基于信息技術(shù)進步的檔案工作發(fā)展審視

文/黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院　王維蛟

基于信息技術(shù)進步的檔案工作發(fā)展審視

文/黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院王維蛟

檔案館的職能拓展是新時期檔案工作應(yīng)對信息時代挑戰(zhàn)的自我審視和自我升級，是未來檔案館發(fā)展的重要方向。本文在當(dāng)今信息化社會發(fā)展背景中觀摩出檔案館職能拓展的一大方向——信息資源中心，并結(jié)合各方面因素分析了檔案館發(fā)展成信息資源中心的優(yōu)勢，指出發(fā)展策略。

檔案館職能；檔案館；職能拓展；信息資源中心

一、檔案館職能向信息資源中心方向發(fā)展的背景

人類對“信息”一詞并不陌生，早在20世紀(jì)中，信息的概念就已打翻傳統(tǒng)的“情報”“咨詢”“消息”概念走入人心。21世紀(jì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，計算機和通信技術(shù)的結(jié)合使人們進入數(shù)字化信息時代，計算機、互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)并稱時代發(fā)展三大支柱性產(chǎn)業(yè)。新一代信息技術(shù)與經(jīng)濟社會各領(lǐng)域的深度融合，引發(fā)了信息量的爆發(fā)式增長，使得信息資源成為國家重要的戰(zhàn)略資源和核心創(chuàng)新要素。據(jù)統(tǒng)計，全球所掌握的數(shù)據(jù)，每18個月就會翻倍。到2020年，全球的數(shù)據(jù)量將達(dá)到40ZB，其中我國所掌握的數(shù)據(jù)將占20%。檔案是信息家族下的重要成員，檔案資源是信息資源的主要組成部分，檔案館是保管檔案信息的重要場所，因而檔案事業(yè)必須抓住信息時代的發(fā)展契機，一方面，檔案館須更新館內(nèi)傳統(tǒng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)擴大檔案信息的覆蓋面，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以提高檔案工作效率，以信息技術(shù)武裝自身。另一方面，檔案館作為保藏檔案信息資源的場所，要在信息膨脹的時代背景下更好地完成信息資源的接收、保管、處理和開發(fā)利用工作，將龐雜的信息去粗取精、去偽存真，發(fā)揮檔案館的社會信息樞紐基地作用，來迎接信息技術(shù)進步時期帶給檔案工作的機遇和挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段檔案館已采用了縮微技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)、電子文件管理技術(shù)、數(shù)字檔案館技術(shù)等先進的信息技術(shù)，提升了檔案館整體運作水平，但若要實現(xiàn)檔案館的進一步發(fā)展，光靠硬實力是不夠的，還需轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，拓寬發(fā)展視野，為檔案館在新時代職能轉(zhuǎn)型找尋正確方向。

二、信息資源中心概要

所謂資源是指一國或一地區(qū)占有的人力、物力、財力等各種物質(zhì)要素的總稱。信息資源是其中重要的社會資源，它與能源、材料并稱當(dāng)今世界三大資源。狹義的信息資源指信息本身形成的資源，即組織生產(chǎn)及管理過程中所涉及到的一切對決策有用的文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱，廣義的信息資源還包括技術(shù)、設(shè)備、資金、人力等信息支撐要素。信息資源有使用價值，有無限的開發(fā)利用潛能，相對于其它資源來說有著可重復(fù)使用、取之不盡、用之不竭、利用不受限的優(yōu)勢。由信息資源的定義可以看出，檔案館中所保管的檔案資源涵蓋了信息資源的絕大部分，可以說檔案館本身就是一類信息資源保管場所。

單是信息資源保管場所還不足以論為信息資源中心，所謂信息資源中心是指集中管理信息資源并對信息進行處理以便提供社會利用的信息集散地。信息資源中心以各種信息資源為依托，積累種類和數(shù)量豐厚的有用信息，剔除垃圾信息和虛假信息，將社會上龐雜的信息進行有序化、系統(tǒng)化處理，以可視化形式呈現(xiàn)給信息用戶，并提供先進、專業(yè)的設(shè)備、場所和服務(wù)以便用戶及時準(zhǔn)確地獲取所需信息，同時，信息資源中心還須對信息進行開發(fā)，深度挖掘信息中的價值，擴大信息的有用程度，開發(fā)用戶的信息需求，培養(yǎng)用戶利用信息的習(xí)慣，提升用戶利用信息的能力。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)蓬勃壯大，這種現(xiàn)狀是史無前例的，組織和個人不僅沒有應(yīng)對經(jīng)驗，并且疲于處理每日生產(chǎn)和消受的信息量，信息資源中心能順應(yīng)時代發(fā)展潮流，適應(yīng)市場需求，預(yù)先意識到人類的信息處理需求，能夠在大數(shù)據(jù)時代信息洪流下幫助人們正確管理信息、利用信息，使信息膨脹轉(zhuǎn)弊為利。因此，在現(xiàn)階段和未來，信息資源中心是檔案館職能轉(zhuǎn)型的重要方向。

三、檔案館職能向信息資源中心方向發(fā)展的條件

（一）政務(wù)公開是先機。2007年4月《中華人民共和國政府信息公開條例》頒布，將政府信息公開的要求以法律條文的形式確定了下來，回應(yīng)了人民群眾的呼聲，貫徹落實了“人本施政”理念，人民民主得到了進一步的實現(xiàn)，《條例》規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”。這一規(guī)定使得檔案館率先成為百姓獲取政務(wù)信息資源的平臺，是檔案館成為社會重要信息集散地的一大契機，檔案館的社會地位得到提升，機要性得到加強，利用者范圍擴大，更多的人們?nèi)罕娫敢庵鲃拥丘^，檔案館與群眾、檔案館與政府的互動性增強。

（二）豐厚資源是基礎(chǔ)。據(jù)統(tǒng)計，1980年全國檔案館館藏檔案3000萬卷，1984年翻番達(dá)到6000萬卷，到1990年突破1億卷，1993年底達(dá)到10458萬卷，截止2012年已達(dá)到接近4萬卷。檔案館館藏基數(shù)大，種類涉及政治、經(jīng)濟、文化、軍事、教育等各個方面，且年增長幅度大，時間跨度大，載體多樣，若將現(xiàn)有館藏資源信息化，那將是一筆巨額的信息財富，開發(fā)潛力是無可估摸的。檔案館自身類型多樣，有國家綜合檔案館、專業(yè)檔案館、企業(yè)檔案館、城建檔案館等，接受渠道廣，來源豐富，收集到的文書檔案、會計檔案、科技檔案、音像檔案均是組織或個人形成的重要原始信息，各地各級各類檔案館無疑成為該地區(qū)主要的信息整合基地。

（三）專業(yè)管理是特點。檔案與圖書、資料有著明顯的重要程度區(qū)別，首先，檔案是原始記錄，是組織或個人在社會實踐活動中產(chǎn)生的第一手的原生信息，具有圖書、資料無可比擬的原始性和真實性，其次檔案也是黨政機關(guān)活動的產(chǎn)物，具有機要性和保密性，檔案的重要性程度遠(yuǎn)超圖書、資料，以上特質(zhì)都要求檔案館在普通文獻管理的級別上更加專業(yè)，積極維護檔案的原始面貌，確保檔案保管安全可靠。這種專業(yè)素質(zhì)使得檔案館有能力勝任萬千信息資源的真實安全管理，在收集信息時注重質(zhì)量原則，在處理信息時不破壞信息內(nèi)容，在保管信息時隔絕污染，將信息檔案化保護。

（四）與信息生產(chǎn)者的天然聯(lián)系是優(yōu)勢。廣義的信息資源不僅包括信息和信心內(nèi)容本身，還包括支持信息的信息生產(chǎn)者和技術(shù)設(shè)備。與圖書館和其他資料中心不同，《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”，檔案的定期移交有了強制性約束，檔案館的信息資源有了法律的保障，檔案館與信息來源之間也自然而然形成了可靠的密切聯(lián)系，讓檔案館的資源庫有了源源不斷的信息輸入。檔案館成為信息資源中心時能第一時間從信息生產(chǎn)者那里及時獲取信息，適應(yīng)了信息社會信息快節(jié)奏流動的發(fā)展需要。

四、檔案館職能拓展現(xiàn)狀

所謂職能，即社會分工下的組織在社會范圍內(nèi)扮演著什么樣的角色，為社會正常運營盡到什么樣的責(zé)任。檔案館職能是指檔案館在其應(yīng)盡的能力范圍內(nèi)所必須履行的職責(zé)。依據(jù)《檔案法》第八條規(guī)定，檔案館應(yīng)承擔(dān)下列工作任務(wù)：一是收集和接收本館保存范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案；二是對所保存的檔案嚴(yán)格按照規(guī)定整理和保存；三是采取各種形式開發(fā)檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務(wù)。由此可總結(jié)檔案館三大主要職能：檔案保存，利用服務(wù)，檔案研究。然而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息爆炸式增長，社會缺乏對信息進行有效組織的專業(yè)機構(gòu)，并且在信息產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的催動下，社會各機構(gòu)迫于改革重組。檔案館作為具有信息資源中心優(yōu)勢發(fā)展條件的檔案信息管理機構(gòu)，其傳統(tǒng)的職能概念已無法適應(yīng)發(fā)展需要，舊的發(fā)展理念不能及時驅(qū)動機構(gòu)改革，這使得檔案這一國家重要社會財富屈居一隅，不能被人們重視和有效利用。檔案館職能推進已成必然。

自古起，檔案館就是掌管國家重要史料、文獻、文書的命脈機構(gòu)，并且在中央集權(quán)控制下長期被統(tǒng)治者壟斷，履行著為封建統(tǒng)治者提供統(tǒng)治所必要的律法檔案、版筑檔案、輿圖檔案等的職能。而后由于封建王朝的打破，近現(xiàn)代檔案館開始走向群眾，走向開放，我國建設(shè)的公共檔案館成為保存重要史料和文件的基地，企業(yè)檔案館成為企業(yè)文書檔案、會計檔案、科技檔案匯集地和企業(yè)文化中心，機關(guān)檔案室成為接收和移交機關(guān)有價值檔案的中轉(zhuǎn)站。檔案館在不同歷史階段卻扮演著相同的社會角色——檔案保存和利用中心——成為社會發(fā)展道路上既微不足道又十分重要的螺絲釘。直至2000年，全國檔案館工作會議提出“十五”期間全國檔案館工作的重點是把各級檔案館建設(shè)成為“二個基地，一個中心”，即黨和國家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛國主義教育的基地，明確了“三位一體”的檔案職能目標(biāo)定位。2004 年，全國檔案局長館長會議提出把檔案館建成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心這“四位一體”的新目標(biāo)，是對檔案館職能的新詮釋。2009年的全國檔案館工作會議提出了今后10年全國檔案館工作的主要任務(wù)在于：努力把各級國家綜合檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館，實現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。隨著文件生命周期理論的揭示，文件與檔案的界定弱化，文件的電子性凸顯、階段性弱化，檔案管理衍伸至文件形成之初，因而檔案館經(jīng)歷了從最初的履行重要檔案的保管和利用職能，到后來的接管公開現(xiàn)行文件的提供利用工作，至后期成為電子文件中心，《政府信息公開條例》頒布后又成為群眾問政的重要場所，檔案館的主要職能在不斷拓展，管理的信息種類也在拓寬，檔案館的社會地位得到提高。

五、檔案館職能拓展對策

（一）加大檔案館建設(shè)資金投入。對檔案館的建設(shè)投入是檔案館一切發(fā)展的重要保障，其中資金短缺問題一直是檔案館長期面臨的現(xiàn)實問題，如何引起社會各界的廣泛重視是未來檔案館工作的關(guān)鍵。檔案館雖不直接生產(chǎn)物質(zhì)財富，也不直接從事國家管理、科學(xué)研究和藝術(shù)創(chuàng)作，但可通過保管檔案為國家存儲信息資源財富，也可通過利用服務(wù)為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步創(chuàng)造間接動力，檔案館應(yīng)在努力完成檔案保存、利用和研究的本職的基礎(chǔ)上積極發(fā)揮其重要的社會作用，為資政提供借鑒，為科研創(chuàng)造條件，為文化增添色彩，提升社會形象。政府方面應(yīng)當(dāng)與時俱進加大檔案館建設(shè)的資金投入，建立經(jīng)費增長機制，將檔案館經(jīng)費需求制度化，填補資金短板缺口，及時滿足檔案館運營資金需求，在設(shè)置基礎(chǔ)經(jīng)費的同時配備專項經(jīng)費，拓寬檔案館發(fā)展面，完善和擴充檔案館整體的基礎(chǔ)設(shè)施，引進先進技術(shù)設(shè)備，用現(xiàn)代化硬件武裝檔案館。

（二）積極提升檔案館服務(wù)水平。作為信息資源中心，如何將貯藏的豐富信息資源有效利用是檔案館提供服務(wù)的關(guān)鍵。舊模式的檔案館服務(wù)缺乏用戶向?qū)?，用戶查閱環(huán)境不優(yōu)越，查閱手續(xù)復(fù)雜，服務(wù)態(tài)度惡劣，查詢過程漫長，甚至有不合理收費現(xiàn)象存在，導(dǎo)致用戶滿意度降低，登館的主動性下降，大量檔案無法得到充分利用。轉(zhuǎn)變檔案館職能必須改進服務(wù)水平，首先要從檔案館環(huán)境開始轉(zhuǎn)變，館外增加綠化，減少噪音，提供便捷交通，館內(nèi)改善照明，及時清潔衛(wèi)生，更換新的桌椅設(shè)施。其次要及時更新設(shè)備，設(shè)備條件到位不僅方便用戶查詢、提升查閱效率，還便于館內(nèi)統(tǒng)計部門采集到館率和利用率，提高管理能力；此外還需提供優(yōu)質(zhì)的人工服務(wù)，提升服務(wù)人員的形象談吐和服務(wù)態(tài)度，實施一對一的指導(dǎo)和答疑。如果有條件還可在館內(nèi)設(shè)置咖啡館、網(wǎng)咖、糕點站等休閑利用場所。

（三）大力培養(yǎng)新型檔案工作人員。為應(yīng)對檔案館職能的拓展，新型信息資源中心需要技術(shù)型、管理型和知識型三種類型的人才，傳統(tǒng)的只具備檔案管理基礎(chǔ)知識的工作人員必須在原有的專業(yè)素質(zhì)基礎(chǔ)上提升信息處理能力和信息管理水平，同時，檔案館需要大規(guī)模吸納掌握通信技術(shù)和計算機技術(shù)的尖端人才以及知識型專家學(xué)者來促進研發(fā)能力。

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