試析醫(yī)院文書檔案的信息化管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院 楊偉娜

試析醫(yī)院文書檔案的信息化管理

文/天津中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院 楊偉娜

對醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理是互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理工作的新形式和新內(nèi)容，也是時代發(fā)展的要求。本文從文書檔案管理現(xiàn)狀、文書檔案信息化的優(yōu)勢及如何實(shí)施三個方面探討了醫(yī)院文書檔案信息化管理的問題，以期能為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供一些思路和方法。

文書檔案管理；文書檔案信息化；醫(yī)院

醫(yī)院文書檔案是關(guān)于醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的記載。它借助紙質(zhì)載體來反映特定時期主管部門的政策、各級領(lǐng)導(dǎo)的決策、科室建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和結(jié)果。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)時代的到來，醫(yī)院各項(xiàng)工作均已步入信息化管理階段，而文書檔案管理作為醫(yī)院管理工作的一部分，對其實(shí)施信息化管理也是勢在必行。因而，如何實(shí)施文書檔案的信息化管理，便成為現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作亟待解決的問題。本文主要從文書檔案管理的現(xiàn)狀、實(shí)施文書檔案信息化管理的優(yōu)勢以及如何實(shí)施三個方面來探討醫(yī)院文書檔案的信息化管理問題。

一、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國醫(yī)院文書檔案管理中主要存在下面一些問題：第一，自上而下均不重視文書檔案管理，上層表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)的不重視，下層表現(xiàn)檔案管理人員對文書檔案工作的消極懈怠，進(jìn)而造成了文書檔案管理的混亂狀態(tài)。第二，缺乏健全科學(xué)的管理規(guī)章制度。醫(yī)院文書檔案具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，缺乏健全科學(xué)的歸檔細(xì)則和要求就會導(dǎo)致文書檔案歸檔的非科學(xué)化和系統(tǒng)化。第三，專業(yè)檔案管理人才的匱乏。由于上層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不加重視，醫(yī)院人事部門很少引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，而從事醫(yī)院文書檔案管理的人員多來自其它工作崗位，難以滿足醫(yī)院文書檔案崗位的工作要求，嚴(yán)重削弱了文書檔案管理的質(zhì)量。第四，硬件配套設(shè)施落后。目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案室硬件設(shè)施達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作仍以傳統(tǒng)手工操作為主，缺乏先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，致使檔案材料歸檔不及時，易丟失。第五，信息化程度低。目前我國醫(yī)院文書檔案管理工作的信息化過程缺乏系統(tǒng)、整體的規(guī)劃，導(dǎo)致資料收集不完整，信息不準(zhǔn)確、更新不及時等，最終導(dǎo)致文書檔案信息的紊亂。

二、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

文書檔案信息化是指通過利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)等不同手段，將不同載體、不同區(qū)域的具有收藏利用價值的文書檔案資料，以數(shù)字化的方式存儲，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享，提高文書檔案工作的現(xiàn)代化管理、利用和服務(wù)水平。文書檔案信息化管理具有以下四方面的優(yōu)勢：

（一）文書檔案信息能夠充分共享。在傳統(tǒng)手工操作管理中，各上下級單位之間所擁有的文書檔案信息難以充分共享及利用，使得大量文書檔案被閑置，不僅造成資金的浪費(fèi)，而且導(dǎo)致文書檔案信息查找的不便。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)管理檔案后，文書檔案管理的內(nèi)容從對檔案外部特征的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?nèi)、外部特征的共同管理，管理范圍更廣。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案信息與載體相互分離，一方面可與其他信息系統(tǒng)互通互聯(lián)，另一方面可與其他機(jī)構(gòu)之間相互傳遞利用，從而極大地提高了文書檔案信息的共享率，同時也可借助互聯(lián)網(wǎng)這個平臺了解其他檔案工作部門的概況、工作重點(diǎn)和文書檔案信息管理動態(tài)。

（二）辦公效率大幅提高。醫(yī)院文書檔案管理工作要求資料收集必須完整、齊全；書寫規(guī)范，字跡清晰；分類統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤。但是，在以往的文書檔案管理工作中，管理人員的工作方式主要采用手工操作，想要達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)時又費(fèi)力。強(qiáng)大的信息處理能力是計(jì)算機(jī)具有的最大優(yōu)勢。檔案管理人員在借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理文書檔案之后，醫(yī)院文書檔案的收集、存儲、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等工作變得既簡便易行，又方便、有序、快捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率。

（三）文件保存的穩(wěn)定性更高。電子文檔相比于紙質(zhì)檔案，其壽命更加長久。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，易氧化和霉變，會給檔案管理工作造成無法挽回的損失。而電子文檔則不同，尤其是隨著電子信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，存儲電子文檔的載體種類越來越多，存儲容量越來越大，使得在有限空間里存儲的文檔資料越來越多，存儲時間越來越長，傳遞共享越來越便捷，極大地提高了文書檔案的穩(wěn)定性。

（四）文件傳遞的快捷性和安全性極大地增強(qiáng)。在以往的公文處理過程中，文書檔案傳遞的主要方式是通過郵政系統(tǒng)或者人工傳遞，易延誤和丟失，給檔案管理人員的歸檔工作帶來很大的不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，可直接通過OA辦公系統(tǒng)或郵箱或其他方式進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的快捷性和安全性。

三、醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理的策略

（一）建立完善的醫(yī)院文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院文書檔案既有來自上級主管部門的，又有醫(yī)院發(fā)展過程中各個科室形成的，因此信息量大、類別也多。從長遠(yuǎn)角度來講，醫(yī)院應(yīng)建立健全的醫(yī)院、綜合檔案室、科室三級網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，明確醫(yī)院文書檔案信息化管理的職責(zé)和要求，這種管理模式便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作和統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的文書檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)和權(quán)限；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時也有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享。

（二）制定科學(xué)的文書檔案信息化管理制度。制度建設(shè)是做好文書檔案信息化管理工作的首要前提和保障。文書檔案信息化管理的制度建設(shè)包括文書檔案的收集制度、歸檔制度、利用制度和保管制度。醫(yī)院首先應(yīng)建立規(guī)范的文書檔案信息化管理制度，并將相關(guān)制度納入到醫(yī)院文書檔案管理崗位職責(zé)和獎勵性績效考核辦法中去，建立科學(xué)合理的文書檔案信息化動態(tài)管理制度，充分調(diào)動文書檔案管理人員的積極性，使醫(yī)院的文書檔案信息化管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識。作為醫(yī)院文書檔案的管理人員，我們除應(yīng)熟練掌握文書檔案的相關(guān)知識外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)了解醫(yī)療活動的規(guī)律，熟悉醫(yī)療工作流程，掌握醫(yī)院管理、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全等知識。特別是要了解醫(yī)療活動中所采用的信息化技術(shù)手段、信息化設(shè)備、信息化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等相關(guān)技術(shù)。只有文書檔案管理人員及時更新自己的知識存量才能有效地參與到醫(yī)院文書檔案信息化管理的工作中去。要提高基層科室檔案管理人員對文書檔案信息化的認(rèn)識，以便他們在一線能自覺地收集保存珍貴的文書檔案信息資料。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)自覺學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對文書檔案管理知識的認(rèn)識及理解。

（四）加大對文書檔案管理信息化的資金投入。醫(yī)院的醫(yī)療安全及檔案信息保存的完整性取決于文書檔案信息化管理的質(zhì)量。提高文書檔案管理質(zhì)量也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終目的是達(dá)到檔案能夠得到充分利用共享。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對文書檔案信息化管理軟硬件方面的投入，配置適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的軟硬件設(shè)備，安裝高性能高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，以便更好地保障文書檔案信息化的正常、有序運(yùn)行。

總之，在信息化條件下醫(yī)院文書檔案管理已在醫(yī)院管理工作中占據(jù)非常重要的地位。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，建立有效的文書檔案管理信息系統(tǒng)，使文書檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展及醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高服務(wù)。

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