醫(yī)院檔案綜合管理的實踐體會

文/海南省人民醫(yī)院綜合檔案室 林妙影

醫(yī)院檔案綜合管理的實踐體會

文/海南省人民醫(yī)院綜合檔案室 林妙影

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院各項工作的重要環(huán)節(jié)。隨著醫(yī)院的社會責任越來越重，必須提高醫(yī)院現(xiàn)代管理水平提高醫(yī)院的工作效率和服務質(zhì)量。醫(yī)院檔案的管理必須適應醫(yī)院發(fā)展的需要，因此做好醫(yī)院綜合檔案室的工作在醫(yī)院工作全局中的作用日漸重要，綜合檔案管理工作臺是醫(yī)院整體工作臺的重要組成部分。

檔案；管理

隨著人民群眾生活水平的不斷提高，人民對健康日益關(guān)切，對醫(yī)院的服務和專業(yè)工作要求日益提高，醫(yī)院的社會責任越來越重。因此，必須提高醫(yī)院的綜合管理和醫(yī)療服務水平，提高醫(yī)院的工作效率和服務質(zhì)量，以適應人民群眾的需求。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院工作的全局中也顯得越來越重要，檔案管理工作的好壞將直接或間接地影響著醫(yī)院的建設發(fā)展。我院綜合檔案室成立10多年來，堅持把醫(yī)院檔案工作列入醫(yī)院管理議事日程，建立健全各項檔案管理制度和辦法，對全院文書、人事、科研、基建、設備檔案、財務、聲像、實物及業(yè)務等方面所有檔案的歸檔工作進行管理、監(jiān)督和指導，取得了較好的成效。

一、醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作臺的重要組成部分。它記載著醫(yī)院工作的全部歷程，保存著醫(yī)院發(fā)展的歷史軌跡。它還可以為醫(yī)院的建設發(fā)展提供有益的參考，為醫(yī)院發(fā)展方向的決策提供一定的幫助，它是醫(yī)院一份重要的文化財產(chǎn)。

醫(yī)院建設發(fā)展的進程都在檔案中得以呈現(xiàn)，醫(yī)院檔案中諸多的歷史資料文件是醫(yī)院開展院史教育的豐富內(nèi)容。有助于員工了解醫(yī)院、增強歸屬感，也有助于社會大眾了解醫(yī)院有利于更好地服務于社會。因此，優(yōu)化檔案管理方法，提高檔案管理水平，確保檔案管理落到實處，有著十分重要的現(xiàn)實意義和戰(zhàn)略意義。

二、醫(yī)院檔案綜合管理的實踐

2004年9月，我院成立醫(yī)院綜合檔案室，集人事、文書、科研、財務、基建、設備、聲像、實物及業(yè)務檔案為一體，切實解決過去各類檔案由相關(guān)職能科室分散管理遺失、破損、害蟲侵襲嚴重等問題。使醫(yī)院檔案室管理工作水平切實地提升到新的高度。適應了醫(yī)院工作臺的實際需要。

（一）領(lǐng)導重視管理人員資金投入滿足工作要求。醫(yī)院領(lǐng)導把醫(yī)院檔案工作列入醫(yī)院管理議事日程，先后投入資金434480元，購買檔案管理設備，使醫(yī)院檔案綜合管理的各種設備配備齊全，達到管理要求。同時，配備檔案管理人員，構(gòu)建業(yè)務精干、工作能力強的檔案管理網(wǎng)絡隊伍。我院綜合檔案室現(xiàn)有專職人員5人，其中1人研究生，本科4人；檔案專業(yè)技術(shù)職稱5人，研究員1人、副研究員2人，館員1人、助理館員1人，機關(guān)各職能部門配備6位兼職檔案員，負責各部門檔案材料的整理歸檔工作，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。檔案管理人員全部在崗在編，全部經(jīng)過檔案業(yè)務崗位培訓，并取得結(jié)業(yè)證書。

（二）加強醫(yī)院檔案設施建設。我院綜合檔案室總建筑面積為459.06m2，其中，庫房建筑面積330m2，辦公室建筑面積64.80m2，7間庫房，文書、人事、財務、基建、科研和設備、聲像、榮譽各設檔案庫房，辦公室2間、閱檔室1間、消毒室1間。投入36448元購買密集架296.424立方米，并配齊計算機、激光打印機、彩色噴墨打印機、檔案手推車、掃描儀、復印機、碎紙機、切紙機、打孔機、臭氧消毒柜、去濕機、防磁柜、數(shù)碼照相機等檔案管理所需設備用品。檔案庫房配有鐵門、鐵窗、密集架，設置干粉滅火器、除濕機，全部安裝中央空調(diào)，每個庫房放置2臺除濕機和溫度計（共7間庫房）及特殊載體檔案裝具等設備。檔案室設備，設施達到有關(guān)標準。基本滿足醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的需要，并為檔案綜合管理數(shù)字化建設奠定了有利的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）建立健全檔案管理制度。我院綜合檔案室先后制定突發(fā)事件檔案工作應急預案和《綜合檔案室的任務》《檔案人員崗位職責》《檔案人員守則》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案借閱制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案庫房管理制度》《文書立卷歸檔管理制度》《科研檔案歸檔管理制度》《財務檔案管理制度》《設備檔案歸檔制度》《基建檔案歸檔管理制度》《聲像檔案歸檔管理制度》《榮譽檔案歸檔管理制度》《歸檔和不歸檔范圍》《檔案統(tǒng)計制度》《使用復印機和復印材料規(guī)定》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《干部人事檔案管理》等有關(guān)檔案收集、整理、保管、保密、鑒定等各項規(guī)章制度。同時，制定醫(yī)院檔案管理人員崗位責任制，并納入工作職責和考核范圍，使醫(yī)院檔案綜合管理工作有據(jù)可查，有章可依，有效地促進了醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。

（四）注重檔案業(yè)務綜合管理。制定并落實收文發(fā)文登記制度，有完整的收發(fā)文登記本，應歸檔的全部檔案均按有規(guī)定進行整理并編目歸檔。同時認真做好檔案提供利用工作，較好發(fā)揮檔案作用。我院綜合檔案室現(xiàn)有庫存檔案20044卷（件），其中人事檔案5084（含業(yè)務考績檔案）、文書檔案98卷、以件為單位5088件，財務檔案7820卷、基建檔案429卷，科研檔案170卷，設備檔案1355卷，聲像檔案305張相片、光盤10張，榮譽檔案192件（證書37、獎牌108、獎旗31、獎杯16）。2007年9月晉升為海南省一級綜合檔案管理單位。

（五）提高檔案管理業(yè)務水平。堅持組織醫(yī)院檔案管理人員參加省檔案局和國家、省外培訓學習，要求每個檔案管理人員都熟練掌握檔案計算機基本操作技術(shù)。采用省檔案局推廣的“瓊蘭檔案管理軟件系統(tǒng)”和省委組織部的干部檔案管理軟件系統(tǒng)，對重要檔案（永久）進行數(shù)字化管理。電子文件的收集、整理、移交、接收、保管和利用符合有關(guān)規(guī)定。建立檔案備份制度，保證檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫安全，采取必要防護措施，確保檔案管理應用系統(tǒng)安全。使用檔案盒符合國家檔案局頒布“無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱行業(yè)標準（DA/T24—2000）”。

三、醫(yī)院檔案綜合管理的體會

醫(yī)院檔案管理是一項長期性的復雜工作，強調(diào)管理工作的全面性和有效性，確保醫(yī)院檔案管理的有效落實，為醫(yī)院改革發(fā)展提供寶貴的檔案資料。

（一）深刻理解加強檔案管理的重要性和現(xiàn)實意義，是改變醫(yī)院檔案管理落實不到位的關(guān)鍵所在。醫(yī)院領(lǐng)導應將檔案管理工作作為醫(yī)院全局工作的重要組成部分。加強領(lǐng)導保障投入使檔案管理工作臺能順利開展。同時，堅持開展全院職工檔案管理的宣傳教育，使之從思想上和行為上配合進行醫(yī)院檔案管理工作。

（二）健全檔案管理的考核制度，提高檔案管理工作的有效性，是醫(yī)院檔案管理工作常態(tài)化的關(guān)鍵所在。建立健全醫(yī)院管理的考核制度，包括檔案室工作的考核和全院有關(guān)部門，科室檔案收集、整理、分類歸檔等工作臺考核。保障檔案管理工作臺的順利開展。

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務能力的要求越來越高。因此，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，使之具備良好的業(yè)務能力掌握計算機等信息化知識，并熟練應用于專業(yè)管理工作臺。應必須持之以恒，貫穿于檔案管理的日常工作臺之中。同時，加大醫(yī)院檔案管理的資金投入，加強檔案管理信息化建設，確保檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

［1］郭瑞芳.對醫(yī)院檔案進行科學化管理的策略初探［J］.黑龍江史志，2013（9）.

［2］楊洋.醫(yī)院檔案管理的改革與創(chuàng)新［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（01）.

［3］蔡麗潔.醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新思路［J］.廣東檔案，2011（06）.