醫(yī)院檔案收集存在問題及其對(duì)策

文/海南省人民醫(yī)院綜合檔案室 王雯旎

醫(yī)院檔案收集存在問題及其對(duì)策

文/海南省人民醫(yī)院綜合檔案室 王雯旎

檔案收集是檔案工作的開端和檔案后續(xù)工作的依據(jù)。文章指出在檔案收集中存在管理機(jī)制不健全和檔案收集手段方法落后等問題，并有針對(duì)的提出改進(jìn)檔案收集的措施和辦法。

【關(guān)鍵祠】醫(yī)院檔案；檔案收集：檔案質(zhì)量；對(duì)策研究

檔案收集是接收各有關(guān)部門屬于歸檔范圍內(nèi)的檔案材料，征集分散在社會(huì)上與醫(yī)院里有關(guān)的檔案文獻(xiàn)材料的工作。醫(yī)院檔案（下文簡(jiǎn)稱檔案）收集是把醫(yī)院工作中的各種文字、圖像（包含圖表、文件、錄像、錄音、相片以及盤片等）形成的檔案材料，立卷歸檔管理，對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院管理和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)起著重要的作用。然而部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員對(duì)檔案收集工作缺乏認(rèn)識(shí)，很不重視收集工作，從而影響到檔案的整理、管理和利用等各方面的工作。

一、醫(yī)院檔案收集的重要性

檔案的素材是分散在各部門、科室的原始材料，是檔案資源的來源。通過各種途徑、手段將檔案材料收集歸檔，以豐富其館藏資源。將該集中的檔案材料收集歸檔，是檔案管理的開端，是極其重要的工作。沒有收集檔案，沒有檔案資源，就無從管理檔案。在檔案管理工作中，檔案收集是為檔案后續(xù)工作打下基礎(chǔ)，成為檔案后續(xù)工作的依據(jù)，起著決定性的作用，可見做好檔案收集是長(zhǎng)期復(fù)雜艱難的首要工作。當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案收集工作普遍存在的幾個(gè)問題，嚴(yán)重影響著檔案管理工作。

二、檔案收集中的存在問題

（一）檔案管理機(jī)制不健全，影響檔案收集的質(zhì)量。由于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和檔案收集人員對(duì)檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案收集更是缺少認(rèn)識(shí)。目前，不少單位仍未建立和健全檔案管理的機(jī)制，沒有嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度和學(xué)習(xí)交流制度。各部門（科室）的目標(biāo)、責(zé)任不明確。各部門檔案管理人員多數(shù)是兼職檔案員，要建立統(tǒng)一的檔案管理體制是十分困難的。管理機(jī)制不健全，監(jiān)管很難到位。雖然，醫(yī)院把檔案收集工作列入年度計(jì)劃，也有人負(fù)責(zé)收集，但有些部門根本沒有對(duì)檔案材料進(jìn)行保管，導(dǎo)致檔案資料的損壞和遺失；有的人員用于檔案工作的時(shí)間得不到保證，不及時(shí)收集、積累、保存原始的材料，致使很多原始材料遺失；致使歸檔材料不齊全、不完整，檔案館（室）庫存檔案種類單一，影響所收集檔案的質(zhì)量。

（二）檔案收集范圍難于界定，影響檔案的有效收集。擺在檔案工作者面前的第一個(gè)難題是：收集什么材料以及怎樣收集，對(duì)此，必須十分明確，可是大家都不明確。我們知道，《中華人民共和國(guó)檔案法》（簡(jiǎn)稱《檔案法》）已明確規(guī)定：“……檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眹?guó)家有關(guān)文件規(guī)定了機(jī)關(guān)文件材料歸檔的范圍。這些規(guī)定對(duì)于檔案收集范圍的界定具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。但許多醫(yī)院沒有組織深入學(xué)習(xí)《檔案法》，沒有對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行調(diào)查研究，沒有及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和找出收集工作存在問題，沒有參照國(guó)家的規(guī)定來制定可操作的適合于本單位的實(shí)施辦法。即使制定了歸檔范圍和保管期限，但沒有結(jié)合實(shí)際，仍然缺乏指導(dǎo)性的實(shí)施辦法。因此，檔案工作者在收集檔案時(shí)對(duì)具體原材料是否收集難于界定，影響了檔案的有效收集。

（三）檔案收集的條件差、方法和手段落后，影響檔案的有效收集和利用。有的部門沒有放置檔案材料的專用場(chǎng)地，檔案員隨意將材料堆放，與雜物混在一起。檔案設(shè)施設(shè)備差，或原有設(shè)備老化，沒有及時(shí)更新，使檔案員難于開展工作，甚至造成檔案資料的損壞和遺失。多年來，檔案工作者只側(cè)重于收集紙質(zhì)文件等材料，沒有及時(shí)數(shù)字化；沒有運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)化技術(shù)改革檔案管理手段和方法。這樣聲像、電子、實(shí)物等材料甚少歸檔，檔案庫儲(chǔ)存的紙質(zhì)檔案越來越多，而收集范圍、儲(chǔ)存期限難于界定，致使無用或過期檔案不斷增多，影響檔案的有效利用。

（四）檔案員素質(zhì)不高，制約著檔案的有效收集。許多部門的檔案員都是兼職的。由于一崗兼多職，忙于日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的文件資料，更沒有經(jīng)過培訓(xùn)，缺少專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)水平低。對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，存在隨意應(yīng)付的思想。尤其是各部門檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員變動(dòng)多，新來的人員更不能及時(shí)掌握和熟悉業(yè)務(wù)工作，沒有處理好檔案材料的交接，造成材料損壞、流失。由于以上原因造成不及時(shí)將歸檔材料整理、分類和保管期限劃分，不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案館（室）等情況，大大影響了檔案收集的正常進(jìn)行。

（五）收集的檔案質(zhì)量不高，影響整個(gè)檔案的管理。收集檔案的難度和質(zhì)量問題突出體現(xiàn)在立卷工作上。《檔案法》規(guī)定由形成文件材料部門將分散和零碎的材料整理立卷，交到檔案館（室）。但不少部門把未經(jīng)一系列立卷步驟（整理、組卷、目錄、頁碼、封面等）的材料，把這種分散和零碎的材料轉(zhuǎn)移到檔案館（室），將其本部門的工作轉(zhuǎn)嫁給檔案館（室）。深入剖析當(dāng)前檔案收集中存在問題，大膽進(jìn)行改革刨新，探索檔案收集的新路子。下面分五個(gè)方面進(jìn)行討論：

三、做好檔案收集的探索

（一）加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)?？捎舍t(yī)院黨委分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門（科室）主管負(fù)責(zé)人、檔案員骨干組成檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，在醫(yī)院黨委組成的領(lǐng)導(dǎo)小組直接領(lǐng)導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作。對(duì)重大事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)向黨委會(huì)報(bào)告，以取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，各部門（科室）主管負(fù)責(zé)人直接指導(dǎo)檔案員開展日常工作。加強(qiáng)檔案人員思想建設(shè)，在組織機(jī)構(gòu)上，理順了部門檔案管理與綜合檔案館（室）的管理關(guān)系和責(zé)任，明確職責(zé)，既分下又合作，形成合力，確保本醫(yī)院檔案管理工作正常有序開展。

（二）建立一支熟悉業(yè)務(wù)的檔案管理隊(duì)伍。一般來說，綜合檔案館（室）的人員都是專職的，對(duì)檔案管理有一定經(jīng)驗(yàn)；部門檔案管理人員是兼職的。有條件的可招收檔案專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生從事檔案管理，或選派年青的檔案員到大檔案館、高校進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)。部門檔案管理人員可專兼結(jié)合，不管是專職人員還是兼職人員，都要相對(duì)穩(wěn)定，安心工作，通過培訓(xùn)使他們熟悉有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)。

（三）建立和健全檔案收集的規(guī)章制度。從本醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法規(guī)，制訂適合本醫(yī)院的《檔案收集歸檔制度》，同時(shí)制訂相關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流、考核和獎(jiǎng)罰等規(guī)定。這些制度規(guī)定要具體，可操作落實(shí)，檢查監(jiān)督。把法規(guī)制度融入檔案收集歸檔工作之中，檔案收集歸檔有法可依，有章可循，確保材料齊全完整

（四）改革檔案收集，采用先進(jìn)手段，加快檔案管理信息化。當(dāng)今醫(yī)藥科學(xué)發(fā)展突飛猛進(jìn)，醫(yī)院的重大事項(xiàng)增多，信息量大，檔案資源豐富。只有改善工作條件，改進(jìn)收集方法，增加有關(guān)設(shè)備，加快檔案收集和管理改革，加快檔案管理信息化，利用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行收集和管理，才能改變過去只注重收集文字檔案材料的局面。對(duì)于有保存價(jià)值的大事，采取多種形式、各樣手段將基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等方面重要材料收集，使檔案門類齊全、資源豐富。改革和簡(jiǎn)化立卷歸檔工作，把立卷環(huán)節(jié)與著錄環(huán)節(jié)統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)立卷歸檔網(wǎng)絡(luò)化，切實(shí)解決立卷難大，問題多的問題。

（五）做好檔案人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。檔案員的素質(zhì)低，所收集的檔案材料質(zhì)量不高，其主要原因是檔案員不熟悉檔案業(yè)務(wù)。根據(jù)檔案員的實(shí)際情況，可采取“請(qǐng)進(jìn)來、送出去”的培訓(xùn)方法，可請(qǐng)有專業(yè)知識(shí)、有經(jīng)驗(yàn)檔案員結(jié)合本醫(yī)院工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，也可分期分批選派到有關(guān)大單位檔案館培訓(xùn)、進(jìn)修，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，及時(shí)解決工作中存在問題。

總之，醫(yī)院要高度重視檔案收集，千方百計(jì)創(chuàng)造各種條件，采取先進(jìn)手段，通過各種途徑將檔案材料收集、歸檔，不斷豐富館藏資料。這是長(zhǎng)期復(fù)雜艱難的一項(xiàng)重要工作，要集中精力切實(shí)把這項(xiàng)工作搞好，

［1］孫文靖.淺談當(dāng)前檔案收集工作存在的問題及解決對(duì)策［J］.科技檔案，20142（1）:19-22.

［2］蔣娟.高校檔案收集存在的問題及對(duì)策探討［J］.重慶教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，24（3）.