機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化路徑探析

文/廣東國(guó)際旅行衛(wèi)生保健中心 方潤(rùn)鏵

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化路徑探析

文/廣東國(guó)際旅行衛(wèi)生保健中心 方潤(rùn)鏵

檔案管理工作是各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，對(duì)于推動(dòng)檔案管理工作的整體進(jìn)步有著深刻意義。本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化概述入手，對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，指出存在的問(wèn)題，并就如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作進(jìn)行探討，以期為優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位類檔案管理事業(yè)，推動(dòng)社會(huì)和諧進(jìn)步提供借鑒。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案；管理；信息化

檔案管理是國(guó)家一項(xiàng)非常重要的事業(yè)，無(wú)論是對(duì)于服務(wù)社會(huì)，抑或是對(duì)于造福人們意義重大。在現(xiàn)代社會(huì)中，電子科技技術(shù)突飛猛進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，在這種趨勢(shì)下，檔案管理走向電子化、信息化以及科技化是大勢(shì)所趨。但是從目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，存在著在思想上認(rèn)識(shí)不足、資金投入緊缺、專業(yè)人才缺乏、相關(guān)管理軟件缺失等一系列問(wèn)題。要想推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程的發(fā)展，就必須要解決這些問(wèn)題。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）思想重視不足。除了在物質(zhì)以及技術(shù)方面提供必要的支持之外，相當(dāng)一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)的工作人員對(duì)于檔案信息化的重視程度不夠，這是制約這項(xiàng)工作進(jìn)一步發(fā)展的根本原因。毋庸置疑，隨著各個(gè)單位檔案的日益增多，檔案管理工作的難度以及復(fù)雜程度也在日益加劇。但在一些單位中，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)尚不系統(tǒng)和深入，往往高度關(guān)注單位的人才引進(jìn)和效益提升等方面的工作，以經(jīng)費(fèi)不足和時(shí)間不允許等原因推遲或擱置機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）資金投入短缺。要想使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理能夠有條不紊地進(jìn)行，必須要依靠良好的軟件以及硬件環(huán)境大力支持，而要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，資金是必不可少的。資金的匱乏導(dǎo)致了一些單位目前在進(jìn)行安全管理信息化的進(jìn)程中只能是建立相關(guān)的制度，而需要的設(shè)備則根本無(wú)法引進(jìn)，信息化建設(shè)也就無(wú)從談及。這就使得大多單位的檔案管理工作仍局限于傳統(tǒng)的人工管理階段，推進(jìn)工作任重而道遠(yuǎn)。

（三）專業(yè)人才匱乏。在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作一般都是由檔案管理部門來(lái)進(jìn)行的，由于缺少必要的專業(yè)培訓(xùn)，加之人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，已經(jīng)不能夠適應(yīng)檔案管理工作的新要求，大部分依然采用過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式，以人工管理為主。與此同時(shí)，這些管理人員在計(jì)算機(jī)軟件方面的專業(yè)知識(shí)較為匱乏，難以跟上日益更新的科技步伐。

（四）相關(guān)軟件缺失。在現(xiàn)代科技的沖擊下，信息化已成為檔案管理工作的一種必然趨勢(shì)。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，合理應(yīng)用管理軟件，不僅能夠有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率，還能降低人工管理造成的錯(cuò)誤率，便于長(zhǎng)期使用。一些單位為了順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，也引進(jìn)了一些軟件，但不容忽視的是，這些管理軟件往往需要較長(zhǎng)的適應(yīng)和熟悉過(guò)程，離不開(kāi)專業(yè)的培訓(xùn)和專業(yè)的人才。總體而言，在當(dāng)前，受資金等方面因素制約，很多單位仍缺乏配套設(shè)施齊全、功能完善、操作簡(jiǎn)易便捷的應(yīng)用軟件。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的未來(lái)規(guī)劃

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。在電子辦公理念的要求下，加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程顯得尤為重要。而這就需各單位領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)思想認(rèn)視，從傳統(tǒng)的注重人才和效益的觀念中走出，認(rèn)識(shí)到加快機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程已成為目前迫切需要解決的，以此來(lái)盡快規(guī)劃出機(jī)關(guān)事業(yè)單位在該項(xiàng)工作方面的近期、中期以及長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，從而使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)能夠有序推進(jìn)。

（二）加大資金投入。相關(guān)軟件的引入和專業(yè)人才的培養(yǎng)工作都離不開(kāi)堅(jiān)強(qiáng)有力的資金支持，而這也是推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化管建設(shè)工作的重要保障。當(dāng)前，針對(duì)一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位因資金匱乏而影響檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的現(xiàn)狀，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)重視，在單位日常開(kāi)支和運(yùn)轉(zhuǎn)之余盡可能地傾向資金，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展。與此同時(shí)，單位自身也應(yīng)盡量縮減不必要開(kāi)支，將這些經(jīng)費(fèi)用于軟件投入。

（三）加大人才培養(yǎng)。無(wú)論什么工作，人才的培養(yǎng)都是至關(guān)重要的。從目前的情況來(lái)看，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員出現(xiàn)了年齡結(jié)構(gòu)老齡化，信息化水平匱乏等問(wèn)題，難以適應(yīng)檔案管理信息化的要求。為此，就需通過(guò)加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)、調(diào)整人員結(jié)構(gòu)等舉措提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及，提升其道德水平，不斷加強(qiáng)其對(duì)于相關(guān)管理軟件的適應(yīng)和了解程度，通過(guò)不斷地進(jìn)行人才退伍建設(shè)來(lái)推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（四）合理引入軟件。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)，離不開(kāi)相關(guān)軟件的支撐。而當(dāng)前，軟件的缺乏是影響和制約機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要阻礙。因此，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要從本單位的實(shí)際出發(fā)，合理地來(lái)引進(jìn)所需要的軟件，并切實(shí)引用到日常的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，全面實(shí)現(xiàn)和不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)水平。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展是迅猛的，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作必須要跟上時(shí)代的發(fā)展，這是一個(gè)系統(tǒng)而漫長(zhǎng)的過(guò)程。目前急需要解決的是改變其依然局限于傳統(tǒng)管理模式方面的現(xiàn)狀，這需從存在的問(wèn)題入手，除了需要相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視外，還需要得到資金、技術(shù)、人才等方面的全面支持，通過(guò)軟硬件環(huán)境的改進(jìn)切實(shí)革新傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)向信息化的順利轉(zhuǎn)變。

［1］郭姣.論檔案管理信息化發(fā)展方向［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）.

［2］胡志文.對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)的分析［J］.華章，2013（05）.