辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度研究

文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠　李雪蕊

辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度研究

文/中國石油長慶油田分公司第五采油廠李雪蕊

辦公用品的采購與發(fā)放流程管理工作，是企業(yè)日常管理工作中的一個(gè)重要組成部分，本篇文章主要從傳統(tǒng)辦公用品采購發(fā)放流程中存在的問題入手，對辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度問題進(jìn)行了探究。

辦公用品；采購流程；發(fā)放流程；管理制度

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，企業(yè)管理流程的規(guī)范化，成為了企業(yè)在自身發(fā)展過程中較為關(guān)注的一個(gè)問題。在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)辦公用品的規(guī)范化管理，對企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有一定的促進(jìn)作用。因此我們有必要對辦公用品的采購與發(fā)放流程及管理制度問題進(jìn)行探究。

一、傳統(tǒng)辦公用品采購與發(fā)放流程中存在的問題

在對辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度進(jìn)行探究之前，我們首先要對現(xiàn)行的辦公用品采購與發(fā)放流程管理制度進(jìn)行探究。從現(xiàn)行的辦公用品采購與發(fā)放流程管理模式來看，企業(yè)辦公用品的采購與發(fā)放管理過程中，還存在著以下幾個(gè)方面的問題，首先，在辦公用品的采購與發(fā)放過程中，一些企業(yè)長期沿襲以紙質(zhì)審批為主的管理方式，這就使得企業(yè)辦公用品管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)高層管理人員無法對辦公用品的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，這就會對企業(yè)辦公用品管理效率的提升帶來不利影響。第二，在辦公用品的采購與發(fā)放過程中，辦公用品的出入庫和發(fā)放工作都是通過手工方式完成的。辦公用品的出入庫需要進(jìn)行手工核算，這就讓辦公用品管理工作呈現(xiàn)出任務(wù)量大、查詢統(tǒng)計(jì)相對困難的問題。除此以外，在進(jìn)行手工核算的過程中，辦公用品管理人員的工作調(diào)動(dòng)可能會導(dǎo)致辦公用品臺賬丟失的問題，這就為辦公物品流失問題的產(chǎn)生埋下了伏筆。第三，在企業(yè)辦公用品的采購過程中，企業(yè)辦公用品采購計(jì)劃性不強(qiáng)、虛報(bào)辦公用品價(jià)格、節(jié)儉意識淡薄、賒賬購買等問題也成為了企業(yè)辦公用品采購過程中需要解決的問題。

二、辦公用品采購與發(fā)放流程的管理措施

（一）在企業(yè)辦公用品采購過程中建立定點(diǎn)采購制度。定點(diǎn)采購制度是一些政府機(jī)關(guān)針對辦公用品采買過程中可能出現(xiàn)的舞弊現(xiàn)象而采取的對辦公用品采購進(jìn)行規(guī)范的制度。針對企業(yè)辦公用品管理中存在的問題。在企業(yè)的辦公用品采購過程中，定點(diǎn)采購的方式也是對辦公用品采買流程進(jìn)行規(guī)范的有效措施。在對這一措施進(jìn)行應(yīng)用的過程中，企業(yè)可以通過招標(biāo)的方式，通過對參與競標(biāo)的供應(yīng)商的資金規(guī)模、經(jīng)營業(yè)績、供貨能力和服務(wù)承諾等多種因素進(jìn)行綜合考慮的方式，對定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行確定，通過這種方式的運(yùn)用，企業(yè)可以通過辦公用品集中采購的方式獲得一些最優(yōu)價(jià)格，這就可以在一定程度上起到節(jié)約企業(yè)管理成本的作用。

（二）構(gòu)建信息化的辦公用品采購發(fā)放流程。通過前文的論述，我們可以發(fā)現(xiàn)，定點(diǎn)采購制度是對企業(yè)辦公用品采購工作進(jìn)行規(guī)范化的有效措施。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在辦公用品采購發(fā)放流程的構(gòu)建過程中，企業(yè)可以通過構(gòu)建信息化的辦公用品采購發(fā)放流程的方式，辦公用品管理中存在的一些問題進(jìn)行解決。在構(gòu)建辦公用品采購發(fā)放流程的過程中，華能安源電廠構(gòu)建了一套較為完整的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程。通過對該公司的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程進(jìn)行分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，該公司的信息化辦公用品采購發(fā)放管理流程主要由辦公用品申請管理流程，辦公用品審批管理流程、辦公用品管理流程、辦公用品庫存管理流程和系統(tǒng)管理流程等多個(gè)流程組成。在系統(tǒng)分析領(lǐng)域，該系統(tǒng)定義了申請人、審批人、辦公用品管理員和系統(tǒng)管理4個(gè)角色。其中，辦公用品申請管理流程主要用辦公用品采購申領(lǐng)流程、領(lǐng)用申領(lǐng)流程、發(fā)放申領(lǐng)流程和年度領(lǐng)用定額申請流程等多個(gè)部分組成。例如，在辦公用品采購申領(lǐng)流程的應(yīng)用過程中，辦公用品的申領(lǐng)人首先要在系統(tǒng)中通過新增采供申請單和采購申請明細(xì)單的環(huán)節(jié)，生成電子申請單和電子采購申請明細(xì)單。在確認(rèn)無誤以后，申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對電子申請單和電子采購申請明細(xì)單進(jìn)行保存，申領(lǐng)人在系統(tǒng)中提交申請單和明細(xì)單以后，審批人就可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，在管理系統(tǒng)中生成審批任務(wù)單。在審批環(huán)節(jié)，審批人利用電子系統(tǒng)同意采購申請以后，電子管理系統(tǒng)會在對相關(guān)信息進(jìn)行保存以后完成采購申領(lǐng)單的審批。在采購申請未被同意的情況下，系統(tǒng)會將電子申請單重新退到申領(lǐng)人手中，申領(lǐng)人就可根據(jù)審批人意見，對采購清單進(jìn)行修改，對電子采購清單進(jìn)行重新提交，也可以在系統(tǒng)中結(jié)束本次采購申請。在領(lǐng)用辦公用品的過程中，申請人在電子管理系統(tǒng)中首先要通過新增或修改申領(lǐng)單和領(lǐng)用申請明細(xì)單的方式，在系統(tǒng)中生成辦公用品電子領(lǐng)用申請單和電子領(lǐng)用申請明細(xì)單。在確認(rèn)無誤以后，申領(lǐng)人要在系統(tǒng)中對電子領(lǐng)用申請單和電子領(lǐng)用申請明細(xì)單進(jìn)行保存。在申領(lǐng)人完成電子領(lǐng)用申領(lǐng)單和電子領(lǐng)用申領(lǐng)明細(xì)單以后，審批人可以讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)根據(jù)申領(lǐng)人提交的信息自動(dòng)生成任務(wù)審批單。在審批環(huán)節(jié)，電子領(lǐng)用審批明細(xì)單信息化審批流程也與采購流程的審批過程相似，在電子申領(lǐng)清單未被批準(zhǔn)的情況下，申領(lǐng)人可以在對申領(lǐng)單和申領(lǐng)明細(xì)進(jìn)行修改以后進(jìn)行重新提交，也可以在申領(lǐng)批準(zhǔn)未被批準(zhǔn)的情況下，在系統(tǒng)中取消本次申領(lǐng)?？梢哉f這種電子手段的運(yùn)用，對辦公用品的管理效率的提升起到了促進(jìn)作用。

三、結(jié)語

辦公用品的采購與發(fā)放問題是企業(yè)成本管理中面臨的一項(xiàng)重要問題，信息化管理模式的構(gòu)建，是促進(jìn)辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業(yè)在對辦公用品管理過程中，應(yīng)該從本單位實(shí)際情況入手，對信息化的管理手段進(jìn)行應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)自身管理效率的提升。

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