淺析如何提高中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作水平

文/廣東省肇慶市高要區(qū)第一中學(xué) 梁芳

淺析如何提高中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作水平

文/廣東省肇慶市高要區(qū)第一中學(xué) 梁芳

隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作逐漸信息化、網(wǎng)絡(luò)化。為了能夠有效地提升學(xué)籍檔案管理的效率，對其進(jìn)行細(xì)節(jié)性的分析十分關(guān)鍵。本文主要針對中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行分析，并就如何提高中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作水平提出了相應(yīng)的對策措施。

學(xué)籍；檔案管理；工作水平

學(xué)籍檔案管理工作十分重要，其不僅直接關(guān)系到學(xué)生的信息管理，而且與學(xué)生畢業(yè)升學(xué)也緊密相連。所以，對中學(xué)學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案為教育教學(xué)服務(wù)的作用尤為重要。但是在實(shí)際的管理過程中，其管理效率以及管理質(zhì)量常常難以得到有效的保障，不同程度地制約著學(xué)校教育事業(yè)的全面發(fā)展，因此提高中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作水平十分必要。

一、中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的主要內(nèi)容

在學(xué)校的全面管理中，學(xué)生的學(xué)籍管理是最重要的組成部分，學(xué)籍是對一個學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)，學(xué)習(xí)過程，還有學(xué)習(xí)結(jié)果的認(rèn)可，學(xué)籍可陪伴學(xué)生度過整個學(xué)習(xí)生涯。隨著教育不斷地發(fā)展，舊的管理制度已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)新的教育方法，傳統(tǒng)的教育理念也成了阻礙教育發(fā)展的一個方面，因此，提高學(xué)校的學(xué)籍檔案管理效率可謂是：“任重而道遠(yuǎn)”。

學(xué)籍管理不僅只針對在校學(xué)生，也對入學(xué)資格和畢業(yè)資格的審核做了一個嚴(yán)格的要求。學(xué)籍管理其實(shí)就是一個學(xué)生從入學(xué)開始到畢業(yè)結(jié)束所有的信息進(jìn)行審查和管理。具體包括以下幾個方面：學(xué)生的個人信息、學(xué)生的入學(xué)注冊、在學(xué)習(xí)生涯中學(xué)生的學(xué)籍變動，還有在校期間的獎勵和處分、學(xué)生綜合素質(zhì)發(fā)展、學(xué)生技能、體質(zhì)健康、學(xué)生的所有成績整合、畢業(yè)資格審查和發(fā)放畢業(yè)證書、升學(xué)等這11項(xiàng)內(nèi)容。

二、目前中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作中主要存在的問題

隨著學(xué)校對教育管理的改進(jìn)，社會發(fā)展對人才的需求，招生規(guī)模的擴(kuò)大，很多學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作也得到了一些重視。但是，在實(shí)際的工作中依舊存在一些不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）管理手段落后。學(xué)籍的管理是一項(xiàng)很費(fèi)時、費(fèi)神的工作，管理者需要處理的信息量非常大，數(shù)據(jù)很煩瑣，但是就目前情況來看，很多學(xué)校并沒有制定一套關(guān)于學(xué)籍檔案科學(xué)的、合理的管理辦法。只依靠單機(jī)計(jì)算機(jī)管理和人工管理，在管理的過程中很容易出現(xiàn)錯誤，比如重復(fù)記錄，或者反饋不積極，查詢不到等問題，都對學(xué)籍的正確管理有著負(fù)面影響。

（二）管理制度不健全。在教育部門推出新的教育管理政策之后，雖然很多學(xué)校對學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行了一定程度的修改，但這些修改的內(nèi)容很多都沒有按照學(xué)校的實(shí)際情況而修改，由于很多學(xué)校的發(fā)展水平參差不齊，而且互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也是錯綜復(fù)雜，所以，在學(xué)籍檔案管理方面也常常出現(xiàn)管理不到位、不及時等現(xiàn)象，況且很多學(xué)校的電子學(xué)籍管理制度依舊處于一種探索的階段，所以學(xué)籍管理制度的不健全也是制約其管理提升的重要因素。

（三）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。學(xué)籍檔案工作的效率，得益于領(lǐng)導(dǎo)的重視。但在實(shí)際工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍管理措施上沒有加大力度，也沒有根據(jù)新的教育管理來改變符合自身的新制度，沒有提高管理人員工作的積極性，導(dǎo)致很多管理人員在學(xué)校中地位比較低，沒有責(zé)任心。又加上對招生的重視，學(xué)生人數(shù)越來越多，而學(xué)校的學(xué)籍管理制度沒有跟上，管理人員也沒有擴(kuò)大，導(dǎo)致管理人員的壓力過大，嚴(yán)重影響了工作效率。

（四）人員素質(zhì)不高。學(xué)校的學(xué)籍管理工作任務(wù)量繁重，如果管理人員沒有耐心和責(zé)任心，而且還對管理的相關(guān)內(nèi)容不了解，那這個學(xué)校的管理制度形同虛設(shè)。但是很多學(xué)校認(rèn)為管理學(xué)籍只是一項(xiàng)事務(wù)性的工作，可以不需要很多專業(yè)知識，所以在聘請人員的時候也沒有進(jìn)行過相關(guān)的管理考核，在上崗之前也沒有進(jìn)行過相關(guān)管理培訓(xùn)，工作中也沒有給管理人員提供可以交流、學(xué)習(xí)的機(jī)會，只是憑著對管理的字面理解和以往的經(jīng)驗(yàn)累積，很多管理人員從聘請到就業(yè)只需要一天的時間，這就導(dǎo)致管理人員沒有辦法在短時間內(nèi)達(dá)到崗位要求。

（五）宣傳力度不大。其實(shí)很多學(xué)生，甚至老師，在沒有遇到相關(guān)學(xué)籍這一方面的問題，根本不知道學(xué)校還有學(xué)籍管理這一項(xiàng)工作，而很多教師都是以課本知識為教學(xué)目標(biāo)，對于學(xué)籍管理制度所知甚少，從而導(dǎo)致學(xué)生對學(xué)籍管理制度一知半解。師生認(rèn)為學(xué)籍管理工作應(yīng)當(dāng)由管理人員進(jìn)行處理，這些都是由于宣傳力度不大造成的，也必然會讓管理的難度大幅度增加。

三、提高學(xué)校學(xué)籍管理工作水平的幾點(diǎn)建議

（一）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化學(xué)籍管理水平。利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，制定一套符合學(xué)校自身的科學(xué)管理制度，不僅可以更好地管理學(xué)生的學(xué)籍，使學(xué)生方便使用學(xué)籍信息，還可以更好的執(zhí)行教育部門推行的教育學(xué)歷證書電子版。在學(xué)校的各項(xiàng)管理部門中，很多信息都是需要重復(fù)利用的，比如就像學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，學(xué)校的總?cè)藬?shù)，還有學(xué)生在入學(xué)前的基本信息等，將這些多次使用的學(xué)生信息統(tǒng)一化管理，都錄入在計(jì)算機(jī)上，通過使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享功能，將這些信息直接傳送到學(xué)校各部門中，這樣子大大提高了各部門的工作效率，也為學(xué)籍管理人員減輕了負(fù)擔(dān)。

（二）完善學(xué)籍管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。所有的學(xué)校應(yīng)該根據(jù)教育部門的推行制度，再加上檔案管理的相關(guān)規(guī)定制定一套符合學(xué)校自身情況的管理制度。在制定學(xué)校的學(xué)籍管理制度的時候，一定要做到不違反國家規(guī)定，并且還要符合學(xué)生的客觀實(shí)際情況。同時，在學(xué)籍的管理方面還要做到積極創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校發(fā)展的具體情況進(jìn)行學(xué)籍制度的基礎(chǔ)完善。對于檔案管理工作，也要有條不紊地進(jìn)行。同時，還要結(jié)合管理?xiàng)l例進(jìn)行規(guī)范的管理，只有這樣學(xué)籍管理制度才能從根本上得以完善。

（三）制定實(shí)施細(xì)則，逐步實(shí)現(xiàn)制度化管理。根據(jù)制定管理的措施，再加上對以往經(jīng)驗(yàn)的累積，應(yīng)該使用易懂的流程圖將管理過程中一些有規(guī)則的工作內(nèi)容制定成表格。比如學(xué)生學(xué)籍的變化，或者休學(xué)以及退學(xué)等問題，其實(shí)所需要的資料和申請方法大致相同。那么對其進(jìn)行信息管理的分類就能確保學(xué)籍管理制度的有序進(jìn)行，也提高了工作效率，為工作人員減輕壓力。

（四）提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍管理。在學(xué)籍管理的過程中，最主要的就是學(xué)籍管理人員。管理人員是學(xué)籍管理的執(zhí)行者，所以培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的管理人員，對于提高學(xué)籍管理水平十分必要。因此，在實(shí)際工作中，要定期和不定期的組織學(xué)籍管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討學(xué)習(xí)，為管理人員提升自身水平給足空間。如果管理人員的素質(zhì)低，就會影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，所以提高學(xué)籍檔案管理工作關(guān)鍵是要提升管理人員的素質(zhì)。

（五）加強(qiáng)學(xué)籍管理制度的宣傳力度。學(xué)生在入校之前就應(yīng)該對該學(xué)校的學(xué)籍管理制度有所了解。學(xué)校的學(xué)籍管理制度可以直接影響學(xué)生的在校表現(xiàn)，比如學(xué)生的學(xué)習(xí)目標(biāo)或者學(xué)習(xí)態(tài)度，甚至?xí)绊懙綄W(xué)生的畢業(yè)。所以學(xué)?？梢酝ㄟ^校園廣播，布告欄，或者網(wǎng)上公布等方式，讓學(xué)生對自己學(xué)校的學(xué)籍管理制度有所了解。學(xué)生或者老師了解管理制度之后，才能遵守制度，學(xué)校才能進(jìn)行有效的管理。

總而言之，學(xué)籍檔案管理工作是整個學(xué)校是否正常運(yùn)行的核心，只有提高學(xué)校的學(xué)籍管理制度，提升管理人員的素質(zhì)，才能將學(xué)校的管理做到現(xiàn)代化，規(guī)范化。

四、中學(xué)檔案管理案例解析——肇慶市高中為例

在肇慶市的檔案管理中，其采用電子檔案的管理方式對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的管理。這樣就使得信息的管理明確化，清晰化。其檔案管理中，如新生人數(shù)為1281人，其中男生為643人，女生為638人。在整體的管理中，其對每個學(xué)生的信息都進(jìn)行了電腦錄入，從姓名、性別、學(xué)號、身份證號碼、家庭通訊地址、入學(xué)成績等都做了全面的登記，并對新生資料都組織了學(xué)生親筆簽名校對并進(jìn)行了《新生名冊》組卷，同時對有學(xué)籍變動的學(xué)生也進(jìn)行了《在校生變動名冊》的管理，及時上報(bào)并存檔《畢業(yè)生名冊》等工作，其檔案管理工作有條不紊，一目了然。所以，信息化的管理極大程度地提升了整體檔案管理的效率。

五、結(jié)語

在進(jìn)行中學(xué)學(xué)籍檔案管理的過程中，一定要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行綜合性的分析。對于管理中的問題一定要防微杜漸，不斷優(yōu)化管理方案，結(jié)合電子信息的錄入技術(shù)，讓學(xué)生的檔案管理更為科學(xué)合理。

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