信息化對民政檔案開發(fā)利用的影響及完善對策研究

文/菏澤市救助管理站 邵敏

信息化對民政檔案開發(fā)利用的影響及完善對策研究

文/菏澤市救助管理站 邵敏

民政檔案逐漸實現信息化，能夠將民政檔案的價值發(fā)揮至最大，但是目前在民政檔案信息化過程中還存在著各種各樣的影響因素，本文立足于現實基礎分析民政檔案信息化的對策。

信息化；民政檔案；開發(fā)利用；過程；影響因素；完善對策

一、民政檔案信息化的意義

民政檔案保存的目的是在保存原始民政檔案材料的基礎上實現民政檔案的利用價值。傳統的民政檔案管理方式，在民政檔案利用過程中對于民政檔案的原始材料損傷較大，而且民政檔案管理人員人手相對較少，查詢時所需的時間較長，影響民政檔案材料的使用效率。民政檔案實現信息化主要有以下幾點好處：

（一）提高了民政檔案的利用效率。民政檔案實現信息化就是利用計算機高科技技術對民政檔案原始材料進行電子存檔，而目前計算機發(fā)展最大的優(yōu)勢在于，計算機的存儲量大，而且計算機具備完善、便捷的檢索系統。檢索手段多樣，可以根據關鍵詞，也可以根據個人身份信息等等；檢索時間短，能夠在最短的時間內檢索出符合條件的檢索項目。傳統對民政檔案進行管理時，主要依靠人工對民政檔案進行分類建立檢索目錄，需要民政檔案時，查詢目錄，在目錄中找尋符合項，費時費力。

隨著計算機技術的發(fā)展，將民政檔案進行信息化，只需要在前期對民政檔案進行全部錄入，在不同的數據庫中進行存儲，如有需要可以查詢民政檔案中的部分信息，方便民政檔案的使用。放眼未來計算機發(fā)展的前進，人機對話是趨勢，這將進一步簡化人工勞動。在之前民政檔案管理過程中，存在一種現象就是使用者經常會查詢不到自己需要的民政檔案，這時查詢者會質疑民政檔案管理人員故意刁難，計算機不會作弊，更不會說謊，直接解決這一弊端。

（二）有利于實現民政檔案數字化管理。隨著社會的發(fā)展，民政檔案只有實現現代化管理，才能實現自身存在的價值。檔案實現數字化管理的主要途徑有以下兩種。首先就是民政檔案管理人員在計算機的虛擬磁盤中將民政檔案進行錄入，建立電子文檔檔案數據庫；其次就是將涉及圖片等信息的民政檔案進行掃描，將民政原始檔案進行圖像形式的存儲和顯示。

這兩種方式整體上來說就是將民政檔案內的具體信息進行重新歸類區(qū)分，分類存儲，這樣不僅能夠滿足使用者對于簡單信息的查詢，而且還能夠很好地滿足特殊使用者對于全文的需求，對于電子檔案直接進行復制粘貼即可，避免了對原始檔案進行復印，減少對原始檔案的破壞。

二、民政檔案開發(fā)利用信息化的過程中存在的問題

快速發(fā)展的計算機技術為檔案管理信息化提供了技術保障，但是在現實應用中，僅僅依靠技術進步是不夠的，還包含其他的因素。這些因素是造成民政檔案管理難以推行信息化的“罪魁禍首”。

（一）意識不到位。長期以來，很大一部分檔案管理人員對檔案的管理工作認識不到位，存在一些誤區(qū)，很多人認為檔案管理就是一種記錄、抄寫、保存的工作，其實不然，檔案管理是一個很重要的工作，不僅能給單位創(chuàng)造效益，還可以提高單位的工作效率，查找起來更快更準確，縮減時間成本。民政檔案管理工作人員受事業(yè)單位工作方式的影響，對于民政檔案信息在當代社會的服務價值認識不到位。在推行民政檔案管理信息化過程中，管理人員缺乏積極性，對于上級領導的工作部署，主要以應付為主，民政檔案信息化進展緩慢。我國民政檔案部門存在很明顯的人手不足現象，在日常工作中，民政檔案管理人員難以快速高效完成工作內容。民政檔案長期受不到重視，民政檔案原始材料經常性丟失，很多檔案在使用時去查詢就“杳無音訊”。

（二）民政檔案管理工作人員缺乏管理經驗。民政檔案管理人員隸屬事業(yè)單位人員，事業(yè)單位工作人員在人員更新上相對比較緩慢，但是社會發(fā)展卻非常迅速，要求民政檔案管理人員在日常工作中不能故步自封，需要不斷更新自己的知識儲備，更新工作經驗，以適應社會的發(fā)展。但是目前民政檔案管理工作人員普遍存在著知識水平較低、對信息化認識不到位等現象，這就使得民政檔案管理工作死氣沉沉，缺乏朝氣。

（三）民政檔案實現信息化中缺乏必要的資金支持。民政檔案管理實現信息化需要大量的資金支持，民政檔案管理部門的資金來源主要依靠財政支出，而財政支出十分有限，這就使得檔案管理部門在實現檔案管理信息化過程中缺少必要的軟硬件支持。民政檔案信息化工作看似取得一定的成就，但是與社會發(fā)展的需要相比還是存在一定的差距，就實行信息化管理的民政檔案部門而言，主要還是依靠人力維持，需要專門的工作人員負責，而且工作人員對于計算機系統的維護工作不能夠勝任，使得民政檔案在計算機環(huán)境下的風險大大增加。

三、民政檔案實現信息化管理的對策研究

（一）加大資金投入。資金支持是民政檔案實現信息化的前提，政府領導部門應該高度重視民政檔案信息化工作，將信息化工作納入政府發(fā)展總規(guī)劃中，集中全力推行民政檔案管理信息化。全方位提升民政檔案管理建設項目，在滿足信息化建設的計算機軟件條件下，提高軟件服務能力，即民政檔案管理人員的綜合素質。首先，提高管理人員的專業(yè)知識，聘請計算機軟件服務公司的人員對檔案管理人員進行培訓，豐富民政檔案管理人員對于計算機病毒等知識的了解，含的各部分信息。其次，加強檔案管理人員對于民政檔案的重視程度，改變傳統的隨地亂扔檔案的不良現象，加強對民政檔案管理人員法律意識的培訓，在工作中嚴格遵守法律法規(guī)。再次，提高檔案管理人員的服務意識，在管理檔案、接待查詢檔案人員過程中，堅守“為人民服務”的原則，熱情幫助查詢人員快速找到有效信息。

（二）確保民政檔案及時歸檔。很多民政檔案產生部門忽視民政檔案信息的保存，將民政檔案送到檔案管理部門時，檔案“缺章少頁”，不利于民政檔案的歸檔，尤其是在信息時代，殘缺不全的原始檔案就使得歸檔后的信息檔案依舊殘缺。既使民政檔案實現信息化，也實現不了其意義，因此，需要嚴格控制檔案的積累，并且不定期地對原始檔案積累工作進行監(jiān)督檢查，確保出現在檔案管理部門的民政檔案信息的真實、完整。

更新民政工作部門的工作方式，在未來社會，紙質文件會逐步被電子檔案所取代。民政工作部門中出現的各類紙質文件也應相應地減少，在聯網計算機環(huán)境下完成日常辦公。對于必須蓋章才能出現效力的文件，在蓋章之后直接掃描傳入檔案管理部門，會直接減少檔案管理工作人員的工作量，而且大大提高檔案歸檔的時間。這樣才能滿足信息時代高速的信息需求。

（三）加強配套體系的建設。民政檔案實現信息化需要一系列配套制度確保其在工作中真正發(fā)揮其效力，首先建立內部聯的各個工作部門的工作內容以及工作方式都會隨之改變，因此，需要不斷完善民政部門的工作規(guī)章制度。其次，信息時代，民政檔案管理部門需要加強網絡安全管理，形成專業(yè)的網絡信息安全管理部門，監(jiān)控民政檔案的信息安全。

四、結束語

檔案管理信息化將全面改變傳統管理模式中存在的空間問題，改變以往大量數據堆積在存儲室里的現象，不僅方便管理，更加方便查找和調用，提高檔案管理工作的效率，創(chuàng)造更好的經濟效益。因此，民政檔案實現信息化是民政檔案滿足未來社會發(fā)展的需要，有關部門需要改變傳統的思想觀念，重視民政檔案的信息化建設工作。民政檔案信息涉及的內容更加廣泛，需要在信息化建設中監(jiān)管信息的安全性，防止黑客的惡意侵襲。在法律法規(guī)的指導下規(guī)范民政部門工作人員的工作態(tài)度以及工作流程，全方位一體化實現民政檔案信息化過程。

［1］趙璇.加快民政信息化建設的對策及建議探析［J］.電子世界，2013（09）：175-176.

［2］李沂濱.如何提高民政檔案現代化管理水平［J］.人力資源管理，2012（08）：197-199.