試析醫(yī)院檔案管理中檔案資料的收集

文/龍口市人民醫(yī)院 姚敏先

試析醫(yī)院檔案管理中檔案資料的收集

文/龍口市人民醫(yī)院 姚敏先

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，檔案管理體制逐步得到完善。醫(yī)院收集整理檔案信息資料作為檔案管理體系中的重要組成部分，由于涉及范圍廣、形式多、種類繁雜，收集的難度較大，所以采取有效措施，做好檔案資料的收集工作是醫(yī)院檔案管理工作的核心內容。本文結合醫(yī)院檔案管理工作的實際，探討檔案管理的模式，對數(shù)字化時代的檔案管理體制特征進行分析，具有一定的參考價值和實際意義。

醫(yī)院；檔案管理；檔案資料；收集；整理；措施

檔案所儲存的主要內容就是資料信息，在檔案管理工作中資料的收集整理尤為重要，是檔案管理工作不可或缺的重要內容，檔案的接收與征集是檔案收集工作的主旨。采用科學合理的措施實現(xiàn)檔案資料收集，確保所提供的信息資料能夠滿足醫(yī)院運營與發(fā)展。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，對于檔案收集工作給予高度重視是每個相關工作者的職能。

一、檔案資料收集的意義分析

按照相關法律法規(guī)的要求，通過合理的征集方法，將散落在各部門、單位、個人以及社會上的資料進行集中歸檔，實行統(tǒng)一科學管理。檔案資料的收集可對檔案的不足進行彌補，是檔案內容的擴展與延伸，有效填補檔案空白；同時，檔案資料的收集是滿足社會需求，對檔案原件進行保護的重要途徑，起到對歷史珍貴資料搶救的作用，所以在醫(yī)院管理工作中，檔案資料的收集工作具有重要意義。

二、醫(yī)院檔案資料收集的原則要求

醫(yī)院檔案資料的收集在形式、內容上應當注重于館藏檔案的密切關系；資料收集應當具有針對性，必須與歷史檔案的實際狀況相吻合；應起到補充性作用，通過資料收集可實現(xiàn)已經(jīng)散失的原始記錄的彌補與完善；應當具有原生性，注重收集資料的真跡起源；確保資料應當具有保存參考的價值；確保收集資料的系統(tǒng)性，所收集資料應當是文獻資料的完整集合，不能雜亂堆積；資料收集應當有計劃、有順序、有步驟地開展，切忌收集的盲目性；注意資料收集形式、載體、種類的多樣性；確保收集方法的靈活性，應當結合不同部門、不同內容采取不同的收集方法。

三、醫(yī)院檔案管理中資收集的主要內容

（一）收集綜合文件資料。日常工作中對重要辦公活動、重大事件、重要策略等內容的詳細記錄，其收集方法可由專人進行材料收集，并定期對所收集的內容進行匯報，經(jīng)專人對相關資料進行篩選，按標準整理分類，定期移交。此類文件涉及的領域寬、范圍廣、內容復雜，并且數(shù)量較大，在做檔案分類時一定要對檔案進行認真識別，確保其完整性。

（二）收集人事資料。專門記載工作人員的個人簡歷、工作能力和工作表現(xiàn)，在人力資源管理中占據(jù)重要地位。收集人事檔案資料包含的內容較多，在人事檔案資料收集的過程中，一定要確保資料的準確性和保密性，并有專人負責管理。人事檔案的個人信息要經(jīng)過專業(yè)審核，絕對不允許非相關資料的歸納。經(jīng)審核合格的資料信息應及時進行移交歸檔。

（三）收集科室資料。在醫(yī)院各科內部，在學科研究活動中總結、積累的以文字或圖表形式記載的信息資料?？剖覚n案具有專業(yè)性，在收集的過程中比較有難度?？稍谝欢〞r期內完成科室檔案的移交，可有專業(yè)機構或者專業(yè)人員向科研人員索要收集。

（四）收集財務資料。醫(yī)院經(jīng)營管理的過程中，在經(jīng)濟方面產(chǎn)生的相關的數(shù)據(jù)信息資料，是醫(yī)院經(jīng)濟收支的具體表現(xiàn)。財務檔案資料具有較強的專業(yè)性，應成立專門機構進行收集管理，檔案管理與文書檔案兩部門之間，應當通力協(xié)作。在工作過程中，各盡其職、各負其責；應當注重收集財務報表。財務資料的收集過程應當注意保持資料的真實性和客觀性。通常情況下，財務檔案收集方法為平時做好財務檔案資料的收集整理，年終進行上報移交。

（五）收集影像、病理資料。病人在醫(yī)院就診當中做病理檢查時留下的影像資料，是病情輔助診斷的重要依據(jù)，在科研、教學、醫(yī)療中具有重要的作用。影像資料收集可分為傳統(tǒng)影像資料收集和數(shù)字化影像資料收集。病理標本檔案資料是與病理科在進行病理學研究實驗時制作的標本，其收集管理應有專人負責。

（六）收集病歷資料。病歷檔案資料不只有住院病歷，要包括門診日志、手術記錄、搶救記錄、手術同意書等等內容，由于各資料均有本科室所產(chǎn)生，對整體醫(yī)療活動影響較大，醫(yī)院對各科室明確要求定期將相關資料移交檔案室，并有專業(yè)人員定期進行收集整理，監(jiān)督督促未能按時移交的檔案資料，確保醫(yī)院檔案資料收集的全面性、規(guī)范性。作為醫(yī)院檔案管理重點的病歷檔案的收集管理，應當由專門人員負責。

（七）收集基建資料。醫(yī)院基礎建設當中，所產(chǎn)生的建設工程計劃、項目估計、總結、施工文件和執(zhí)照等內容，收集基建檔案資料需要專人專職完成，統(tǒng)一交付檔案室進行管理?；n案資料所涉及的設備方面的內容，可向設備的管理、維修人員索取，并進行分類處理。

四、結束語

事實證明，醫(yī)院檔案資料的收集煩瑣而復雜。在醫(yī)院檔案資料收集管理過程中，需要相關工作人員高度重視資料收集的重要性，對所收集的檔案資料進行嚴格審查驗收，為檔案管理工作的順利開展夯實基礎，為醫(yī)院檔案管理工作的長效發(fā)展提供保障。

［1］吳哈麗.醫(yī)院檔案管理中存在問題分析及對策研究［J］.中國新技術新產(chǎn)品，2011（13）:235-235.

［2］孫曄晗.醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.辦公室業(yè)務，2014（3S）:193-193.