如何規(guī)范地整理歸檔文件

文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

如何規(guī)范地整理歸檔文件

文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

通過(guò)理論與實(shí)踐相結(jié)合，轉(zhuǎn)述了歸檔文件規(guī)范整理的步驟，重點(diǎn)描述了歸檔文件分類(lèi)與鑒定的技能，整理當(dāng)中的要素和實(shí)踐。我們采用六步法，也就是六個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行歸檔文件的規(guī)范整理。筆者認(rèn)為，不僅條理清楚，而且事半功倍。

歸檔文件；規(guī)范整理；原則

本文作者在一所三甲醫(yī)院檔案室從事檔案工作多年，每年都對(duì)行政政務(wù)管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件材料進(jìn)行整理，在整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)條理一定要清晰，尤其是對(duì)歸檔文件的分類(lèi)與鑒定的技能要掌握好，筆者有幾點(diǎn)見(jiàn)解，現(xiàn)闡述如下。

一、明確文件整理原則、規(guī)則

（一）遵循文件形成規(guī)律，保持文件有機(jī)聯(lián)系。人們?cè)谔幚硎聞?wù)的過(guò)程中通常以文件為載體真實(shí)地記錄其活動(dòng)的內(nèi)容和過(guò)程，隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展變化，文件也隨之從少到多，后一份文件是前一份文件的延續(xù)，如召開(kāi)一次會(huì)議，有會(huì)議通知、會(huì)議議程和日程、與會(huì)人員名單、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議總結(jié)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等，如果孤立地看待其中每一份文件，無(wú)法獲得該活動(dòng)的完整信息，只有把特定活動(dòng)的相關(guān)文件聯(lián)系起來(lái)，才能反映整個(gè)活動(dòng)的全貌，從而維護(hù)社會(huì)真實(shí)的歷史面貌。

還要保證歸檔文件在內(nèi)容和形式上齊全完整。文件的內(nèi)容反映發(fā)文者的思想和意圖，是歸檔文件價(jià)值的客觀基礎(chǔ)，一旦形成，應(yīng)忠實(shí)地保存原意，不允許隨意更改。而它的形式反映了當(dāng)時(shí)的現(xiàn)狀，要完整地保留下來(lái)。是以后進(jìn)行檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。

（二）區(qū)分保存價(jià)值，確定保管期限。一份文件是否整理、立卷歸檔保存，是由文件有無(wú)歷史查考價(jià)值來(lái)決定的，不是所有文件都全部歸檔保存，必須通過(guò)鑒定，確定文件的保存價(jià)值，根據(jù)其價(jià)值的大小決定保管期限的長(zhǎng)短，對(duì)保存價(jià)值大的文件重點(diǎn)整理和保管，期限也長(zhǎng)一些；對(duì)保存價(jià)值小的文件，視情況區(qū)別對(duì)待；無(wú)保存價(jià)值的公文不必整理和立卷。

（三）便于保管和利用。這是檔案整理的根本目的。為便于保管和使用，盒內(nèi)文件數(shù)量存放適度，以繩帶扣住卷盒為限。針對(duì)不同種類(lèi)的文件，靈活采取不同的保管方法，如一般文件裝盒，而財(cái)會(huì)賬冊(cè)等則保持其原來(lái)的形式。有傳真等其他類(lèi)型文件也一并整理、立卷歸檔，確保同一問(wèn)題的相關(guān)文件之間不脫節(jié)。

（四）立足本單位文件，以“件”為整理單位。因?yàn)楸締挝坏穆毮芑顒?dòng)才是本身所特有的，反映本單位自身的歷史面貌，把它加以整理保存，具有連續(xù)反映本單位的歷史查考價(jià)值。整理時(shí)按照2000年檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT/22-2000）規(guī)定，以每份文件為一件，以它相關(guān)聯(lián)的定稿、附件、復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)文等也一并組件附后，另外如報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)之類(lèi)，依照原樣組為一件。

二、采用六步法，也就是步驟來(lái)進(jìn)行歸檔文件的規(guī)范整理

第一步鑒定文件。結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令），制定本單位的文件歸檔范圍和檔案保管期限表，區(qū)分：不歸檔、永久和定期。

劃分方法如下：

永久：

1.收文：A、是否為主送本單位的批復(fù)類(lèi)文件。B、內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。C、政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

2.發(fā)文：本單位主要職能活動(dòng)的重要文件材料；開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

3.本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)等。

定期30年：

1.收文：長(zhǎng)期執(zhí)行的文件（如試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)）；

2.發(fā)文：本單位比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（包括：內(nèi)部管理制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度、業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

定期10年：

1.收文：短期內(nèi)查考的文件；

2.發(fā)文：本單位事務(wù)性、一般性工作形成的文件。

第二步按件裝訂。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

第三步排列文件。按“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)。

黨群類(lèi)下設(shè)：（1）黨務(wù)；（2）工會(huì)；（3）共青團(tuán)；（4）婦女工作；（5）學(xué)（協(xié)）會(huì)。在（1）-（5）之下按時(shí)間排列文件。

行政類(lèi)下設(shè)：（1）組織人事；（2）政務(wù)；（3）財(cái)務(wù)；（4）總務(wù)。

業(yè)務(wù)類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。

第四步編號(hào)。永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。

第五步編目。按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。

第六步填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀）。

三、運(yùn)用六步法整理后的體會(huì)和做法

這六步當(dāng)中，第一步鑒定文件是重點(diǎn)，把文件劃分歸檔與不歸檔，逐份鑒定其保管期限，是永久、定期（30年、10年），遇到不確定的，我的做法是先暫時(shí)不要蓋檔號(hào)章，用鉛筆編號(hào)，放至最后一秒，或上柜之前，確定了才蓋。

第三步排列文件要仔細(xì)，第一大類(lèi)之后的同時(shí)，第二步裝訂之前，還要檢查文件質(zhì)量，檢查歸檔文件種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)齊全完整，不遺漏短缺。有破損或字跡模糊的應(yīng)予裱糊和復(fù)制并與原件一并歸檔。歸檔文件的書(shū)寫(xiě)材料、紙張符合檔案保護(hù)要求。

二級(jí)類(lèi)目，可根據(jù)各單位性質(zhì)的不同分設(shè)不同的類(lèi)別，比如我們?cè)谛姓?lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目（3）財(cái)務(wù)管理，包含了審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)；（4）后勤保障管理，包含了車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理、安全保衛(wèi)等工作中形成的文件材料。業(yè)務(wù)類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，其業(yè)務(wù)包含醫(yī)務(wù)（技）管理、糾紛、質(zhì)控管理、護(hù)理、院感、科教。

每年經(jīng)過(guò)以上步驟一步一步做下來(lái)，感覺(jué)忙而不亂，有條不紊，歸檔文件能夠較為規(guī)范系統(tǒng)地得到整理，使文件材料保存完整，便于查閱使用，利用價(jià)值也能得到最充分的發(fā)揮。各個(gè)單位根據(jù)自身情況，也有不同做法，筆者也結(jié)合實(shí)際，除了按照上述的六步，具體還做了如下方法：

1.編制《醫(yī)院職能科室的文件分類(lèi)表》。筆者認(rèn)為，檔案人員應(yīng)該充分熟悉你所在單位的所有行政職能部門(mén)的業(yè)務(wù)工作范圍，你才能知道哪些工作內(nèi)容重要，哪些不重要，哪些需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔，心里面有個(gè)數(shù)。因此，編制了《醫(yī)院職能科室的文件分類(lèi)表》，所有工作進(jìn)行全面梳理，與相關(guān)職能科室核對(duì)確認(rèn)，每年逐項(xiàng)進(jìn)行文件資料收集，做到不遺漏，達(dá)到充分歸檔的目的。

2.調(diào)整歸檔范圍和保管期限表。每年應(yīng)根據(jù)各部門(mén)工作內(nèi)容情況，及時(shí)調(diào)整本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表。

3.編制歸檔文件目錄。采用計(jì)算機(jī)管理，2014年3月購(gòu)買(mǎi)宏博科技有限公司出品的《紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)》標(biāo)準(zhǔn)版ver2011，錄入內(nèi)容齊全，包括文件類(lèi)型、單位、日期、文件題名、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、附件數(shù)量等，卷內(nèi)目錄打印出來(lái)比較規(guī)范，查找快捷，便于管理。

4.分發(fā)卷內(nèi)目錄。將上一年整理好的歸檔文件卷內(nèi)目錄分發(fā)一套給各職能科室，讓他們了解本部門(mén)哪些東西歸檔了，可以再利用，哪些沒(méi)有，哪些需要補(bǔ)歸。

四、小結(jié)

綜上所述，規(guī)范整理的目的：1.按文件形成規(guī)律，保持文件天然聯(lián)系。2.區(qū)分保存價(jià)值，確定保管期限。3.便于保管和利用。更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會(huì)服務(wù)。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化的建設(shè)已提上議事日程。檔案數(shù)據(jù)的詳略、對(duì)錯(cuò)決定著數(shù)字化工作的成敗，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案案卷進(jìn)行準(zhǔn)確無(wú)誤的分類(lèi)、整理、編頁(yè)，建立高質(zhì)量的案卷目錄和文件目錄。因此，檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為以后檔案信息化的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為檔案數(shù)字化工作做好充分的準(zhǔn)備。

［1］陳建林.文秘與檔案管理［M］.人民郵電出版社，2011.

［2］高建華.歸檔文件整理操作要領(lǐng)［DB/OL］.中國(guó)檔案咨詢(xún)網(wǎng).

［3］蔡學(xué)美.當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)［J］.四川檔案，2013（2）.