做好辦公室工作重在養(yǎng)好“四氣”

文/中鐵十七局集團(tuán)中心醫(yī)院 戴青平

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做好辦公室工作重在養(yǎng)好“四氣”

文/中鐵十七局集團(tuán)中心醫(yī)院 戴青平

【摘要】辦公室負(fù)責(zé)處理綜合性事務(wù)，需要在工作中提升自身的服務(wù)水平，對(duì)改善單位作風(fēng)、政策落實(shí)、加強(qiáng)黨群聯(lián)系等工作發(fā)揮重要作用。為讓辦公室的工作水平得到提升，需要養(yǎng)好“四氣”，堅(jiān)持踏實(shí)肯干的工作態(tài)度，樹立良好形象，培養(yǎng)良好風(fēng)氣，為領(lǐng)導(dǎo)、基層和群眾提供良好服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；“四氣”

辦公室具備協(xié)調(diào)、溝通、聯(lián)系的作用，在單位工作中占據(jù)重要地位。筆者認(rèn)為在開展辦公室工作的過(guò)程中，除了需要認(rèn)識(shí)其重要性并堅(jiān)持它的三個(gè)原則以外，還要養(yǎng)好“四氣”：處理疑難事務(wù)的底氣、處事的大氣、有敢于碰硬的勇氣、一身正氣，如此才能讓辦公室工作發(fā)揮積極作用。

一、辦公室工作的重要性

辦公室能為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，需要對(duì)上級(jí)文件精神有所了解，能掌握某個(gè)階段單位的工作日程安排，對(duì)員工的情緒狀態(tài)有清晰的了解。在面對(duì)以上狀況時(shí)，辦公室要采取積極措施進(jìn)行處理，收集信息之后進(jìn)行記錄，對(duì)信息實(shí)施研究，得出科學(xué)的觀點(diǎn)，提出改進(jìn)工作的建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。辦公室屬于一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的軸心，屬于和各方保持聯(lián)系的樞紐，為上下級(jí)聯(lián)系創(chuàng)造條件，對(duì)各方的關(guān)系起到平衡作用，全面化解各方矛盾。辦公室人員必須對(duì)政治理論和政策進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升理論水平，提高思想境界，增強(qiáng)辦事能力。辦公室人員要具備遇事冷靜、處變不驚的素質(zhì)，合理處理問(wèn)題，在辦事時(shí)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，為單位的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

二、辦公室工作的原則

（一）凡事保密。辦公室工作的性質(zhì)決定辦公人員常常會(huì)接觸到重要文件，參與重要會(huì)議，甚至參與一些重要決策的討論。單位一旦有任何決策都會(huì)比其他工作人員先知曉。以上情況要求辦公室的工作人員能堅(jiān)持保密原則，在單位決定尚未公布前都可歸入保密范圍內(nèi)。如果提前泄露信息就可以造成一定損失。辦公人員要對(duì)此保持自覺(jué)，在得知決策后，如有人詢問(wèn)，要向其講明公司制度，也要告知對(duì)方自己的行事原則，堅(jiān)決做好保密工作。

（二）辦事準(zhǔn)確。辦文的準(zhǔn)確度要達(dá)到較高水平，辦事要謹(jǐn)慎。在實(shí)際工作匯中要有認(rèn)真的態(tài)度。比如，正在閱讀文件時(shí)，要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行深思熟慮，將工作的要點(diǎn)記清，對(duì)批復(fù)時(shí)間牢固進(jìn)行記憶，在處理事務(wù)時(shí)達(dá)到胸有成竹的目的。在領(lǐng)導(dǎo)或同事詢問(wèn)文件內(nèi)容或某個(gè)事項(xiàng)的處理情況時(shí)，回答盡量客觀，不可隨意回復(fù)。比如，在發(fā)文時(shí)，文書工作會(huì)對(duì)單位的整體政策產(chǎn)生影響。因此，工作必須細(xì)致，對(duì)事務(wù)進(jìn)行合理處理，防止出現(xiàn)問(wèn)題。在撰寫文本時(shí)，必須要確保書寫的文案和原本文件相一致，不可出現(xiàn)文字上的差錯(cuò)，防止文件質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題。

（三）處理快速。辦公室的工作性質(zhì)要求辦事速度較快。單位均是在出現(xiàn)問(wèn)題后進(jìn)行決策的調(diào)整或制定，辦公室工作就是要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完這些事務(wù)。因此，辦公室人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，不能出現(xiàn)拖延的情況。辦事效率涉及到辦事效率，在各單位工作越來(lái)越繁忙的情況，需要在保證辦公質(zhì)量的前提下，提升辦事速度。

三、做好辦公室工作應(yīng)重點(diǎn)養(yǎng)好“四氣”

（一）處理疑難事務(wù)的底氣。在開展辦公室服務(wù)時(shí)，辦公室人員要在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，也要在平時(shí)注意學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身的工作技能。辦公室工作處理的問(wèn)題較為復(fù)雜，涉及到本單位黨委機(jī)關(guān)的各個(gè)層面，如果工作人員沒(méi)有過(guò)硬的本領(lǐng)，難以勝任此項(xiàng)工作。辦公室工作人員要在工作中注意向前輩請(qǐng)教，也要在遇事時(shí)敢于做出選擇。每天工作完畢后都要對(duì)自己的工作進(jìn)行總結(jié)，每月、每季度、每年也都要開展階段性總結(jié)，找出自己在工作中的閃光點(diǎn)和不足，加強(qiáng)自身的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)工作中的不足進(jìn)行改進(jìn)，讓自身的能力得到提升。如此就能讓自己在遇到事情時(shí)知曉如何處理，也能在工作中獲得進(jìn)步，在處理事務(wù)時(shí)也更加有底氣。還要在工作中堅(jiān)持行事謹(jǐn)慎的作風(fēng)，在平日工作中注意那些容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)，讓自身的工作技能足以避開這些差錯(cuò)，如此才能在工作中有底氣。比如，在撰寫工作流程文件時(shí)，工作人員需要根據(jù)工作的性質(zhì)、工作的內(nèi)容擬定工作的整體流程初稿，然后查閱大量相關(guān)文件，綜合文件中的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)流程文件初稿進(jìn)行修訂。同時(shí)，在整個(gè)文件的撰寫過(guò)程中，工作人員需要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，反復(fù)審核文件的是否存在錯(cuò)誤，及時(shí)將存在的錯(cuò)誤進(jìn)行修改，保證文件內(nèi)容真實(shí)、有效。文件撰寫中查閱、整理、修訂是對(duì)文件內(nèi)容的綜合處理過(guò)程，只有在這一過(guò)程中嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，才能保證撰寫的文件符合工作需求。而只有滿足了文件撰寫需求，才能保證當(dāng)工作人員將文件呈交領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)時(shí)，具有充足的底氣。

（二）行事的大氣。行事大氣是一種可貴的品質(zhì)，大氣者榮辱不驚，在重要事情上懂進(jìn)退，能在關(guān)鍵時(shí)刻表現(xiàn)出應(yīng)有的度量。行事大氣，不是忍氣吞聲，不是阿諛?lè)畛?，不是疏忽大意，而是一種心態(tài)平和、積極向上、胸懷寬廣、懂得取舍、明白感恩。生活中處事大氣，能避免無(wú)謂的爭(zhēng)執(zhí)，能平衡內(nèi)心的糾結(jié)，能舒展胸中滯氣。工作中，行事大氣是處理與同事之間、與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的重要方式，大氣處事會(huì)得到大家的認(rèn)同。特別是領(lǐng)導(dǎo)，在辦公室中，領(lǐng)導(dǎo)為人大氣才能帶動(dòng)工作人員形成民主氛圍。因此，要想辦公室工作具備大氣的特質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)就要以身作則，以寬容的態(tài)度對(duì)待下屬及下屬的意見，能在工作中容人的長(zhǎng)處與短處，以真誠(chéng)的態(tài)度待人，如此才能為辦公室營(yíng)造和諧氛圍。當(dāng)然，這種大氣并非縱容與姑息他人，而是要以實(shí)事求是為原則，在堅(jiān)持原則的前提下保證氣氛的和諧。領(lǐng)導(dǎo)還要具備全局眼光，能在工作中考慮政府的整體利益，堅(jiān)持顧全大局，只有服務(wù)大局才能獲得大家的認(rèn)可。

（三）敢于碰硬的勇氣。一些干部遇到問(wèn)題后就會(huì)選擇避開，在遇到困難時(shí)沒(méi)有迎難而上的勇氣。此種情況會(huì)對(duì)干群關(guān)系產(chǎn)生不利影響。這些辦公人員應(yīng)有的勇氣，難以承受重托。辦公室工作涉及的層面較為復(fù)雜，可能會(huì)遇到一些特殊事件，辦公人員不可因?qū)Ψ降谋尘暗纫蛩剡x擇退縮，而應(yīng)堅(jiān)持辦事原則。辦公室工作也會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持，領(lǐng)導(dǎo)人員處理的事務(wù)過(guò)多，可能在決策中存在偏差。辦公人員要對(duì)決策內(nèi)容進(jìn)行全面了解，找出其中不合理之處，向領(lǐng)導(dǎo)提出意見，勇于表達(dá)自己的觀點(diǎn)，避免單位受到損失。任何工作的落實(shí)都非常重要，對(duì)工作的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督十分必要。辦公室中的工作職責(zé)十分明確，每件工作的落實(shí)都會(huì)對(duì)單位產(chǎn)生影響，要主動(dòng)承擔(dān)起監(jiān)督職責(zé)，向執(zhí)行工作的人員了解事情的進(jìn)展，適當(dāng)督促其加強(qiáng)辦事效率。工作中難免存在眾多的問(wèn)題，勇于面對(duì)問(wèn)題，勇于解決問(wèn)題，勇于承擔(dān)問(wèn)題帶來(lái)的責(zé)任，勇于迎接解決問(wèn)題的挑戰(zhàn)，工作中無(wú)處不需要勇氣，只有有勇氣面對(duì)任何難題，才能提升自我工作能力，提升自己的存在價(jià)值。

（四）一身正氣。為人要正派，不在群眾面前盛氣凌人，要表現(xiàn)出謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，提供有實(shí)際價(jià)值的服務(wù)。對(duì)待同事要光明磊落，表達(dá)自己真摯的情況，避免爾虞我詐，不因利益沖突而產(chǎn)生“爭(zhēng)斗”，有問(wèn)題及時(shí)保持溝通。在處理事務(wù)時(shí)，保證工作信息的真實(shí)，不讓個(gè)人情緒影響工作。對(duì)某位上級(jí)有意見也不可表現(xiàn)在工作中。與同事保持和諧的關(guān)系，但如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方在工作中存在問(wèn)題，就要直接指出，不可因擔(dān)心影響人際關(guān)系讓工作受到負(fù)面影響。辦公室的同事要彼此理解、相互支持，彼此坦誠(chéng)相見才能處理好工作中的問(wèn)題。辦公人員與領(lǐng)導(dǎo)接觸較為頻繁，崗位具有特殊性，要對(duì)自身的言行進(jìn)行限制，做到嚴(yán)格自律。辦公室工作需要熬夜，辦公人員要堅(jiān)持苦中作樂(lè)，做到愛(ài)崗敬業(yè)，在兢兢業(yè)業(yè)中體現(xiàn)自己的價(jià)值。辦公室工作要有正氣，與違規(guī)行為作斗爭(zhēng)，嚴(yán)于律己，堂堂正正，安安穩(wěn)穩(wěn)，保證工作合法、遵規(guī)。辦公室直接關(guān)系到單位形象，心中要懷有報(bào)國(guó)之念，以嚴(yán)格的要求限制自己，為身邊的同事樹立榜樣，為群眾處理實(shí)際問(wèn)題，用親身行動(dòng)維護(hù)單位形象。

辦公室工作十分重要，起到協(xié)調(diào)各方關(guān)系的作用。辦公人員要加強(qiáng)平時(shí)的學(xué)習(xí)，讓自身的理論和工作技能均達(dá)到較高水平，如此才能應(yīng)對(duì)工作中的復(fù)雜狀況。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要樹立榜樣，在辦事時(shí)寬以待人，為辦公室創(chuàng)造和諧的工作氛圍。辦公人員要有迎難而上的勇氣，敢于指出領(lǐng)導(dǎo)決策中不合理的部分。