做好房產(chǎn)證未發(fā)證資料的及時歸檔

文/溫嶺市房地產(chǎn)管理處 李艇

做好房產(chǎn)證未發(fā)證資料的及時歸檔

文/溫嶺市房地產(chǎn)管理處 李艇

隨著房地產(chǎn)經(jīng)濟的迅速發(fā)展，房產(chǎn)檔案受到越來越多的重視，作為一種極其寶貴的資料，房產(chǎn)檔案在解決由房產(chǎn)所產(chǎn)生的糾紛、深化住房制度改革等方面發(fā)揮了特別重要的作用，但是從房產(chǎn)登記檔案管理來看，普遍存在著房產(chǎn)登記檔案未發(fā)證檔案資料未及時歸檔的情況。因此，結(jié)合實際工作，分析了現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，并且提出了相應(yīng)的解決對策。

房產(chǎn)證；未發(fā)證資料；及時歸檔

房地產(chǎn)登記檔案是房地產(chǎn)檔案中的一種。是登記機構(gòu)在房地產(chǎn)物權(quán)登記活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種形式的歷史記錄。它反映了房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅的情況，是城市房地產(chǎn)物權(quán)登記工作的真實記載和重要依據(jù)。狹義地理解即為包括了登記過程中產(chǎn)生的申請、審核、發(fā)證等原始資料。加強對房地產(chǎn)檔案管理，不僅為社會公眾在對產(chǎn)權(quán)歸屬進行查詢時提供方便，而且又能為解決由房產(chǎn)所產(chǎn)生的糾紛提供依據(jù)，同時為政府部門研究房產(chǎn)政策提供可靠的參考資料，在深化住房制度改革方面有著不可替代的作用。

在筆者從事的房產(chǎn)登記檔案管理來看，普遍存在著房產(chǎn)登記檔案未發(fā)證檔案資料未及時歸檔的情況。了解相關(guān)周邊縣市，這一情況基本雷同和存在。登記機構(gòu)常規(guī)的做法是完成了一宗房產(chǎn)權(quán)屬登記打印房產(chǎn)權(quán)證后，待領(lǐng)證人在領(lǐng)證單上簽字后，才能匯同該卷所有登記資料移交檔案部門接收。究其原因，從登記業(yè)務(wù)層面看，房產(chǎn)證已打印未發(fā)證，但領(lǐng)證人未在領(lǐng)證單上簽收，即認為該宗業(yè)務(wù)還未辦理結(jié)束。這一觀點和思想，得到了相當(dāng)多的認同和支持。但由于領(lǐng)證人的不確定原因，少則一、二月，多的甚至一年多的時間都未前來領(lǐng)證。登記資料卻一直在業(yè)務(wù)科室存放。這樣容易產(chǎn)生的弊端：

一是造成了檔案部門年度接收數(shù)量與業(yè)務(wù)部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)不符，這就給檔案管理工作帶來不便，也不能充分發(fā)揮檔案的價值和作用。

二是由于發(fā)證后接收歸檔，造成歸檔案年度流水歸檔號的非隨機打印，必須人工逐卷予以后臺修改調(diào)整甚至手工填寫，這樣既給檔案管理工作人員增加了工作量，又容易出現(xiàn)失誤。

三是登記資料存放的環(huán)境與庫房環(huán)境天差地別，增加了后期檔案整理修復(fù)的難度。檔案管理過程中雖然采用了一些基本的預(yù)防偷盜、火災(zāi)、潮濕的措施，但如果遇到不可抗力因素時，產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險能力差的問題就顯露出來了。

四是對登記資料卷宗的查找窗口人員對檔案資料的查找不便，不利于工作的開展。

五是隨著單位人員的劃轉(zhuǎn)調(diào)整和資料的交接，會造成部分檔案及相關(guān)內(nèi)容的缺漏散失，造成不可彌補的嚴重檔案安全問題。首先是由于對房產(chǎn)檔案移交不重視，造成檔案移交不及時，其次是因為各種登記過于簡單，不按程序辦事，移交手續(xù)不按程序執(zhí)行，另外監(jiān)督力度不夠，監(jiān)督工作不嚴格。

那么如何解決銜接好這個問題呢？筆者認為可以從以下幾點著手解決：

一是登記業(yè)務(wù)部門要解放思想，按照相關(guān)的規(guī)章制度規(guī)定，從審核、登簿到繕證，就視同該宗登記業(yè)務(wù)已辦理結(jié)束。在產(chǎn)權(quán)人超出領(lǐng)證時間，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在與檔案部門協(xié)商的規(guī)定移交時間內(nèi)，即將該卷的全部資料及證件移交檔案部門，因此為了適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的新形勢，登記業(yè)務(wù)部門也要積極改進工作方式，對登記這一工作既要保證做到規(guī)范化，同時也要做到工作方式簡單化、靈活化。

二是檔案部門充分認識到檔案工作的重要性和必要性，以負責(zé)任的態(tài)度做好檔案工作，對有未發(fā)證的資料按常規(guī)歸檔整理后，要及時上架。對待領(lǐng)證的檔案統(tǒng)一做好匯總統(tǒng)計及備注，為后期工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

三是檔案部門對于待發(fā)證的，要落實專人管理，定期催告產(chǎn)權(quán)人前來領(lǐng)取房產(chǎn)權(quán)證。在產(chǎn)權(quán)人領(lǐng)證的同時，調(diào)出對應(yīng)的權(quán)證檔案，產(chǎn)權(quán)人在領(lǐng)證單上簽字按印后，再對領(lǐng)證單進行數(shù)字化掃描補錄。這樣做的目的不僅有效解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，而且有利于最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用，同時能夠提升檔案部門在人民群眾和社會中的形象，因此檔案部門要明確服務(wù)方向，樹立全心全意為人民服務(wù)的態(tài)度，促進檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展。

房地產(chǎn)檔案管理意義顯著，已經(jīng)成為社會信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是國家信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，發(fā)揮著不可估量的作用，因此加強房地產(chǎn)檔案管理工作勢在必行，這項工作必須緊跟時代的腳步，從理念上更新認識，采取有效的措施，解決房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題，促進社會各項事業(yè)的開展。

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