基層單位檔案交接工作淺探

文/吉林省白山市撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔(dān)保中心 鄧楊

基層單位檔案交接工作淺探

文/吉林省白山市撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔(dān)保中心 鄧楊

基層單位檔案交接工作是保證檔案完整、連續(xù)的重要措施，更是基層單位檔案管理人員的重要職責(zé)。本文分析了基層單位檔案交接工作中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決對策，以供參考。

基層單位；檔案交接；工作

基層單位檔案交接工作是《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案館工作通則》及各地檔案館接收檔案相關(guān)規(guī)定明確要求的工作之一，是確保進(jìn)館檔案接收質(zhì)量，保證檔案完整，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要措施，對于提高檔案管理水平、促進(jìn)檔案信息有效利用有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、 基層單位檔案交接工作概述

基層單位檔案是指縣域內(nèi)各黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體、個人等主體在社會實(shí)踐中形成的原始記錄，是縣域內(nèi)各單位開展各項(xiàng)工作的重要參考。近年來，隨著基層單位檔案管理工作水平的持續(xù)提高，對檔案管理工作的重視程度不斷加強(qiáng)，基層單位的檔案數(shù)量迅速增加，檔案交接工作越來越頻繁，對檔案交接工作的要求也不斷嚴(yán)格。

《檔案法實(shí)施辦法》中明確規(guī)定，縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)自檔案形成后的10年內(nèi)向有關(guān)部門移交?！稒C(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中規(guī)定，若檔案人員調(diào)動工作，則必須在辦理完檔案移交手續(xù)后才能離崗。此外，《檔案館工作通則》及各省市關(guān)于檔案接收的地方法規(guī)中，也都對基層單位檔案交接工作做出明確規(guī)定。

但受多種因素制約，當(dāng)前基層單位檔案交接工作仍然存在一些問題，需要在工作實(shí)踐中加以解決。

二、基層單位檔案交接工作存在的主要問題

（一）檔案交接工作管理不嚴(yán)格。部分基層單位對檔案交接工作的重視程度不夠，檔案交接權(quán)責(zé)不明、界限不清，使得檔案交接不及時，或交接時檔案資料不齊全、交接手續(xù)不規(guī)范、檔案數(shù)量不足等現(xiàn)象時有發(fā)生。甚至有的基層單位檔案人員離崗后，檔案交接手續(xù)還沒有辦好，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)諸多不便。

（二）檔案交接制度不健全。檔案交接要求管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范的手續(xù)開展工作，但有的基層單位沒有建立起完善的檔案交接制度，導(dǎo)致檔案管理人員在檔案交接時手續(xù)不嚴(yán)密、程序不規(guī)范、內(nèi)容不清楚，甚至無人簽字確認(rèn)。

（三）檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一些基層單位對檔案交接工作的認(rèn)識不充分，把檔案交接當(dāng)成事務(wù)性的工作，而忽視了檔案交接對促進(jìn)單位檔案管理及相關(guān)工作的重要意義，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接工作缺乏監(jiān)督管理，對參與檔案監(jiān)交不主動、不積極，間接導(dǎo)致了檔案管理工作中存在漏洞。當(dāng)基層單位檔案出現(xiàn)問題時，往往無人負(fù)責(zé)。

（四）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。檔案管理人員是檔案交接工作的直接參與者，其職業(yè)素養(yǎng)是保證檔案交接規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵因素。但當(dāng)前部分檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，主要表現(xiàn)在：缺乏必要的專業(yè)能力。一些基層單位檔案管理人員往往是由辦公室人員兼任，這些工作人員缺少實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，也缺少必要的檔案專業(yè)理論知識；部分檔案管理人員缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不了解相關(guān)的法律法規(guī)及工作程序，對交接工作不重視，操作不規(guī)范；有的檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案交接過程中只是簡單地移交了鑰匙，沒有對繼任人員進(jìn)行詳細(xì)交接和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成繼任人員難以立刻展開工作。

三、加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的對策

要做好基層單位檔案交接工作，必須根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，明確檔案管理工作人員的權(quán)責(zé)，制定規(guī)范的工作制度，加強(qiáng)檔案監(jiān)交工作，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

（一）提高對檔案交接的重視。基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解檔案管理尤其是檔案交接工作的相關(guān)法律法規(guī)，深刻理解檔案交接的重要作用，從而提高對檔案交接的重視程度，把檔案交接列入重要議事日程?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案交接工作的管理，完善檔案交接工作規(guī)章制度，實(shí)行檔案交接責(zé)任制，并制定相應(yīng)的獎懲制度，提高檔案交接工作的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）完善檔案交接手續(xù)。檔案交接分為檔案移交和檔案接收兩個環(huán)節(jié)，要確保檔案交接工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，基層單位必須完善檔案交接手續(xù)，通過制度的執(zhí)行來規(guī)范檔案移交和檔案接收環(huán)節(jié)。檔案移交手續(xù)應(yīng)包括：檔案管理人員對移交前檔案的全面清理，檔案管理人員對零散的檔案進(jìn)行分類存放、對借出的檔案進(jìn)行催還并登記在冊，按照檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)、撰寫檔案移交說明等；接收檔案時要分類立卷、編目完整，對部分檔案進(jìn)行手工復(fù)制或采用化學(xué)藥劑進(jìn)行技術(shù)處理，根據(jù)分類方案、案卷數(shù)量編制案卷目錄等。

（三）加強(qiáng)檔案交接監(jiān)管力度。檔案交接監(jiān)管工作對檔案交接具有鑒證和監(jiān)督作用，應(yīng)引起基層單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案交接監(jiān)督工作必須安排專人負(fù)責(zé)，并按照管理制度認(rèn)真履行職責(zé)，做到手續(xù)完備、嚴(yán)密，檔案實(shí)物與賬簿相符，簽字蓋章要進(jìn)行確認(rèn)等標(biāo)準(zhǔn)。

（四）提高檔案交接人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，基層單位要把好人員聘用關(guān)，吸納具備專業(yè)素養(yǎng)的人才進(jìn)入檔案管理崗位。其次，要加強(qiáng)對檔案交接人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從思想道德、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識、法制觀念等方面提高人員素質(zhì)。再次，要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立檔案交接人員的責(zé)任心和事業(yè)心，確保檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理。

［1］中華人民共和國檔案法.關(guān)于修改《中華人民共和國檔案法》的決定修正.

［2］王曉靈.關(guān)于加強(qiáng)慶陽市檔案安全管理及優(yōu)化服務(wù)水平的思考［A］.檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集［C］.2011.