關(guān)于加強(qiáng)干部檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/福建晉江市政府干部檔案管理中心 吳秋燕

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關(guān)于加強(qiáng)干部檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/福建晉江市政府干部檔案管理中心 吳秋燕

【摘要】本文以晉江市為例，分析當(dāng)前干部檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀、困境，并對(duì)如何加強(qiáng)干部檔案管理信息化建設(shè)提出對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】干部檔案；現(xiàn)狀；困境；建議

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的手工管理模式已嚴(yán)重滯后組織人事工作對(duì)干部檔案工作的新要求，要突破這一局限唯有加快推進(jìn)干部檔案管理信息化建設(shè)。下面圍繞晉江市的干部檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行一些初步的研究和思考，與同仁共勉。

一、晉江市干部檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，晉江市干部檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工管理模式，干部檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后。

（一）干部檔案目錄主要延續(xù)手抄。除了要轉(zhuǎn)遞給上級(jí)部門(mén)的干部檔案采用電子目錄，其他干部檔案目錄全部都是手抄的，這樣一來(lái)，同一卷干部檔案在經(jīng)過(guò)不同工作人員的整理之后，其目錄也就留下了不同的筆跡，相對(duì)電子目錄來(lái)說(shuō)，手抄目錄就沒(méi)那么整齊美觀(guān)。

（二）干部檔案管理方式滯后。僅有上級(jí)部門(mén)提供的一套干部檔案管理軟件，用于轉(zhuǎn)遞到上級(jí)部門(mén)的干部檔案電子目錄的錄入與管理，再加上這套軟件運(yùn)行不是很穩(wěn)定，有些功能模塊的設(shè)計(jì)也還有待進(jìn)一步完善，實(shí)際運(yùn)用效果并不理想。目前，干部檔案的各類(lèi)名冊(cè)（如在職花名冊(cè)、非在職花名冊(cè)）、干部檔案的轉(zhuǎn)遞登記冊(cè)，干部檔案人數(shù)統(tǒng)計(jì)登記冊(cè)均是手工抄寫(xiě)的，干部檔案查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)效率低下。

（三）干部檔案的查閱利用均提供原件查閱。干部檔案原件的反復(fù)使用，被頻繁地翻閱，而且有時(shí)需要復(fù)印相關(guān)檔案材料，更加速了紙張的老化，不利于原件的永久保存。除了提供日常的各項(xiàng)查檔服務(wù)以外，近年來(lái)，隨著一些新的工作任務(wù)的開(kāi)展，查檔次數(shù)劇增，查閱需求量的迅速增長(zhǎng)與查閱利用效率低下所形成的矛盾，大大增加了管檔人員的工作負(fù)擔(dān)。2015年，晉江市開(kāi)展干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，截止目前，除了衛(wèi)生系統(tǒng)的干部檔案尚未完成審核，用大概5個(gè)月的時(shí)間為查檔單位提供6000多卷的干部檔案查閱服務(wù)。同年，配合全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位參戰(zhàn)退役人員申請(qǐng)“光榮之家”門(mén)牌的工作，為各單位復(fù)印相關(guān)參戰(zhàn)記錄。2015年12月以來(lái)，又陸續(xù)加班加點(diǎn)做好全市各單位公務(wù)員以及參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位工作人員職務(wù)職級(jí)并行的查檔工作，并提供相關(guān)申報(bào)材料的復(fù)印。2016年3月以來(lái)，配合全市開(kāi)展黨員組織關(guān)系排查工作，為各單位查閱黨員的基本信息提供查檔服務(wù)。上述全市大批量的查檔，全部是提供一卷卷的干部檔案原件，需要復(fù)印檔案資料時(shí)，要么整卷厚厚的檔案直接放在復(fù)印機(jī)上復(fù)印，復(fù)印效率低下，需要一頁(yè)一頁(yè)手動(dòng)翻頁(yè)慢慢復(fù)印，要么拆開(kāi)檔案，對(duì)于紙質(zhì)比較好的材料采用速印，復(fù)印速度加快了，可是復(fù)印結(jié)束后，需要將拆下來(lái)的每份零星材料按原有的順序裝訂好，需要耗費(fèi)不少時(shí)間進(jìn)行裝訂。面對(duì)日益繁重的查檔工作任務(wù)，卻僅有3名管檔人員，人手嚴(yán)重不足。

二、晉江市干部檔案信息化建設(shè)的發(fā)展困境

在干部檔案管理信息化過(guò)程中，主要面臨以下4個(gè)方面的困境。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。盡管我市設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的干部檔案管理機(jī)構(gòu)，但是干部檔案管理中心地位較為低下，人手配備嚴(yán)重不足，全市在職干部檔案8000多卷，非在職干部檔案700 0多卷，只配備3名管檔人員，這與《干部檔案工作條例》中規(guī)定的1000卷檔案配備1名管檔人員的標(biāo)準(zhǔn)差距實(shí)在太大，而且有時(shí)管檔人員還會(huì)被抽調(diào)配合完成其他科室的工作以及其他臨時(shí)性的工作。因此，在人手嚴(yán)重緊缺的情況下，3名管檔人員能克服困難，及時(shí)完成全市每年1萬(wàn)多份零星材料的收集與歸檔、做好新轉(zhuǎn)入檔案及在職檔案的整理，以及為全市各單位提供查檔服務(wù)，已經(jīng)是身心俱疲，沒(méi)有更多的心力去開(kāi)展干部檔案的信息化建設(shè)。

（二）管檔人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一。盡管他們熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)卻比較薄弱，平時(shí)也很少有機(jī)會(huì)與其他地方的干部檔案管理人員學(xué)習(xí)交流，這在一定程度上制約了干部檔案信息化的建設(shè)。

（三）沒(méi)有設(shè)立干部檔案專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。每年在單位的年度財(cái)政預(yù)算里，會(huì)以干部檔案管理中心的名義申請(qǐng)資金，但是，所謂的“檔案經(jīng)費(fèi)”幾乎都沒(méi)有用到干部檔案管理方面。

（四）干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后。只是停留在將個(gè)別干部檔案的目錄輸入電腦，所引進(jìn)的干部檔案管理軟件也只是用于目錄及職務(wù)變動(dòng)等信息的簡(jiǎn)單輸入，而且所使用的這套干部檔案管理軟件還有待繼續(xù)完善。

三、加強(qiáng)干部檔案信息化建設(shè)的建議

本人認(rèn)為可以從以下幾方面入手，加強(qiáng)我市干部檔案信息化建設(shè)，提升干部檔案工作服務(wù)水平。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，對(duì)干部檔案工作要加以重視，配足干部檔案工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員。同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)管檔人員進(jìn)行干部檔案信息化技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，并引入計(jì)算機(jī)技術(shù)管理人才，增強(qiáng)技術(shù)力量。此外，要增加管檔人員對(duì)外學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，以學(xué)習(xí)借鑒他人的先進(jìn)技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)。

（二）設(shè)立干部檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，做到專(zhuān)款專(zhuān)用，為干部檔案信息化建設(shè)提供資金保障。一方面要更新硬件設(shè)備，另一方面要引進(jìn)一套相對(duì)完善的干部檔案管理軟件，并定期更新維護(hù)數(shù)據(jù)。

（三）加強(qiáng)干部檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)符合干部檔案管理工作需求的軟件，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

一是引進(jìn)一套緊密結(jié)合干部人事工作和干部檔案工作實(shí)際的干部檔案管理軟件。這套軟件要具有檔案編目、檢索及日常的轉(zhuǎn)遞、借閱、材料催繳、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等功能，以及干部個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入后能產(chǎn)生干部基本情況表等干部人事工作內(nèi)容的干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)。二是制定干部信息采集標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范干部信息錄入程序。集中一段時(shí)間，分期分批完成在職干部檔案基本信息的錄入，確保干部信息錄入的準(zhǔn)確率。三是為滿(mǎn)足利用者需求，保護(hù)干部檔案原件，提高干部檔案查閱利用的效率，集中對(duì)在職干部檔案逐卷逐頁(yè)掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部檔案管理系統(tǒng)。在查閱干部信息時(shí)，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)入系統(tǒng)，即可查閱到干部檔案材料，并可以摘錄打印。以數(shù)據(jù)庫(kù)信息和數(shù)字化的檔案代替干部檔案原件利用，既方便快捷，提高查檔利用效率，又兼顧保護(hù)干部檔案原件的要求。

（四）建立干部檔案信息維護(hù)、督查、安全保密機(jī)制，規(guī)范干部檔案管理系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)。一是建立干部檔案信息維護(hù)機(jī)制，明確干部檔案信息錄入、數(shù)據(jù)審核、系統(tǒng)維護(hù)等具體任務(wù)的分工，定期更新干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使干部的學(xué)歷、職務(wù)、工資、家庭等個(gè)人基礎(chǔ)信息都能得到真實(shí)地反映。二是建立干部檔案信息督查機(jī)制，采用定期與不定期相結(jié)合的方式，對(duì)信息庫(kù)中的干部信息進(jìn)行全面自查或隨機(jī)抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修正。同時(shí)，注意對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行備份，定期對(duì)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、附屬設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三是建立安全保密機(jī)制，嚴(yán)格按照保密要求，為系統(tǒng)軟件設(shè)置密碼，設(shè)定系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，只有專(zhuān)職管檔人員才能啟動(dòng)系統(tǒng)，保證干部檔案信息安全。

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［8］中共中央組織部，國(guó)家檔案局. 關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知.1991-4-2