電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的異同對比

文/株洲南方航空高級技工學(xué)校 謝俊鴻

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的異同對比

文/株洲南方航空高級技工學(xué)校 謝俊鴻

在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，電子檔案管理逐漸成為時下潮流的信息管理發(fā)展趨勢。在進(jìn)行電子檔案管理過程中為了加強(qiáng)對電子檔案的有效管理和歸檔工作，找出電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理過程中相同點和異同點進(jìn)行分析比較，更好的幫助今后電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作。

電子檔案；傳統(tǒng)檔案；相同點；異同點

近年以來，我們在電子信息技術(shù)方面已經(jīng)擁有重大的突破，一些相應(yīng)的技術(shù)也在不斷地發(fā)展和完善。隨著計算機(jī)的發(fā)明和計算機(jī)技術(shù)的延伸，已經(jīng)從本質(zhì)上改變了傳統(tǒng)的檔案管理辦法。本次主要針對當(dāng)前電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理辦法之間的相同點和異同點進(jìn)行分析對比，通過對兩者之間的相互比較，為更好的幫助完善檔案之間的管理，找出提高檔案管理的辦法和存儲途徑。

一、電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理之間的共同點

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)相同。電子檔案管理過程中首先依靠的是傳統(tǒng)的檔案管理辦法，將傳統(tǒng)檔案管理過程中需要用到的信息轉(zhuǎn)換為電子檔案管理的辦法，傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案完善的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的電子檔案管理過程中，一般需要依靠外部力量將信息資源通過網(wǎng)絡(luò)電子形式進(jìn)行收集和傳輸，然后進(jìn)行分類存儲歸檔，但是，在這過程中，信息資源并不會自動地進(jìn)行分類存儲歸檔，需要依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法先進(jìn)行分類存儲歸檔，然后轉(zhuǎn)換成電子檔案形式進(jìn)行儲存。另外，對于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都離不開科學(xué)有效的管理辦法，都需要人為的進(jìn)行分類和存儲，管理工作對于這兩者之間的正常運(yùn)行有著非常重要的作用，如果出現(xiàn)交叉或者錯誤，必然都會對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理帶來不必要的麻煩。

（二）電子檔案延伸了傳統(tǒng)檔案的信息資源。電子檔案最大的優(yōu)勢之一就是能夠儲存非常大的信息資源，而且在儲存大量信息資源的同時占有非常小的體積。在電子檔案儲存大量的信息資源過程中，我們可以非常容易地找到相關(guān)的信息，更好地進(jìn)行使用，達(dá)到最佳的使用效果。在利用電子檔案信息搜索過程中，可以通過電子檔案整理出來的框架篇目進(jìn)行查找，讓后利用電子檔案查找出來的信息對應(yīng)的在實際檔案歸納所在的位置進(jìn)行使用。使用電子檔案管理對比傳統(tǒng)檔案管理減去了不必要的麻煩，擴(kuò)展和延伸了傳統(tǒng)檔案管理辦法，尋找檔案內(nèi)容更加便捷。對于使用電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理來說更是現(xiàn)代與傳統(tǒng)方法的結(jié)合。

（三）電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理基本原則相同。檔案的管理方式一般都是依靠傳統(tǒng)的檔案管理原則，而對于電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理都是遵循這種原則。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理都是采用相應(yīng)的技術(shù)條件進(jìn)行整合，然后再不斷的進(jìn)行改革創(chuàng)新，尋找滿足時代發(fā)展要求的檔案管理辦法，但是總體上來說都是為了尋找更加方便的檔案管理辦法。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理相互之間各有優(yōu)勢和不同，但是兩者的相互管理辦法和原則都是基本一致，而電子檔案管理的出現(xiàn)一方面更是適應(yīng)時代潮流的新產(chǎn)物，方便滿足人民對檔案管理的需求，另一方面也是幫助傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)一步延伸和拓展了社會功能。

二、電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理之間的不同點

（一）電子檔案和傳統(tǒng)檔案歸檔的方式上有所不同。電子檔案管理一般采用的是電子編碼技術(shù)，在這種技術(shù)產(chǎn)生的文件可以對里面的內(nèi)容進(jìn)行修改編輯，操作簡單方便，而且還不會留下操作痕跡。電子檔案歸檔可以儲存在不同的計算機(jī)上，另外，只要有電子儲存設(shè)備都可以對電子檔案進(jìn)行而存儲。而對比傳統(tǒng)檔案存儲一般是采用紙質(zhì)版的文字進(jìn)行分類歸納儲存在檔案館或者圖書館等檔案管理中心，傳統(tǒng)檔案管理過程比較復(fù)雜和困難，所需要的人力勞動資源比較大，容易出現(xiàn)錯誤。另外，傳統(tǒng)的檔案修改不同于電子檔案，其中修改過程比較麻煩，需要耗費更多的人力資源。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式和保管方式不同。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，一般電子檔案管理可以編輯不同的文件進(jìn)行一級管理，并且對于不同的文件采用不同的文件編制名稱，然后再進(jìn)行分類歸納。這種管理方式更加嚴(yán)格具有條理性，減少了檔案管理過程中出現(xiàn)的錯誤和檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，更加人性化。另外，對于電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上兩者的保管方式也不一樣，電子檔案管理一般是保存在電子文件載體上，而傳統(tǒng)檔案管理一般是保存在紙質(zhì)版的文件上。對于兩者的檔案內(nèi)容相互交流上，電子檔案更具有靈活性，可以相互進(jìn)行交流，而傳統(tǒng)檔案管理卻比較單一，信息之間的交流比較麻煩。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案兩者的查詢方式不同。對于電子檔案和傳統(tǒng)的檔案兩者的查詢方式上有著非常大差別，電子檔案查詢一方面需要依靠的是一定的計算機(jī)技術(shù)管理，例如，對于電子檔案查詢上一般需要在一些檔案管理中心注冊、登記或者繳費成為會員，然后才有權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的檔案查詢。而傳統(tǒng)的檔案查詢方式并不同于電子檔案的查詢，一般可以去檔案管理中心進(jìn)行查找，尋找到用戶需要的檔案文件內(nèi)容。

三、結(jié)語

當(dāng)前隨著信息技術(shù)和時代革新的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要逐漸改革，并且采用更加高效的管理技術(shù)和方法，幫助檔案管理工作更加順利地進(jìn)行，為時代的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。在這過程必須認(rèn)真對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上共同點和差異進(jìn)行分析，找出兩者之間不同的優(yōu)勢和劣勢，采取有效的管理辦法，更好地完善電子檔案管理工作。

［1］董利紅.試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同點［J］.陜西檔案，2015（02）:44.

［2］喬芳.論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性與異性［J］.湖北函授大學(xué)學(xué)報，2015（14）:81-82.

［3］郭勝溶.傳統(tǒng)檔案與電子檔案優(yōu)劣對比分析［J］.蘭臺世界，2015（35）:19-21.