創(chuàng)建獨(dú)立學(xué)院學(xué)習(xí)型辦公室的內(nèi)涵探析

何靖霞

創(chuàng)建獨(dú)立學(xué)院學(xué)習(xí)型辦公室的內(nèi)涵探析

何靖霞

學(xué)習(xí)型組織理論是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最具影響力的管理理論之一，將學(xué)習(xí)型組織理論運(yùn)用于獨(dú)立學(xué)院辦公室的管理和建設(shè)，對(duì)獨(dú)立學(xué)院辦公室的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義。獨(dú)立學(xué)院辦公室必須通過建立共同愿景、樹立團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)觀念、不斷實(shí)現(xiàn)自我超越，改善心智模式和努力進(jìn)行系統(tǒng)思考等舉措，積極構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室。

學(xué)習(xí) 學(xué)習(xí)型組織 獨(dú)立學(xué)院辦公室 營(yíng)建策略

近年來，隨著高等教育事業(yè)飛速發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)規(guī)模也逐漸擴(kuò)大，辦學(xué)層次進(jìn)一步提高，學(xué)院內(nèi)部的管理體制也在日益深化。獨(dú)立學(xué)院辦公室作為核心的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐地位，如何與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)專業(yè)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升服務(wù)管理水平，提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)，直接影響著學(xué)院各項(xiàng)決策意見貫徹落實(shí)和執(zhí)行的效果。因此，將學(xué)習(xí)型組織理論引入獨(dú)立學(xué)院辦公室的建設(shè)，探索構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室模式，是促進(jìn)辦公室專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)的必然要求，也是順應(yīng)時(shí)代背景和環(huán)境條件變化的客觀需要，必將促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院各方面的可持續(xù)發(fā)展。

一、學(xué)習(xí)型組織的內(nèi)涵

學(xué)習(xí)型組織最初的構(gòu)想源自于美國麻省理工學(xué)院福瑞斯特教授在1965年寫的一篇文章《一種新型的公司設(shè)計(jì)》。他運(yùn)用系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)的原理，非常具體地構(gòu)想出未來企業(yè)的組織形態(tài)——層次扁平化、組織咨詢化、系統(tǒng)開放化，逐漸由從屬關(guān)系轉(zhuǎn)向?yàn)楣ぷ骰锇殛P(guān)系，不斷學(xué)習(xí)，不斷重新調(diào)整結(jié)構(gòu)關(guān)系。彼得.圣吉在進(jìn)入麻省理工讀書后旋即被福瑞斯特教授的系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)整體動(dòng)態(tài)搭配的管理新理念所吸引，在繼續(xù)研究該新理念的基礎(chǔ)上，圣吉進(jìn)一步融入了更多整體動(dòng)態(tài)搭配的細(xì)節(jié)性技術(shù)，還與一些新的創(chuàng)造性管理技術(shù)結(jié)合起來，提出了以五項(xiàng)修煉為基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)型組織理論。圣吉認(rèn)為，所謂的學(xué)習(xí)型組織，是指通過培養(yǎng)彌漫于整個(gè)組織的學(xué)習(xí)氣氛、充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造性思維能力而建立起來的一種有機(jī)的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持續(xù)發(fā)展的組織。這種組織具有持續(xù)學(xué)習(xí)的能力，具有高于個(gè)人績(jī)效總和的綜合績(jī)效。

二、獨(dú)立學(xué)院創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室的重要意義

（一）學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)是適應(yīng)我國高等教育發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

高校作為教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的教育機(jī)構(gòu)，是人才培養(yǎng)的重要平臺(tái)。隨著高等教育大眾化、國際化趨勢(shì)、高等教育與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展聯(lián)系日趨緊密、高校合并調(diào)整、轉(zhuǎn)型升級(jí)、爭(zhēng)創(chuàng)國內(nèi)外一流大學(xué)、高等學(xué)校辦學(xué)自主權(quán)日益加大等新的形勢(shì)發(fā)展，使高校與社會(huì)與國際的關(guān)系發(fā)生了深刻變化，高等教育的規(guī)模與質(zhì)量、學(xué)科的調(diào)整和整合等對(duì)高校的行政管理工作提出了諸多挑戰(zhàn)。在這樣的機(jī)遇與挑戰(zhàn)下，建立高校學(xué)習(xí)型辦公室迫在眉睫，有利于辦公室人員將學(xué)習(xí)和工作相結(jié)合，充分發(fā)揮辦公室的職能，不斷提高辦公室的管理服務(wù)水平，推動(dòng)學(xué)院工作科學(xué)發(fā)展。

（二）學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)是辦公室打造專業(yè)化隊(duì)伍的必然要求

辦公室面向的對(duì)象廣，涉及面寬，構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室能夠有效提高辦公室人員不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新及系統(tǒng)思考的能力和業(yè)務(wù)水平，通過掌握一定的管理、文秘、法律、檔案、公關(guān)、信息處理和綜合寫作等方面的專業(yè)知識(shí)，不斷在工作中學(xué)習(xí)和熟悉高等教育理論，探索高校發(fā)展的工作規(guī)律，及時(shí)理性地思考高校建設(shè)和發(fā)展方向，不斷解決發(fā)展中遇到的新情況和新問題，從而豐富工作經(jīng)驗(yàn)，提高應(yīng)急處變和實(shí)際工作能力，推動(dòng)辦公室工作全面而高效地開展。

（三）學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)是完善獨(dú)立學(xué)院行政管理制度的有效途徑

獨(dú)立學(xué)院相對(duì)普通高等學(xué)校而言，發(fā)展時(shí)間短，辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)不足，機(jī)構(gòu)設(shè)置綜合，人員配備精簡(jiǎn)，獨(dú)立學(xué)院辦公室也相應(yīng)地事物龐雜，辦公效率低下。特別是長(zhǎng)期在母體環(huán)境中辦學(xué)，使得獨(dú)立學(xué)院辦公室制度在建設(shè)方面相對(duì)滯后，缺乏與自身發(fā)展相適應(yīng)的特色管理制度。新形勢(shì)下，特別是基于獨(dú)立學(xué)院規(guī)范設(shè)置的現(xiàn)實(shí)要求下，加強(qiáng)學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)，對(duì)于系統(tǒng)地完善獨(dú)立學(xué)院行政管理制度，促進(jìn)學(xué)院科學(xué)發(fā)展、規(guī)范發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

三、獨(dú)立學(xué)院學(xué)習(xí)型辦公室的營(yíng)建策略

（一）建立共同的愿景，積極營(yíng)造良好的辦公室氛圍

共同愿景是組織成員共同的遠(yuǎn)景和愿望，是組織成員內(nèi)心渴望所能夠歸屬于的一項(xiàng)重要任務(wù)、事業(yè)或使命，是構(gòu)筑、營(yíng)造學(xué)習(xí)型組織的基本前提。獨(dú)立學(xué)院辦公室建立共同愿景分兩個(gè)層次，首先個(gè)人愿景是深藏于其內(nèi)心深處和腦海中所持有的意象或景象，要通過激發(fā)全體成員的智慧共同挖掘成員的個(gè)人愿景，逐步形成具有感召力的理想和目標(biāo)，使之融合于組織的共同愿景之中。正是由于個(gè)人的愿景是從自己的價(jià)值觀、自己的抱負(fù)、自己內(nèi)心深處出發(fā)的，是自己愿意并想要去完成的，所以可以義無反顧地全身心投入。獨(dú)立學(xué)院辦公室每一個(gè)崗位上的成員都各司其職，忙碌于每天的事務(wù)性瑣事中，通過建立個(gè)人愿景，合理規(guī)劃階段性目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，持續(xù)不斷地激勵(lì)發(fā)展個(gè)人抱負(fù)，發(fā)揮每個(gè)成員各自的內(nèi)在潛能，就能激發(fā)起成員產(chǎn)生工作靈感的火花和新的思考與行動(dòng)方式，從而去追求和諧高效、富于創(chuàng)造力和藝術(shù)氣息的辦公室氛圍；其次要結(jié)合學(xué)院的辦學(xué)指導(dǎo)思想和整體發(fā)展目標(biāo)，以及各個(gè)系部和職能部門的工作規(guī)劃，促進(jìn)辦公室核心價(jià)值觀的凝練，進(jìn)而形成辦公室的共同愿景，讓辦公室成員舍棄瑣碎的事，產(chǎn)生辦公室大家庭的一體感，在不知不覺中增強(qiáng)辦公室的執(zhí)行力、凝聚力和戰(zhàn)斗力，促進(jìn)成員間和辦公室整體的共同進(jìn)步。

（二）樹立團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的觀念，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的過程是指發(fā)展團(tuán)隊(duì)成員整體搭配與實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)能力的過程，由團(tuán)隊(duì)成員一起了解彼此的感覺和想法，其作用是發(fā)揮團(tuán)體智慧，使學(xué)習(xí)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。獨(dú)立學(xué)院辦公室作為一個(gè)辦公室團(tuán)隊(duì)，辦公室成員可以通過一起研究、探討和交流，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，共享最新信息資源，及時(shí)有效進(jìn)行溝通，激發(fā)出具有創(chuàng)新性的思想火花和富有建設(shè)性的意見，讓成員達(dá)到更高層次的共識(shí)，使團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)效率最大化，這將有利于把知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作能力，并促進(jìn)個(gè)人成長(zhǎng)。俗話說“活到老，學(xué)到老”，作為高校教職工，尤其是作為高校窗口的辦公室工作人員，更應(yīng)當(dāng)通過不斷地學(xué)習(xí)來充實(shí)自己，提升自己，完善自己?？梢愿鶕?jù)辦公室的崗位特點(diǎn)和各階段的中心工作來建立學(xué)習(xí)計(jì)劃制度，對(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)進(jìn)行合理的規(guī)劃和安排，充分利用高校豐富的教育資源和先進(jìn)的教育技術(shù)，創(chuàng)造“勤學(xué)、好學(xué)、會(huì)學(xué)、樂學(xué)”的良好學(xué)習(xí)氛圍，開拓多渠道、新途徑的學(xué)習(xí)方式，提高學(xué)習(xí)活動(dòng)的吸引力和覆蓋面，從而不斷提高辦公室成員的工作水平和綜合素質(zhì)，保證辦公室各項(xiàng)任務(wù)的出色完成。

（三）提高主動(dòng)服務(wù)能力，積極探索創(chuàng)新發(fā)展的道路，轉(zhuǎn)變思維方式，不斷實(shí)現(xiàn)自我超越

自我超越是人類和社會(huì)的一種內(nèi)驅(qū)動(dòng)，是學(xué)習(xí)不斷認(rèn)識(shí)并加深個(gè)人的真正愿望，不斷擴(kuò)展其創(chuàng)造生命中真正的心之所向的能力，是學(xué)習(xí)型組織的精神基礎(chǔ)。作為獨(dú)立學(xué)院辦公室成員，要清楚地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值，提高主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)和發(fā)揚(yáng)刻苦鉆研的精神。辦公室人員首先要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)意識(shí)，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要親和尊敬、不卑不亢，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，做到事事有回應(yīng)，件件有著落，還要全心全意為下屬職能部門、院系和廣大師生服務(wù)。其次，辦公室人員要積極探索創(chuàng)新發(fā)展的道路，創(chuàng)新作為時(shí)代口號(hào)，既是社會(huì)對(duì)高校辦公室的時(shí)代要求，也是高校辦公室開展工作的自身需要。獨(dú)立學(xué)院辦公室創(chuàng)新要做到意識(shí)創(chuàng)新、能力創(chuàng)新和方法創(chuàng)新。辦公室要保持與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新的精神狀態(tài)首先要做到意識(shí)創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)對(duì)新精神、新文件學(xué)習(xí)快、領(lǐng)會(huì)快；對(duì)新的經(jīng)驗(yàn)和做法接受快、消化快；對(duì)新的方法引進(jìn)快、運(yùn)用快。然后要做到能力創(chuàng)新，提高組織領(lǐng)導(dǎo)能力、應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)能力、業(yè)務(wù)工作能力和開拓創(chuàng)新能力，以新思想武裝自己，以新標(biāo)準(zhǔn)要求工作，以新制度提升工作，以新手段改進(jìn)工作，這樣才能打破陳規(guī)，開闊思路，使日常工作常做常新，使傳統(tǒng)工作與時(shí)俱進(jìn)，永葆生機(jī)。最后要做到方法創(chuàng)新，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新手段，應(yīng)用新設(shè)備、新載體，主動(dòng)地、能動(dòng)地做好辦公室工作。正是通過提高主動(dòng)服務(wù)能力，積極探索創(chuàng)新發(fā)展的道路，實(shí)現(xiàn)了辦公室人員的思維轉(zhuǎn)變，使辦公室人員不斷否定自我，突破自我，實(shí)現(xiàn)自我超越。

（四）改善心智模式，學(xué)會(huì)自我批評(píng)，實(shí)現(xiàn)全員的共同提高

每個(gè)人的心智模式是根深蒂固于心中，它影響著我們?nèi)绾握J(rèn)知這個(gè)世界以及如何采取行動(dòng)。改善心智模式就是找到改造人性的方式，消除藏在內(nèi)心深處的頑石，實(shí)現(xiàn)心靈的轉(zhuǎn)換，開啟一扇重新看世界的窗戶，找到人生的價(jià)值。作為獨(dú)立學(xué)院辦公室成員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)清自己的心智模式，學(xué)會(huì)運(yùn)用反思的技巧，放慢思考過程，學(xué)會(huì)開放心靈，容納別人的想法?？朔毕莼蚣m正錯(cuò)誤，最好的方式是不要在意他人的批評(píng)，而是通過自我批評(píng)的方法改善心智模式。因此辦公室可以通過每周的例會(huì)，讓成員進(jìn)行面對(duì)面的互動(dòng)和交流，在人與人之間的開誠布公中，勇敢地亮出自己的心智模式，即陳述自己的看法與理由，并以誠懇的態(tài)度邀請(qǐng)辦公室成員對(duì)自己的心智模式進(jìn)行檢視，在這種融洽的氣氛中，大家都會(huì)敞開心胸，深入探尋彼此的看法，進(jìn)而發(fā)掘全新的視角，從而有了更多的創(chuàng)新。

（五）努力進(jìn)行系統(tǒng)思考，形成系統(tǒng)思維模式，提高學(xué)院管理系統(tǒng)的整體效能

系統(tǒng)思考就是清楚地觀照自己的內(nèi)心和面對(duì)世界的思考。摒棄個(gè)別思考，學(xué)會(huì)整體思考；摒棄靜止思考，學(xué)會(huì)動(dòng)態(tài)思考；摒棄表面思考，學(xué)會(huì)本質(zhì)思考，掌握既見樹木又見林的藝術(shù)，從更廣泛角度看世界。獨(dú)立學(xué)院辦公室作為核心的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐地位，具有宏觀綜合的全局意義，這就要求辦公室成員站在學(xué)院高度系統(tǒng)思考工作，從學(xué)院的整體利益出發(fā)開展工作。通過系統(tǒng)全面地思考，辦公室成員就會(huì)感到工作中存在著某種不足或短板，重新來設(shè)計(jì)新的方法、思路，原本所定位的個(gè)人愿景需要水漲船高，且進(jìn)一步確立新的共同愿景；通過系統(tǒng)全面地思考，整個(gè)辦公室團(tuán)隊(duì)就需要進(jìn)行新的定位，架構(gòu)新的團(tuán)隊(duì)關(guān)系，重新學(xué)習(xí)各種知識(shí)和技能；通過系統(tǒng)全面地思考，甚至于共同愿景都上升到一個(gè)新的高度，那么，與此相關(guān)聯(lián)的、涉及到每位成員和整個(gè)團(tuán)隊(duì)的心智模式也必須進(jìn)行徹底的改善；最后正是系統(tǒng)全面地思考，辦公室的每一位成員都會(huì)因此改變?cè)谵k公室中的定位與自我形象，實(shí)現(xiàn)自我超越。就這樣通過五項(xiàng)修煉的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮出辦公室的職能，從而提高學(xué)院管理系統(tǒng)的整體效能，促成學(xué)習(xí)型辦公室的創(chuàng)建。

［1］彼得.圣吉.第五項(xiàng)修煉—學(xué)習(xí)型組織的藝術(shù)和實(shí)務(wù)［M］.上海：上海三聯(lián)書店，1997.

［2］吳烈明.邁向共同的愿景：學(xué)習(xí)型組織［J］.成人教育雙月刊，1997（38）.

［3］上海明德學(xué)習(xí)型組織研究所，王維.學(xué)習(xí)型組織之路—關(guān)于“學(xué)習(xí)型組織”的思考與探索［M］.上海：上海三聯(lián)書店，2003.

［4］冷樹偉.淺析新形勢(shì)下學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）.

本文系2015年浙江農(nóng)林大學(xué)暨陽學(xué)院科研發(fā)展基金面上項(xiàng)目的階段性研究成果之一。項(xiàng)目編號(hào)：JYMS1505。

何靖霞（1987-），女，浙江諸暨人，浙江農(nóng)林大學(xué)暨陽學(xué)院，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：行政管理等。