要基礎(chǔ)。一般來說，理想的檔案信息資源既能夠宏觀而又正確地反映出社會(huì)歷史的發(fā)展，也能微觀地反映出生活中的點(diǎn)滴細(xì)節(jié)，讓社會(huì)的整個(gè)集體以及個(gè)體的發(fā)展能夠一覽無余。在統(tǒng)一規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)以及分級(jí)管理的相關(guān)檔案信息管理制度下體現(xiàn)出國家資源配置的合理性以及高效性，從而滿足社會(huì)資源共享的要求。另外一個(gè)角度來看，檔案管理信息資源的整合途徑主要是通過分組整合以及整理的方式，在整理的過程中不僅僅要依靠檔案的系統(tǒng)化以及以編目，還需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行編纂加工，提高其內(nèi)在的使用價(jià)值；信息資源的組合則主要說的是將整合的目標(biāo)以行政手段或者技術(shù)手段等進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，讓相關(guān)信息資源能夠在整體上趨于合理優(yōu)化的發(fā)展趨勢(shì)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案信息管理者的相關(guān)思路。眾所周知，檔案管理的最終目的是提供有效服務(wù)，為了有效實(shí)現(xiàn)上述目的，檔案管理部門以及管理人員應(yīng)該積極地拓寬檔案信息管理的相關(guān)思路，提高對(duì)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，從傳統(tǒng)的檔案管理方式中逐漸轉(zhuǎn)變出來，把傳統(tǒng)的“重保管而輕利用”的意識(shí)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸乩枚p保管”意識(shí)；與此同時(shí)，也轉(zhuǎn)變只是片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案信息資源的安全、可靠等價(jià)值取向，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對(duì)社會(huì)大眾的服務(wù)意識(shí)。從檔案管理者的角度來看，在拓寬自己的管理思路同時(shí)，還需要提高專業(yè)的知識(shí)水平以及綜合素質(zhì)能力，將檔案的實(shí)體管理人員逐漸向檔案的信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化的相關(guān)要求不再僅僅需要檔案保管員，而是需要綜合型的知識(shí)技能人才。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，將檔案的相關(guān)作用發(fā)揮到極致。

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