檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

文/山東省鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局　張紅春

檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

文/山東省鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局張紅春

檔案是信息的重要載體，是主要信息源，也是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性、機(jī)要性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。檔案管理工作仍然存在許多不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，解決檔案管理工作中遇到的問題，對(duì)現(xiàn)今檔案管理存在的問題找到一些改進(jìn)的方法和對(duì)策，是我們今天的檔案管理工作亟待解決的問題。

檔案管理；問題；對(duì)策

在步入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、中國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下， 檔案管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題。因此，深入探討檔案管理中需要解決的一些問題，才能準(zhǔn)確、完整地提供信息，從而建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）相關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行力度不夠?！稒n案管理制度》的執(zhí)行力度不夠，缺少法律監(jiān)管。改革開放以來，國家針對(duì)檔案管理也頒發(fā)了一些針對(duì)性的文件，也有相關(guān)的檔案管理若干規(guī)定，但是在法律法規(guī)的執(zhí)行上很是欠缺，例如：近年來由于某些個(gè)人工作疏忽或者一些單位管理欠妥，導(dǎo)致個(gè)人或集體重要的檔案資料遺失，往往處理結(jié)果十分簡(jiǎn)單，或批評(píng)教育或罰款了事，甚至有一些單位覺得無所謂，正是因?yàn)樵谶@一方面從來沒有一個(gè)嚴(yán)格而行之有效的處罰措施，不能真正從法制出發(fā)，依法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)管，所以導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范、不重視、不嚴(yán)謹(jǐn)，從而出現(xiàn)很多問題。檔案管理方面的法規(guī)執(zhí)行力度相對(duì)來說還是偏弱的，應(yīng)進(jìn)一步加大。

（二）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。檔案管理質(zhì)量不高的一個(gè)重要原因,是檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。這些硬件主要包括檔案室和相關(guān)的檔案管理基本設(shè)備。事實(shí)上的情況是，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，甚至連檔案管理工作中必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備，計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。檔案管理的硬件缺失導(dǎo)致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)，時(shí)間一長很多珍貴的原始檔案很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象，造成不可避免的損失。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案管理工作與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相匹配的大前提是檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。當(dāng)前大多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作管理存在的問題是：檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。各部門應(yīng)移交檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，使得各部門不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是需要由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約才能完成，需要各方面的大力支持和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員在轉(zhuǎn)變?cè)杏^念的基礎(chǔ)上通力合作。

二、檔案管理工作的對(duì)策與措施

（一）加強(qiáng)法規(guī)建設(shè)，確保檔案管理有章可循、有法可依。改革開放以來，黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作，為加大執(zhí)行力度，相關(guān)部門應(yīng)該在《檔案法》的指導(dǎo)下，從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)違反法規(guī)的處罰規(guī)定具體化、精細(xì)化，確保檔案管理工作真正意義上的有章可循、有法可依，用“法規(guī)”的力量強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，指導(dǎo)、約束相關(guān)部門和檔案管理人員的管理態(tài)度，只有這樣檔案管理工作才能有序、有效地進(jìn)行。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。檔案管理中的硬件設(shè)施還很不盡人意，完善檔案管理硬件設(shè)備，實(shí)施規(guī)范整理迫在眉睫。首先，要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理所需硬件設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持檔案室內(nèi)的溫濕度，配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。配備標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室，及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)條件下檔案管理的基本要求，要充分利用現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用，進(jìn)一步完善檔案管理在新時(shí)代、新形勢(shì)下的工作環(huán)境和技術(shù)要求，這也是及時(shí)收集、有效整理信息的必備條件。

（三）重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，首先要健全檔案管理制度，建立起來的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循，無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。 其次要注意改進(jìn)和完善檔案功能。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優(yōu)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保障，在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中，要注意改進(jìn)和完善檔案功能，汲取相關(guān)科學(xué)知識(shí)，來充實(shí)和發(fā)展檔案管理，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

三、結(jié)語

檔案是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步不可或缺的重要資源保障，檔案管理工作已經(jīng)成為社會(huì)信息管理工作的重要組成部分，對(duì)檔案的管理過程中出現(xiàn)了各種各樣問題，我們要著力解決它，讓檔案管理在新的歷史條件下發(fā)揮更大的作用。

[1]李多.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué),2005年.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng),2008（24）.

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