信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

文/珠海城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院 楊鳳蓮

信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

文/珠海城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院 楊鳳蓮

隨著信息社會(huì)的到來(lái)，我國(guó)高校檔案服務(wù)環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化。過(guò)去傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式顯然已經(jīng)難以滿(mǎn)足各種群體公眾對(duì)檔案信息資料的多樣化與個(gè)性化需求。在這種情況下，我國(guó)高校檔案管理必須要有所轉(zhuǎn)變，加快高校檔案管理的信息化建設(shè)步伐，逐步改善高校檔案服務(wù)質(zhì)量，滿(mǎn)足廣大師生對(duì)檔案管理服務(wù)的不同需求。本文就信息化背景下高校檔案服務(wù)策略來(lái)進(jìn)行一些淺顯的探討與分析，并提出一些有建設(shè)性的改進(jìn)措施與策略。

信息化；高校檔案；服務(wù)策略

一、引言

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)高等教育事業(yè)也呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的勢(shì)頭。我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展無(wú)形中增加了對(duì)高校檔案服務(wù)的需求，這使得檔案管理在我國(guó)高校發(fā)展的作用越來(lái)越突出。尤其是信息化時(shí)代的到來(lái)，使得高校師生對(duì)檔案服務(wù)的需求量有增無(wú)減，而且日益多樣化與個(gè)性化。這就需要我國(guó)高校做好信息化背景下高校檔案服務(wù)工作，提高高校檔案服務(wù)的信息化水平，從而為廣大師生可以提供更加便捷、高效、完善的檔案服務(wù)。但是由于多方面因素的制約，現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案數(shù)字化發(fā)展并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，其中還存在著一系列的問(wèn)題與不足，這嚴(yán)重影響了我國(guó)高校檔案作用的發(fā)揮。因此，加強(qiáng)對(duì)信息化背景下的檔案服務(wù)的研究，幫助我國(guó)高校找到提升其檔案服務(wù)水平途徑與策略就顯得尤為重要了。

二、信息化背景下我國(guó)高校檔案服務(wù)存在的問(wèn)題分析

（一）檔案服務(wù)途徑和形式單一。現(xiàn)階段，檔案管理工作在高校事業(yè)的發(fā)展中起到了越來(lái)越重要的作用，但是檔案服務(wù)途徑和形式的單一卻嚴(yán)重制約了高校檔案管理作用的進(jìn)一步發(fā)展。具體而言：一是我國(guó)高校檔案管理工作歷史悠久，并不是最近才發(fā)展起來(lái)的，由于多方面因素的影響，我國(guó)高校檔案管理顯然沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，具體體現(xiàn)在服務(wù)途徑的單一性上。進(jìn)入新世紀(jì)以后，以計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展，但是我國(guó)高校檔案管理服務(wù)過(guò)程中仍然采用面對(duì)面的服務(wù)方式，而諸如一些現(xiàn)代化的服務(wù)方式，例如：網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)服務(wù)等卻沒(méi)有有效建立起來(lái)。在廣大師生對(duì)檔案管理需求不斷增加的今天，傳統(tǒng)的服務(wù)途徑顯然已經(jīng)不能滿(mǎn)足廣大師生個(gè)性化與多樣化的服務(wù)需求了。因此，缺乏完善而有效的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式逐漸成為信息化背景下我國(guó)高校檔案管理存在的一個(gè)重要弊端。二是服務(wù)范圍過(guò)于狹窄。在我國(guó)高校檔案管理工作中，檔案服務(wù)范圍僅限于校內(nèi)，認(rèn)為高校檔案管理只需要為高校師生服務(wù)就可以了，這就大大限制了高校檔案管理的服務(wù)范圍，使其只把工作都圈放在學(xué)校這個(gè)小天地中，從而影響了高校檔案管理工作作用的進(jìn)一步發(fā)展。三是高校檔案服務(wù)形式的單一化。目前我國(guó)高校檔案工作的主要服務(wù)形式還是以復(fù)印檔案、開(kāi)具證明和查閱檔案為主，尤其是復(fù)印檔案，所占比例最大。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，各種群體公眾對(duì)檔案咨詢(xún)服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)等方面的需求會(huì)不斷增加，而這方面目前我國(guó)高校檔案管理卻無(wú)法提供，從而影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。

（二）缺乏有效的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。隨著檔案管理在高校發(fā)展中的作用越來(lái)越突出，對(duì)其服務(wù)質(zhì)量的要求也越來(lái)越高。為了可以提高檔案管理信息服務(wù)的質(zhì)量，高校應(yīng)該要建立一套完善的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，以便可以有效地促進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升。但是就目前而言，我國(guó)高校缺乏一套行之有效的檔案管理信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。具體而言：一是有些高校根本就沒(méi)有意識(shí)到信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的重要性，沒(méi)有建立完善的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。即使部分高校建立了檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，但是檔案信息服務(wù)體系的相關(guān)指標(biāo)不健全，難以發(fā)揮其作用。二是對(duì)信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系執(zhí)行力不夠，導(dǎo)致信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系形同虛設(shè)無(wú)法發(fā)揮其作用。

（三）檔案管理人員整體素質(zhì)水平不高。信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理工作中的大量運(yùn)用對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高更多的要求。信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，使得檔案管理工作不再僅僅停留在簡(jiǎn)單的復(fù)印資料和查閱資料上，而是要求檔案管理人員可以精通計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以熟練地運(yùn)用各種辦公與信息軟件。要想達(dá)到這些要求，高校檔案人員需要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。但是就目前實(shí)際情況而言，我國(guó)高校從事檔案管理的人員在專(zhuān)業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)方面存在著很多問(wèn)題，無(wú)法滿(mǎn)足信息化背景下檔案管理工作發(fā)展的需求。

三、信息化背景下促進(jìn)檔案服務(wù)的策略

（一）改變服務(wù)意識(shí)，豐富服務(wù)形式。1.增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。由于認(rèn)識(shí)等因素的制約，使得我國(guó)很多高校的檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，多數(shù)還是被動(dòng)式的檔案服務(wù)，這不僅難以發(fā)揮檔案管理工作的種種功能，也容易導(dǎo)致檔案信息的完整難以得到保證。因此，在信息化背景下要想做好高校檔案管理工作，首先就必須要增強(qiáng)高校檔案工作人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極主動(dòng)地為廣大師生服務(wù)，從而提升高校檔案管理的服務(wù)水平與質(zhì)量。

2.提供雙向服務(wù)。作為高校檔案部門(mén)，為現(xiàn)行科研、教學(xué)、后勤保障、學(xué)籍管理等相關(guān)工作提供便捷周全的服務(wù)是高校檔案部門(mén)的首要職責(zé)。但是我國(guó)高校檔案管理工作除了滿(mǎn)足上述需求以后，還可以積極主動(dòng)地拓寬自身服務(wù)與職能，努力為學(xué)校科研、教學(xué)、學(xué)生管理、后勤保障等等3.大力發(fā)展現(xiàn)代化的服務(wù)手段。以計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)具有信息傳輸快、信息傳輸便捷的優(yōu)勢(shì)。在高校檔案管理工作中大量采用這些信息技術(shù)，不僅可以為被服務(wù)者提供現(xiàn)代化的服務(wù)手段，更可以提高服務(wù)效率。因此，我國(guó)高校檔案管理部門(mén)可以創(chuàng)新服務(wù)手段，積極主動(dòng)地利用網(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)服務(wù)、郵件在線(xiàn)服務(wù)等現(xiàn)代化的服務(wù)手段來(lái)為廣大師生服務(wù)。

提供良好的服務(wù)。同時(shí)，高校檔案管理工作在為高校服務(wù)的同時(shí)，也可以將目標(biāo)投向社會(huì)，向社會(huì)開(kāi)放高校檔案，為社會(huì)各種群體公眾提供檔案信息服務(wù)。這將大大推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）建立完善的大學(xué)檔案信息的服務(wù)評(píng)價(jià)體系。健全的大學(xué)檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系對(duì)提升高校檔案管理水平與質(zhì)量是有著極為重要影響的。目前，我國(guó)高校在教學(xué)、科研等方面都建立了一套完整的評(píng)價(jià)體系。為此，我國(guó)高校也應(yīng)該借鑒其相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，盡快幫助我國(guó)高校檔案管理部門(mén)建立一套有效、完善、符合實(shí)際的服務(wù)評(píng)價(jià)體系。具體而言：一是要提高認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到服務(wù)評(píng)價(jià)體系的重要性，積極主動(dòng)地構(gòu)建完善的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。二是在信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的評(píng)價(jià)指標(biāo)的選擇上應(yīng)該盡可能地完善，具體應(yīng)該要包括以下內(nèi)容：服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)制度保障、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)、服務(wù)評(píng)價(jià)信息采集等。三是對(duì)于制定好的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，有關(guān)部門(mén)要嚴(yán)格考核，保證其落到實(shí)處。

（三）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)高校檔案管理人員的自身建設(shè)必須做好以下幾個(gè)方面的工作：一是做好對(duì)高校檔案工作人員的培訓(xùn)工作。知識(shí)時(shí)代的到來(lái)，使得知識(shí)的更新速度越來(lái)越快，各種新知識(shí)、新技術(shù)以及新理念層出不窮。對(duì)于高校從事檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)素養(yǎng)是做好檔案管理工作的前提。而這就需要高校加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，一方面加強(qiáng)對(duì)檔案有關(guān)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，使其具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能；另一方面加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使其可以熟練掌握各項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。二是要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)。一方面是檔案隊(duì)伍中要注入一批真正熱愛(ài)檔案管理工作的人員；另一方面檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)要合理，實(shí)現(xiàn)老中青三代比例協(xié)調(diào)。只有這樣，才能為廣大師生提高更好的檔案信息服務(wù)。

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［3］馬安娜.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究［J］.黑龍江史志，2015（13）：107.

［4］姚麗雅.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究［J］.黑龍江檔案，2014（04）：75-76.