企業(yè)公文處理常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策與思考

文/神華黃驊港務(wù)有限責(zé)任公司　王美苓

企業(yè)公文處理常見(jiàn)問(wèn)題的對(duì)策與思考

文/神華黃驊港務(wù)有限責(zé)任公司王美苓

本文研究了企業(yè)當(dāng)前公文處理中存在的主要問(wèn)題以及形成的原因，結(jié)合新時(shí)期企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，指出了如何做好公文處理工作。

企業(yè)公文處理；問(wèn)題；對(duì)策

公文處理工作就是指關(guān)于制訂公文、辦理與管理的工作，公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序；公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。企業(yè)實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)行主要依賴(lài)公文處理工作，可以達(dá)到有效溝通與聯(lián)系的目的，也是一種重要的領(lǐng)導(dǎo)方式和處理公務(wù)的手段，有力推動(dòng)著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的正常運(yùn)行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實(shí)現(xiàn)政令暢通，促進(jìn)企業(yè)工作的規(guī)范化、精細(xì)化與科學(xué)化發(fā)展。

一、公文處理過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）公文處理效率不高。1.明確時(shí)限，確保公文處理及時(shí)高效。對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)來(lái)說(shuō)存在著較多層級(jí)，在處理公文時(shí)應(yīng)該具有一定的時(shí)間要求，處理常規(guī)性文件要求利用3天的時(shí)間完成，最多也不能超過(guò)7天；處理緊急公文要隨收隨處理；在處理工作安排與會(huì)議通知時(shí)，不能超過(guò)1天的時(shí)間，同時(shí)上交處理意見(jiàn)。2.加強(qiáng)溝通，明確公文處理意見(jiàn)。第一，企業(yè)不同部門(mén)在處理公文過(guò)程中，應(yīng)在明確處理意見(jiàn)前，采取電話(huà)、郵件、會(huì)議等做法做好溝通協(xié)調(diào)工作。第二，下級(jí)部門(mén)將自身意見(jiàn)呈報(bào)上級(jí)部門(mén)時(shí)，要及時(shí)與上級(jí)部門(mén)取得聯(lián)系并做好溝通工作，也可以提前將意見(jiàn)上報(bào)有關(guān)部門(mén)審核，達(dá)到一致性意見(jiàn)后再上報(bào)。第三，如果公文涉及到多個(gè)部門(mén)，那么則需組織相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，同時(shí)主辦部門(mén)要積極與有關(guān)部門(mén)溝通與協(xié)調(diào)。3.規(guī)范行文，減少公文處理障礙性因素。有的下屬企業(yè)在上報(bào)公文時(shí)沒(méi)有做到有條理，不具備充足的支撐資料，尤其是那些經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)公文，不能做到有效分析，提供的數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)確，請(qǐng)示事項(xiàng)支撐理由與結(jié)論缺乏必要的聯(lián)系。由于存在上面這些情況，因此集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)在處理過(guò)程中不能全面掌握下屬企業(yè)的實(shí)際情況，需要下級(jí)部門(mén)多次上報(bào)材料進(jìn)行補(bǔ)充，不利于公文迅速處理。下屬企業(yè)在上報(bào)上行文過(guò)程中，要求集團(tuán)企業(yè)提供資金、設(shè)備、人力等，需要在上報(bào)公文中擬定準(zhǔn)確的數(shù)量與標(biāo)準(zhǔn)；要求得到批復(fù)意見(jiàn)的，一定要具備完善的行失研究，同時(shí)講明自身建議，上級(jí)部門(mén)才能在此基礎(chǔ)上作出正確決策。

（二）公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。以國(guó)家發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為標(biāo)準(zhǔn)，要求進(jìn)一步規(guī)范公文要素形式，但有的企業(yè)卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，沒(méi)有應(yīng)用新型公文格式，如版頭部分，對(duì)于上行文、平行文、下行文要求發(fā)文部門(mén)將標(biāo)志全部調(diào)整到上邊緣到版心上邊緣35mm的距離；公文成文時(shí)間也改變?yōu)楝F(xiàn)在的阿拉伯?dāng)?shù)字，同時(shí)要求公文全部署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)；公文版記部分不再設(shè)置主題詞標(biāo)注，由于不能正確使用主要要素導(dǎo)致公文整體不規(guī)范，企業(yè)要根據(jù)最新發(fā)布的文件要求及時(shí)修改各種公文格式各項(xiàng)要素，做到公文應(yīng)用統(tǒng)一的格式。2.公文標(biāo)題中出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。以國(guó)務(wù)院公文處理辦法為標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)題當(dāng)中不包括法規(guī)和規(guī)章，其它情況都不需使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如在“轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于×××通知》的通知”中，要求省略書(shū)名號(hào)，同時(shí)“通知的通知”這種表述方法過(guò)于繁瑣，要使用“轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于×××通知”這種格式。要求標(biāo)題中不能存在“關(guān)于貫徹關(guān)于×××”或“通知的通知”這一方面的繁瑣語(yǔ)言。3.附件說(shuō)明位置標(biāo)注。如果公文存在附件，那么就需在正文下另起一行，左空二字使用仿宋字-GB2312寫(xiě)明“附件”，后面使用全角冒號(hào)和名稱(chēng)。如果附件當(dāng)中存在序號(hào)那么則需用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明，附件名稱(chēng)后面不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如果附件名稱(chēng)過(guò)長(zhǎng)一行寫(xiě)不全時(shí)，那么在回行時(shí)要對(duì)齊上一行附件的名稱(chēng)。4. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)適用不正確。有的單位在印制文件或引用其它文件過(guò)程中，不能正確使用文號(hào)中的括號(hào)，如“XXX【2015】XX”或“XXX［2015］XX”，應(yīng)該印制為“XXX〔2015〕XX”，中間應(yīng)該使用六角括號(hào)。有的單位在上報(bào)“請(qǐng)示”過(guò)程中，在最后常會(huì)見(jiàn)到“妥否？請(qǐng)批示！”的字樣，這種做法也是沒(méi)有正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在“請(qǐng)示”當(dāng)中不能出現(xiàn)問(wèn)號(hào)和感嘆號(hào)。應(yīng)該寫(xiě)為“妥否，請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)轉(zhuǎn)報(bào)審批”等，最后用句號(hào)。

（三）公文文種方面。1.文種使用有誤。當(dāng)前應(yīng)用的公文包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等十五種文種。在印發(fā)公文時(shí)不能超過(guò)這些文種，但卻經(jīng)常發(fā)生不能正確使用公文文種情況，如把“XX辦法”作為公文處理，文種使用不正確，“辦法”不歸為公文文種，正確的行文應(yīng)該是“關(guān)于印發(fā) XX 辦法的通知”，“XX 辦法”應(yīng)該是附件。2.“請(qǐng)示”與“報(bào)告”文種混淆不分。如在公文題目當(dāng)中，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不能正確區(qū)分，有的在“報(bào)告”當(dāng)中存在請(qǐng)示的內(nèi)容?！罢?qǐng)示”要做到講明一件事，在請(qǐng)示時(shí)要得到上級(jí)部門(mén)的同意，所以“請(qǐng)示”當(dāng)中要寫(xiě)明上報(bào)單位的聯(lián)系人、聯(lián)系方式，上級(jí)部門(mén)在詢(xún)問(wèn)有關(guān)情況時(shí)可以及時(shí)聯(lián)系有關(guān)人員?！皥?bào)告”一般情況下是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，回答上級(jí)部門(mén)提出的問(wèn)題，報(bào)告事項(xiàng)不要求上級(jí)部門(mén)給予回復(fù)。

（四）公文處理程序不規(guī)范。公文擬制要求依據(jù)一定的程序進(jìn)行，主要有下面這些表現(xiàn)：第一，存在著較多的公文“倒流”現(xiàn)象。正確的公文處理程序應(yīng)該是：部門(mén)擬稿、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但有的部門(mén)不依據(jù)這一程序進(jìn)行，擬制的文稿不送交辦公室審核，直接上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后才返回到辦公室，這種情況屬于公文的“倒流”。第二，有的公文直接送到領(lǐng)導(dǎo)手中或多頭主送，出現(xiàn)越級(jí)現(xiàn)象，上交報(bào)告等公文時(shí)存在請(qǐng)示內(nèi)容，一般情況下這種現(xiàn)象存在于上行文中。第三，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到協(xié)商會(huì)簽的重要性。公文內(nèi)容要求得到多個(gè)部門(mén)共同處理時(shí)，要實(shí)行協(xié)商會(huì)簽制度，要積極取得有關(guān)部門(mén)的支持，與其做到廣泛溝通，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤的決策，但在實(shí)際工作中往往忽視了協(xié)調(diào)會(huì)簽。

（五）公文處理不及時(shí)。公文辦理時(shí)間要依據(jù)規(guī)定進(jìn)行，但在實(shí)際工作過(guò)程中，公文不能及時(shí)得到處理，有的還會(huì)出現(xiàn)相互推諉等現(xiàn)象，導(dǎo)致公文不能依據(jù)規(guī)定的時(shí)間處理，影響了工作效率。主要有下面這些表現(xiàn)：第一，在辦理公文過(guò)程中，如果意識(shí)到存在一定的困難或不在本部門(mén)處理范圍內(nèi)，不會(huì)積極取得有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，有時(shí)會(huì)私自扣壓公文。第二，不能應(yīng)用限時(shí)辦結(jié)制。在處理公文過(guò)程中，文件運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致不能正常運(yùn)行。在發(fā)文處理過(guò)程中，如果不能及時(shí)處理某一環(huán)節(jié)的問(wèn)題，那么就會(huì)占用上級(jí)部門(mén)的決策時(shí)間或下級(jí)部門(mén)的貫徹執(zhí)行時(shí)間，阻礙了公文效能的正常發(fā)揮。

二、提高企業(yè)公文處理對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)。公文具有“嚴(yán)格的格式與一定的程序”，因此企業(yè)在處理公文過(guò)程中要高度重視公文的權(quán)威性。對(duì)于企業(yè)管理人員特別是各個(gè)部門(mén)管理人員來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到公文處理工作的重要性，要引起思想上的高度重視，要淘汰“只抓生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不搞文字工作”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，要認(rèn)真對(duì)待公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)與檢查，同時(shí)公文處理工作要責(zé)任到人，要配置高素質(zhì)、高能力的文秘人員管理公文工作，要做到正確對(duì)待公文工作，要保證公文工作的權(quán)威性。要求管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)，才能帶動(dòng)廣大職工認(rèn)真遵守公文工作的程序；要求文秘工作人員對(duì)公文工作高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)公文審核程序進(jìn)行，進(jìn)一步規(guī)范本單位的公文處理工作，要嚴(yán)格依據(jù)公文的正確格式制訂公文，應(yīng)用正確的體式，才能不斷提高公文處理效率，有利于保證企業(yè)各項(xiàng)工作的健康開(kāi)展。

(二)加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，對(duì)公文處理工作提出了更高的要求，企業(yè)在選擇文秘人員時(shí)要嚴(yán)格控制人才的進(jìn)出，盡量選擇那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的文秘人員。第一，企業(yè)要幫助文秘人員認(rèn)真學(xué)習(xí)公文理論，要求全面掌握公文理論知識(shí)，在提高政治理論素養(yǎng)的同時(shí)也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、嚴(yán)格要求，要求全部文秘人員擁有高尚的職業(yè)道德，對(duì)本身工作高度負(fù)責(zé)，要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，要積極主動(dòng)投入到公文處理工作中去。第二，企業(yè)還需為文秘人員創(chuàng)造良好的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，應(yīng)用新型業(yè)務(wù)交流活動(dòng)載體，實(shí)行以會(huì)代訓(xùn)與業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽的做法，開(kāi)展一對(duì)一幫扶，開(kāi)展廣泛的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，保證企業(yè)全部人員都掌握公文處理的基本流程與基本知識(shí)，要隨時(shí)了解政策的變化情況，要及時(shí)掌握不同法規(guī)與不同方面的實(shí)際情況，爭(zhēng)取利用最短的時(shí)間掌握高水平的業(yè)務(wù)能力。

（三）促進(jìn)公文處理制度化、規(guī)范化。公文處理工作存在較為繁瑣的程序、較為嚴(yán)格的時(shí)間限制，同時(shí)要求也較高。為了做好公文處理工作，就一定要責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化與制度化，企業(yè)要根據(jù)本身實(shí)際情況，建立完善的公文處理制度，要自源頭杜絕出現(xiàn)公文差錯(cuò)問(wèn)題，文秘部門(mén)要做到在公文處理工作中嚴(yán)格把關(guān)，要求公文的擬定、審核、審批都需依據(jù)嚴(yán)格的程序進(jìn)行，要實(shí)行收支登記與流轉(zhuǎn)記錄的做法，爭(zhēng)取在公文處理過(guò)程中不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，盡自身最大能力防止出現(xiàn)公文錯(cuò)誤的情況，在公文處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到精益求精、認(rèn)真對(duì)待，爭(zhēng)取做到制度完善、程序規(guī)范、檔案完備、管理嚴(yán)格、有效考核。

（四）規(guī)范公文處理程序。在公文處理過(guò)程中要求做到科學(xué)有序、層層遞進(jìn)、有機(jī)連貫，要想保證公文處理工作的健康運(yùn)行，則需制訂嚴(yán)格的處理流程。在公文處理流程中存在著大量的工作步驟與工作崗位，不管哪一個(gè)環(huán)節(jié)或崗位出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)影響到整個(gè)公文處理流程，所以要求不同崗位應(yīng)積極配合，協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到不同環(huán)節(jié)不同崗位的有序連接，公文處理工作才能達(dá)到科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公室要負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、批辦、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，要隨時(shí)掌握公文的處理情況。不得出現(xiàn)“為公文而公文”的情況，不能只做一些收收發(fā)發(fā)的工作，要認(rèn)識(shí)到公文管理與應(yīng)用的重要性，要積極研究如何做好公文處理工作，要保證每一份公文內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到公司、各部門(mén)、項(xiàng)目部當(dāng)中，同時(shí)監(jiān)督其執(zhí)行，使公文處理工作有力支持企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策等工作的正常運(yùn)行。

（五）定期考核，完善的激勵(lì)機(jī)制。上級(jí)部門(mén)要嚴(yán)格要求下級(jí)部門(mén)，要做好指導(dǎo)工作與監(jiān)督檢查工作。要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)總結(jié)公文處理工作，同時(shí)應(yīng)用合理的公文處理考核標(biāo)準(zhǔn)。利用檢查、考核等做法，及時(shí)表?yè)P(yáng)在公文處理工作中表現(xiàn)積極的部門(mén)，同時(shí)也要批評(píng)那些達(dá)不到考核標(biāo)準(zhǔn)的單位或個(gè)人。

本級(jí)機(jī)關(guān)要定期總結(jié)各部門(mén)公文的錯(cuò)誤率、差錯(cuò)率，要根據(jù)實(shí)際情況要求各個(gè)部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改，今后防止出現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題。才能使公文處理日益達(dá)到規(guī)范化與科學(xué)化，自行文規(guī)則、文種選用、體例格式等方面制訂嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。逐步形成完善的公文處理制度與檢查制度，進(jìn)一步規(guī)范辦文程序，做到上述這些可以保證公文處理工作的正確運(yùn)行。只有建立完善的公文處理制度，才能進(jìn)一步規(guī)范辦文程序，依據(jù)辦文規(guī)則行事，再結(jié)合應(yīng)用檢查制度與激勵(lì)制度，才能在公文處理工作中減少錯(cuò)誤，公文處理工作才能做到有序、高效、規(guī)范。

（六）加強(qiáng)公文處理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。要求公文處理工作人員正確對(duì)待本職工作，要在思想上高度重視，要擁有大局意識(shí)與全局觀念，要不斷提高政治素質(zhì)。不具備政治素質(zhì)就不可能做好這一工作。所以要求公文處理工作人員必須具備高度的政治素質(zhì)，尤其是必須擁有較高的政策理論水平，能夠隨時(shí)意識(shí)到政治的發(fā)展方向，要具備較高的組織紀(jì)律觀念。公文處理工作要求工作人員對(duì)本職工作高度負(fù)責(zé)，同時(shí)擁有較高的工作水平，有時(shí)會(huì)由于一個(gè)崗位的失誤而導(dǎo)致出現(xiàn)較多的錯(cuò)誤。所以公文管理工作人員要熟練掌握公文處理流程，要認(rèn)識(shí)到公文處理工作具有一定的規(guī)律。再有，可以增加辦公室公文把關(guān)人員的數(shù)量，要利用最短時(shí)間建立一支高素質(zhì)、高能力的公文處理人員隊(duì)伍，做到人員不流失。在實(shí)際工作過(guò)程中，要結(jié)合培訓(xùn)、講座、研討、評(píng)比等多種做法，鼓勵(lì)公文處理人員積極參與，以期不斷提高業(yè)務(wù)水平。要求公文處理人員必須具備高尚的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，要嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，要遵守工作紀(jì)律，在工作中要做到嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍、精益求精。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，公文處理工作涉及到多個(gè)方面多個(gè)環(huán)節(jié)，要想高質(zhì)量地完成公文處理工作，則需要各部門(mén)和辦公室人員對(duì)本職工作高度負(fù)責(zé)，要擁有較高的政治覺(jué)悟與理論水平，具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能，嚴(yán)格依據(jù)公文處理的流程操作，遵守國(guó)家制度與工作紀(jì)律，應(yīng)用考核制度，認(rèn)真做好公文處理的每一項(xiàng)工作，公文處理工作就能得到高效運(yùn)行。

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