大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐

文/中交第四航務(wù)工程局有限公司　鐘小梅

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐

文/中交第四航務(wù)工程局有限公司鐘小梅

本文在概述大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)上，闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)的意義，隨后針對(duì)建設(shè)中的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策。

大數(shù)據(jù)；檔案信息化管理；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的提出，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和無(wú)可聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，以及信息的暴增，數(shù)據(jù)數(shù)量、類(lèi)型和形態(tài)的不斷增加，逐漸形成了大數(shù)據(jù)時(shí)代。企業(yè)檔案信息資源包含著企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中完整真實(shí)的記錄，包含著豐富多樣的數(shù)據(jù)信息，可以分為企業(yè)內(nèi)部信息資源和外部信息資源，內(nèi)部的信息資源包括人力資源、財(cái)務(wù)、設(shè)備、會(huì)議記錄等信息，外部信息資源包含政府文件、客戶(hù)資料等信息。企業(yè)的檔案信息化管理中有著海量的數(shù)據(jù)，如何對(duì)這些海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)背景下的信息化建設(shè)，成為了首要考慮的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)概述

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息建設(shè)即指企業(yè)使用云計(jì)算、信息處理技術(shù)和通信技術(shù)等先進(jìn)科技將信息資源進(jìn)行收集、處理和利用，將碎片化的信息進(jìn)行整理分類(lèi)之后再進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的模式進(jìn)行管理，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行快捷的操作，提高了資源利用率和共享能力。檔案信息建設(shè)中關(guān)鍵的是檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)和檔案大數(shù)據(jù)挖掘利用支撐平臺(tái)的建設(shè)，以檔案數(shù)據(jù)為中心，建立分布處理、集中管理的存儲(chǔ)體系，具備良好的性能并能夠進(jìn)行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設(shè)和復(fù)制拷貝等功能，在存儲(chǔ)功能以外，實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)快速的利用，可以使用開(kāi)源的Hadoop架構(gòu)，與結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)處理子系統(tǒng)相結(jié)合對(duì)海量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、分析以及深度挖掘。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)的意義

（一）信息抽取和查詢(xún)更為便捷。信息的爆炸式增長(zhǎng)使保存下來(lái)的文件也相應(yīng)地增長(zhǎng)，在過(guò)去檔案信息依靠手工、卡片記錄時(shí)需要的信息往往會(huì)埋沒(méi)到不需要的數(shù)據(jù)，造成檢索能力的急劇下降，工作效率也被降低。此外，知識(shí)管理也是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，當(dāng)前用戶(hù)已經(jīng)不滿(mǎn)足與局限在檔案文件的使用，更希望獲取的是檔案數(shù)據(jù)背后的信息和知識(shí)，使用人工的方式在紙質(zhì)的案卷當(dāng)中進(jìn)行抽取是很困難的，在大數(shù)據(jù)時(shí)代不僅使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)蘊(yùn)藏可以對(duì)檔案中的信息進(jìn)行挖掘和抽取，檢索也更為方便快捷。

（二）優(yōu)化了檔案信息管理。對(duì)復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行資源化和數(shù)字化的管理，取代過(guò)去的紙質(zhì)文件，對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描和微縮等科技方式轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成信息資源庫(kù)，再建立目錄索引可以對(duì)信息進(jìn)行快速地查詢(xún)修改，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的優(yōu)化和整合，極大地提高了工作效率。同時(shí)，也可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)和管理的一體化，檔案的信息管理要與企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相結(jié)合，將傳統(tǒng)面地面的檔案信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，節(jié)省人力、物力以及財(cái)力資源，體現(xiàn)著技術(shù)層面與業(yè)務(wù)相融合的過(guò)程。

（三）提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)的檔案信息建設(shè)是承載著珍存企業(yè)歷史信息的重任，不僅關(guān)系到企業(yè)的過(guò)去，也是為了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為企業(yè)檔案信息建設(shè)提供了更為廣闊的空間。從另一方面來(lái)看，企業(yè)檔案也象征著企業(yè)的核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)，核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)正代表著一個(gè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，雖然檔案信息不能再改變，但是可以通過(guò)提煉加工的方式形成企業(yè)本身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息資源庫(kù)，突破傳統(tǒng)檔案信息管理的思維模式，可以對(duì)信息資源進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，制作多樣化的編研產(chǎn)品，促進(jìn)了對(duì)隱性知識(shí)的開(kāi)發(fā)和轉(zhuǎn)化。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息建設(shè)問(wèn)題及對(duì)策

大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息社會(huì)的快速發(fā)展，信息化為企業(yè)的檔案信息建設(shè)帶來(lái)了巨大的變革，但是這個(gè)過(guò)程中依然存在著許多問(wèn)題，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用方法有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

（一）發(fā)展不均衡。企業(yè)的資金充裕程度都是有區(qū)別的，而企業(yè)檔案的信息化建設(shè)正需要引入先進(jìn)的技術(shù)和專(zhuān)業(yè)人才，配套相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和服務(wù)器等硬件設(shè)施，也需要投入資金用來(lái)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，還需要優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于各方面實(shí)力均較弱的企業(yè)，很難顧及到這些，使企業(yè)的生存發(fā)展面臨較大的困難。

（二）檔案管理觀念落后。企業(yè)的一些管理者沒(méi)有真正意識(shí)到建設(shè)檔案信息的重要性，只局限于引入檔案管理系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)只是一種工具，是整個(gè)架構(gòu)中的一個(gè)模塊，亦或者覺(jué)得大檔案管理只是普通的管理任務(wù)，而沒(méi)有把它提升到一定的戰(zhàn)略高度，最根本的是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的理念與方法，制定科學(xué)健全的管理制度來(lái)規(guī)范檔案信息建設(shè)。

企業(yè)首先要建立正確的檔案信息建設(shè)觀念，然后制定一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，再根據(jù)實(shí)際的問(wèn)題制定相應(yīng)的方案，比如對(duì)于紙質(zhì)的檔案可以建立相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行雙重形式的保存，并保證兩者的一致性和同步性。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)是對(duì)企業(yè)信息資源進(jìn)行深度的開(kāi)發(fā)利用，企業(yè)首先進(jìn)行整體的規(guī)劃，以科學(xué)的目標(biāo)為前提，使用現(xiàn)代化的科技改變落后的檔案管理觀念，進(jìn)行檔案信息管理建設(shè)，進(jìn)一步提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)健康蓬勃地發(fā)展。

[1]黃艷麗．企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容[J]．黑龍江檔案,2014(3)： 25．

[2]許勤．企業(yè)檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展[J]．中外企業(yè)家,2013(16)： 189．