自治區(qū)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的實踐

文/新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 杜曉梅

自治區(qū)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理的實踐

文/新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 杜曉梅

自治區(qū)疾控中心擁有著龐大的社會公共衛(wèi)生資源，有效的利用這部分資源，能夠促進該區(qū)域的疾病防控工作的全面發(fā)展。本文主要通過分析探討疾控中心現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的改進對策，以求完善自治區(qū)疾控中心業(yè)務(wù)檔案的管理工作。

自治區(qū)疾控中心；業(yè)務(wù)檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、引言

疾控業(yè)務(wù)檔案是指疾控機構(gòu)在履行職能、處理事務(wù)和日常管理中直接形成的、具有保存價值的文件，內(nèi)容涵蓋了疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生服務(wù)和公共衛(wèi)生管理等各方面工作，它們?yōu)榧部刂行牡母黜椈顒犹峁┯行У膽{證和真實記錄。疾控業(yè)務(wù)檔案不僅包括紙質(zhì)檔案還包括電子檔案及其他形式檔案。做好自治區(qū)疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理工作有利于該自治區(qū)的疾病防控工作的進行。

二、自治區(qū)疾控業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案管理。自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心是一個公益性的全額撥款事業(yè)單位，肩負著自治區(qū)疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件預(yù)警與處置、疫情監(jiān)測與處置、檢驗檢測與衛(wèi)生學(xué)評價、健康教育與健康促進、預(yù)防醫(yī)學(xué)科研和培訓(xùn)等各項工作任務(wù)，是全自治區(qū)疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)指導(dǎo)中心、預(yù)防醫(yī)學(xué)研究中心、科研培訓(xùn)中心和信息管理中心。該單位的領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案工作的管理，為此專門建立了相應(yīng)的檔案管理小組，根據(jù)各個部門的責(zé)任，建設(shè)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。結(jié)合實際的工作，建立健全了相應(yīng)的管理制度。對紙質(zhì)檔案進行統(tǒng)一集中的管理，并且對其進行科學(xué)規(guī)范的分類處理?，F(xiàn)有的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案管理體系已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有工作的需求，需要結(jié)合實際情況進行相應(yīng)的改進完善。

（二）電子業(yè)務(wù)檔案管理。隨著社會信息化的不斷發(fā)展，自治區(qū)疾控中心也建立了較大規(guī)模的信息網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)包括一些疾控業(yè)務(wù)系統(tǒng)，他們的工作主要是進行業(yè)務(wù)信息的搜集、數(shù)據(jù)的同步方面的工作。此外，內(nèi)部管理系統(tǒng)部署了財務(wù)核算管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等多個信息系統(tǒng)。但是這些系統(tǒng)的建設(shè)沒有結(jié)合檔案工作的特殊性和技術(shù)性，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)不能與檔案管理系統(tǒng)有效的銜接，對于電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法進行有效的管理。辦公自動化系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子信息也無法納入檔案管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)信息的交互、共享。

因此，自治區(qū)疾控中心收集管理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)電子文件。自從2003年非典之后，疾控中心就開始了電子數(shù)據(jù)的搜集，主要包括活動或項目形成的材料。后來，疾控中心開始以光盤為載體進行信息數(shù)據(jù)的歸檔，開始對文本、數(shù)據(jù)、圖像等各種形式的業(yè)務(wù)電子文件進行接收管理。盡管，每年在電子業(yè)務(wù)歸檔上對歸檔的范圍、內(nèi)容、時間提出了一定的要求，但是在實際工作中的執(zhí)行情況卻并不理想。普遍存在歸檔電子文件少，整理不規(guī)范等現(xiàn)象。為了規(guī)范管理該部分的工作，中心將電子文件、文本信息的歸檔管理納入年度檔案的考核。因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的影響，導(dǎo)致檔案管理員不是很重視電子檔案的管理，在現(xiàn)在的信息化時代，這樣的做法顯然是不合理的?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理理念，能夠促進業(yè)務(wù)檔案管理工作的進行。

三、改進完善疾控業(yè)務(wù)檔案管理的對策

（一）加強電子業(yè)務(wù)檔案的收集歸檔。目前，疾病防控中心僅以光盤為載體對電子業(yè)務(wù)文件進行收集，針對此種情況，我們應(yīng)該加強對電子文件用途的宣傳教育，讓管理人員摒棄重視紙質(zhì)檔案而忽視電子檔案的觀念，同時對中心的檔案管理員進行系統(tǒng)規(guī)范的電子業(yè)務(wù)文件管理的知識培訓(xùn)；定期對檔案管理工作進行審核，并且將審核工作納入到檔案工作的年度工作中去，整體的提升歸檔意識。加強對業(yè)務(wù)電子檔案形成的所有環(huán)節(jié)的監(jiān)控，提高歸檔質(zhì)量。對于不規(guī)范、不合格的電子文件，不予接收。

（二）解決各系統(tǒng)之間不能銜接的問題，建立電子業(yè)務(wù)檔案的安全保障體系。在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)工作中要注意檔案工作的特殊性和技術(shù)性，以求解決各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法銜接的問題。確保電子文件的安全及完整，同時實現(xiàn)檔案信息的交互、共享。在銜接上要科學(xué)規(guī)范化，確保在工作進行中不會出現(xiàn)中斷的情況。電子業(yè)務(wù)文件主要包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)安全、電子文件安全等，在管理上要嚴格按照相關(guān)制度進行管理，設(shè)置分級管理，確保檔案的安全性。針對電子文件規(guī)模的不斷擴大，應(yīng)該換用磁盤作為載體對數(shù)據(jù)進行收集。各種重要的電子業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，要在中心保留備份，并且定期進行核查，確保數(shù)據(jù)的完整有效。

（三）加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，加強中心各部門的合作。對于之前未實現(xiàn)保存的紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，建設(shè)完善保存文件目錄和全文數(shù)據(jù)庫，使得用戶操作起來更加方便、容易。因為疾控業(yè)務(wù)涉及范圍廣、工作繁重，所以工作不僅只是檔案部門的，要各個部門相互配合。首先是對于信息的交流溝通，在這方面各個部門還需要再加強交流溝通。并且在之后的工作中，主要以檔案部門為主其他部門配合的形式進行工作。在業(yè)務(wù)檔案管理的過程中，檔案部門應(yīng)該主動工作，及時地提出電子文件的歸檔要求及其他需要注意的部分及各個部門應(yīng)該怎樣配合，便于各部門盡早準(zhǔn)備，進行工作的配合。

四、結(jié)語

對于自治區(qū)疾病防控中心的業(yè)務(wù)檔案管理工作，應(yīng)該更加的規(guī)范科學(xué)。因為這關(guān)系著該自治區(qū)疾病防控工作進行的好壞，我們只有做好了疾病防控，才能有效地避免一些疾病的困擾。我們應(yīng)該有效的利用疾病防控業(yè)務(wù)檔案這部分的資源，為公共衛(wèi)生做出貢獻。

［1］米東榮.疾控業(yè)務(wù)檔案管理實踐中的問題及應(yīng)對策略［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（06）:57-58.