新時期高校辦公室管理存在的問題及其對策探析

文/沈陽大學 陳娟娟 黃英婉

新時期高校辦公室管理存在的問題及其對策探析

文/沈陽大學 陳娟娟 黃英婉

本文在闡述推進高校辦公室管理必要性的基礎(chǔ)上，從宏觀和微觀視角提出高校辦公室管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上有針對性地分析了推進高校辦公室管理的對策。

高校辦公室；管理；以人為本；去行政化

一、新形勢下推進高校辦公室管理的必要性

（一）“以人為本”辦學理念的宏觀要求。國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020）提出要堅持“以人為本”的辦學理念，同時，在高素質(zhì)人才培養(yǎng)工程中也提到建設(shè)一支高素質(zhì)、創(chuàng)新型教育人才隊伍，以完善人才管理體制。這就要求高校領(lǐng)導在行政管理中，要將教育管理人員置于管理的核心位置，確立主導地位，塑造和諧環(huán)境，注重人文關(guān)懷，通過溝通協(xié)調(diào)管理目標來調(diào)動教育管理人員的積極性與創(chuàng)造性，以提高教育教學質(zhì)量的高校內(nèi)涵建設(shè)。

（二）提升高校辦公室管理人員綜合素質(zhì)的內(nèi)在要求。高校辦公室作為重要的行政組織機構(gòu)，主要圍繞高校整體部署和中心工作，負責日常管理的綜合協(xié)調(diào)、重要工作的督促落實等工作，發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的橋梁和樞紐作用，擁有服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀、督辦四項職能，具有其他部門不可替代的作用。高校辦公室工作的特殊性和重要性對辦公室管理人員的思想覺悟、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等綜合素質(zhì)提出了更高要求和巨大挑戰(zhàn)。

二、新時期高校辦公室管理中存在的問題

（一）宏觀管理不完善。1.管理運行機制不健全。在實際工作中，高校辦公室管理工作往往處于被動狀態(tài)，管理人員缺乏工作的動力、熱情以及對工作的敬畏之心，工作效率不高。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理運行機制，難以形成一種有效的競爭機制和淘汰機制，缺乏自我評價標準和工作業(yè)績評估制度等，導致管理人員工作積極性不高，辦事效率低，嚴重影響了辦公室的管理效益。

2.管理方式缺乏創(chuàng)新性。隨著科教興國戰(zhàn)略的實施和高校教育管理體制的改革，高校逐漸由社會邊緣進入社會中心，高校與政府、社會、企業(yè)聯(lián)系日益增多，因此，高校辦公室業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴展，這就要求高校辦公室管理能夠做到與時俱進，開拓創(chuàng)新。目前，高校辦公室管理方式大多是在長期工作中逐漸形成的固定模式，工作靠會議、靠文件、靠指令，忽視管理者自身的創(chuàng)造力和抽象思維能力。

（二）微觀管理人員綜合素質(zhì)不高。1.服務(wù)意識淡薄。高校辦公室工作既具體又繁雜，在沉重的工作壓力之下，有些高校辦公室人員易出現(xiàn)服務(wù)意識淡薄、工作態(tài)度不端正、工作應(yīng)付過關(guān)，或?qū)⒐ぷ飨裢破で蛞粯?，能推則推，缺乏勇于承擔的精神，甚至出現(xiàn)“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象，官僚作風嚴重。

2.業(yè)務(wù)能力不強。高校辦公室工作的特殊性和重要性，對高校辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。業(yè)務(wù)上既要了解國家的政策方針和學校的相關(guān)政策，又要具有較強的溝通、協(xié)調(diào)和應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)變能力，還要具有熟練使用電腦、傳真機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備的能力。目前，高校辦公室工作人員大多數(shù)是從黨政機關(guān)、教師、輔導員、教輔人員中抽調(diào)，或是留校的本校畢業(yè)生，都未經(jīng)過專業(yè)的培訓，業(yè)務(wù)水平參差不齊，這些都不同程度地制約辦公室作用的有效發(fā)揮。

三、推進高校辦公室 管理的對策

（一）完善運行機制，調(diào)動工作積極性。第一，實施競爭機制，可根據(jù)崗位空缺情況，通過設(shè)置嚴格考核程序，包括資格審查、筆試、面試等環(huán)節(jié)，面向社會公開招聘。同時，可設(shè)置輪崗制度，最大限度地激發(fā)管理人員的工作潛能。第二，完善獎勵機制，實施績效考評，將績效考核、績效工資和年度評優(yōu)相結(jié)合，真正做到獎懲公平，調(diào)動工作人員積極性。第三，引入淘汰機制，對于不作為、工作拖拉推諉、不能完成績效考核的管理人員，可根據(jù)情節(jié)嚴重程度，調(diào)離本部門，調(diào)入后勤等附屬機構(gòu)或直接解除聘用關(guān)系，以改善部門工作氛圍，提高工作效率。

（二）創(chuàng)新管理方式，逐漸施行去行政化管理。在管理方式上，突破以往的工作靠會議、靠文件、靠指令模式，在堅持基本原則的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理方式，積極發(fā)揮管理者自身的創(chuàng)造力和抽象思維能力，善于發(fā)現(xiàn)新的問題，提出新的見解。另一方面，應(yīng)避免行政過多的干預學術(shù)研究和教學管理，逐漸實行去行政化管理。

高校行政化是指高校像行政組織一樣依靠行政命令，行政權(quán)力全面支配組織的決策和管理。過度的行政化管理將制約學術(shù)研究和教學管理的順利開展，阻礙中國特色現(xiàn)代大學制度的完善和推行。

（三）增強服務(wù)意識，塑造和諧環(huán)境。高校辦公室屬于窗口服務(wù)單位，辦公室工作人員的一言一行，一舉一動都代表著學校的整體形象。在辦公室管理工作中，增強服務(wù)意識，樹立“以人為本”的服務(wù)理念，注重對人性的理解，做到尊重人、關(guān)心人、愛護人、教育人。作為學校領(lǐng)導，要注重對下屬工作人員的人文關(guān)懷，把握下屬的工作進展、生活狀態(tài)和心理情緒，讓下屬體會到領(lǐng)導的人文關(guān)懷；作為辦公室工作人員，要端正態(tài)度，不僅對領(lǐng)導積極主動，更要對教師和學生做到服務(wù)周到熱情，塑造一個和諧向上的工作環(huán)境。

（四）加強業(yè)務(wù)能力，提高管理效率。第一，在思想作風建設(shè)方面，應(yīng)不斷加強政治理論學習，提高思想政治道德修養(yǎng)，保持優(yōu)良工作作風，以高度的政治責任感與使命感去做好各項工作。第二，在業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)方面，應(yīng)加強專業(yè)技能培訓。通過持續(xù)的培訓和“干中學”相結(jié)合的方式，增強工作人員的組織溝通協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、文字編輯表達能力以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備的熟練使用能力，提高辦公效率。

［1］嚴發(fā)萍，趙琦蘭.高校去行政化與以人為本理念關(guān)系探析［J］.赤峰學院學報，2014（11）.

［2］孫平."高校去行政化"命題之反思［J］.教育考試，2010（5）.

［3］趙麗娟.新時期改進高校管理的創(chuàng)新思考［J］.前沿，2013（10）.