檔案知識(shí)服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的分析

文/中共商丘市委黨校 陳陽

檔案知識(shí)服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的分析

文/中共商丘市委黨校 陳陽

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展以及信息量的快速增長(zhǎng)，使人們通過網(wǎng)絡(luò)未能充分的獲取知識(shí)，在知識(shí)需求與知識(shí)獲取方面仍處于失衡狀態(tài)。固定資產(chǎn)檔案知識(shí)服務(wù)涉及的范圍相對(duì)較廣，屬于系統(tǒng)性極強(qiáng)的信息資源管理服務(wù)范疇，也是單位管理中寶貴的資產(chǎn)。因此，做好固定資產(chǎn)檔案知識(shí)服務(wù)十分重要，可以將固定資產(chǎn)檔案價(jià)值準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)出來，這也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下展開檔案知識(shí)服務(wù)的最終目的。

固定資產(chǎn)；檔案知識(shí)服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)時(shí)代

隨著單位固定資產(chǎn)的增加，通過對(duì)自查情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)清查，根據(jù)各項(xiàng)辦公設(shè)備、儀器購(gòu)置時(shí)間、批號(hào)、金額、使用部門等資料進(jìn)行分類別登記，并建立管理檔案。以往固定資產(chǎn)檔案知識(shí)服務(wù)工作中采用傳統(tǒng)手工管理模式，將資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期、價(jià)格、購(gòu)買時(shí)間等情況均采用賬本、標(biāo)簽等方式進(jìn)行管理，但因固定資產(chǎn)種類相對(duì)較多且數(shù)量大，在進(jìn)行使用或維修時(shí)均存在一定變故，在實(shí)施工作管理及知識(shí)服務(wù)中存在一定工作難度，已經(jīng)不能滿足工作人員需求。通過對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)管理中存在的問題進(jìn)行分析，對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下改進(jìn)措施進(jìn)行探討。

一、固定資產(chǎn)歸檔范圍

固定資產(chǎn)是指反映一切與建設(shè)項(xiàng)目存在關(guān)聯(lián)的職能活動(dòng)或有查考利用價(jià)值的所有文件，通過收集歸入單位固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案。主要內(nèi)容包括前期文件：立項(xiàng)文件、可行性報(bào)告、審批文件、招投標(biāo)、勘察及設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)等相關(guān)文件。項(xiàng)目施工文件主要有建筑施工準(zhǔn)備材料、開工報(bào)告文件、工程技術(shù)相關(guān)要求、組織施工設(shè)計(jì)、施工方案及計(jì)劃、技術(shù)及安全措施、材料、設(shè)備儀器合格證、材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工程質(zhì)量事故處理報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)文件等。

二、固定資產(chǎn)檔案知識(shí)服務(wù)管理現(xiàn)狀

目前固定資產(chǎn)檔案知識(shí)服務(wù)管理手段大多仍借助手工管理開展，通過賬本及相關(guān)標(biāo)簽的運(yùn)用對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行檔案管理，因固定資產(chǎn)設(shè)備數(shù)量較多且種類繁雜，在進(jìn)行使用或使用后歸還等過程中容易出現(xiàn)紕漏造成固定資產(chǎn)檔案管理人員工作量大，在進(jìn)行信息查找時(shí)，需對(duì)各個(gè)存放地點(diǎn)內(nèi)資產(chǎn)情況及賬本進(jìn)行逐一核實(shí)。因固定資產(chǎn)需定期進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估，在評(píng)估過程中要求檢查人員在資產(chǎn)賬目上對(duì)隨機(jī)抽取的資產(chǎn)情況進(jìn)行核實(shí)，就要求工作人員根據(jù)核查清單快速找到資產(chǎn)所在位置并對(duì)其情況進(jìn)行核實(shí)，依靠以往檔案知識(shí)管理情況增加了工作人員工作難度及工作量。因此找到一種快速、高效、便捷的檔案知識(shí)服務(wù)管理模式十分重要，也是單位管理固定資產(chǎn)檔案亟待解決的問題之一。

目前存在的問題主要包括：設(shè)備儀器在購(gòu)置前期階段文件不全，設(shè)備儀器維護(hù)或維護(hù)階段內(nèi)維護(hù)記錄、檢測(cè)報(bào)告等歸檔不及時(shí)，在管理設(shè)備儀器檔案時(shí)沒有一定層次性，為管理維護(hù)帶來了一定負(fù)擔(dān)。固定資產(chǎn)檔案資料不全，后期跟蹤管理效果較差，對(duì)歸檔后檔案資料未做到有效、及時(shí)跟蹤管理，導(dǎo)致出現(xiàn)修理、維護(hù)或其他情況時(shí)不能得到及時(shí)反饋處理。檔案知識(shí)管理意識(shí)不強(qiáng)，相關(guān)制度不完善，不能將工作責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，檔案歸檔不及時(shí)，部分檔案存在利用價(jià)值較低等情況，儀器設(shè)備歸檔過程中對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)額一味進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，對(duì)隨機(jī)文件完整率進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，造成部分不存在利用價(jià)值文檔或不必要?dú)w檔等文件全部轉(zhuǎn)交檔案管理部門，導(dǎo)致庫(kù)房有效使用面積緊張，在使用檔案時(shí)出現(xiàn)不便。以上問題與檔案管理工作監(jiān)督力度不夠，考核措施不嚴(yán)等有關(guān)，導(dǎo)致檔案知識(shí)服務(wù)工作較煩瑣。

三、檔案知識(shí)服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息服務(wù)的區(qū)別

檔案知識(shí)服務(wù)一般指的是根據(jù)用戶的需求為他們提供適合他們的服務(wù)，這一目的是為了滿足他們的一切需求。整個(gè)工作的要點(diǎn)是為了給予用戶完全以及完美的方案，以此來解決用戶在使用過程中出現(xiàn)的任何問題。而信息服務(wù)的主要工作重心則在于如何對(duì)用戶傳遞所獲取的信息，其重點(diǎn)也在于對(duì)用戶服務(wù)的過程，在工作人員對(duì)各類知識(shí)（其中包含顯性與隱性兩類）的整合，再根據(jù)用戶需求進(jìn)行反饋。工作人員的服務(wù)水平必須是專業(yè)的，無論是在搜集產(chǎn)品的內(nèi)容還是在服務(wù)方法以及服務(wù)手段上，我們的工作人員均能給出一定創(chuàng)造性的服務(wù)，所以，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案知識(shí)服務(wù)在一定程度上具有創(chuàng)造性、個(gè)性化以及專業(yè)化的特點(diǎn)。增值服務(wù)是檔案知識(shí)服務(wù)的主要特質(zhì)，在工作人員的整合、分析、提煉以及創(chuàng)新下檔案知識(shí)直接轉(zhuǎn)化為一類可被用戶直接加以使用的知識(shí)內(nèi)容。檔案資源一定程度上為構(gòu)建知識(shí)結(jié)構(gòu)提供了強(qiáng)有力支撐，對(duì)檔案信息資源的連續(xù)性、原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行保障，且信息來源較專業(yè)且廣泛。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代新環(huán)境背景下，檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理使檔案資源信息化數(shù)字化，經(jīng)工作人員的提煉、分析與加工從而形成一種具有有序性以及系統(tǒng)性的產(chǎn)品，在具備完整知識(shí)結(jié)構(gòu)的同時(shí)能夠有效滿足用戶的不同需求也對(duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行充分發(fā)揮。

信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展為檔案知識(shí)服務(wù)提供了有利條件，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行推進(jìn)，隨著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的豐富，建立檔案信息館或者檔案信息網(wǎng)站，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案目錄及部分信息化的開放，通過遠(yuǎn)程查詢及網(wǎng)上檢索可對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。辦公自動(dòng)化實(shí)施后檔案管理及相關(guān)信息系統(tǒng)均實(shí)現(xiàn)對(duì)接，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案知識(shí)服務(wù)進(jìn)行完善并提高，加強(qiáng)信息利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案知識(shí)的交流與共享。隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，以往傳統(tǒng)信息服務(wù)已經(jīng)不能滿足人們對(duì)信息及知識(shí)的需求，為方便用戶快速、便捷的從大量信息中找到自身所需內(nèi)容，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案知識(shí)服務(wù)模式，更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行使用。

四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案知識(shí)服務(wù)

（一）檔案管理工作人員方面。在整個(gè)檔案管理工作中最為關(guān)鍵的核心過程是工作人員對(duì)知識(shí)服務(wù)加以實(shí)現(xiàn)的過程，工作人員通過發(fā)揮自身的智能力量將信息進(jìn)行科學(xué)組織與開發(fā)檔案資源，再?gòu)谋姸嘈畔⒅姓页鰧?duì)自己有一定價(jià)值的信息，然后經(jīng)過不斷的分析與提煉，從而轉(zhuǎn)變?yōu)橛脩粜枰闹R(shí)服務(wù)產(chǎn)品。所以從事檔案管理的工作人員應(yīng)對(duì)自身角色進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將其定位于知識(shí)創(chuàng)造者或管理者，從一定程度上提高其工作積極性。

（二）檔案知識(shí)資源。檔案知識(shí)資源是展開各類檔案知識(shí)服務(wù)的根本，同時(shí)它還是檔案知識(shí)服務(wù)的源泉，知識(shí)資源具有較為廣泛的來源，所以征集各種渠道，對(duì)渠道加以擴(kuò)寬來收集資源是必不可少的，這其中就包括了館外資源（隱性知識(shí)與顯性知識(shí)）和網(wǎng)絡(luò)資源（檔案知識(shí)信息、專業(yè)知識(shí)資源、圖書情報(bào)等）。只有以豐富資源作為檔案知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)才能對(duì)用戶知識(shí)的需求進(jìn)行滿足。

（三）檔案使用者。知識(shí)服務(wù)主要指的是根據(jù)檔案的使用者所展開服務(wù)，衡量服務(wù)水平的主要指標(biāo)即用戶的知識(shí)產(chǎn)品使用情況及滿意度，通過滿足用戶對(duì)知識(shí)的需求，再把用戶對(duì)知識(shí)的需求當(dāng)作檔案知識(shí)的服務(wù)，并以此來推動(dòng)檔案知識(shí)服務(wù)的運(yùn)行。

（四）檔案法規(guī)定。相關(guān)規(guī)定指出若檔案具有一定特殊性，若涉及了個(gè)人、社會(huì)或者國(guó)家的私密時(shí)，檔案工作者需要對(duì)其展開密保行為。所以檔案知識(shí)服務(wù)需要符合相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，在確保用戶的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)與著作權(quán)的相關(guān)基礎(chǔ)上再對(duì)其知識(shí)信息進(jìn)行合理以及合法的使用。除此之外，在使用網(wǎng)絡(luò)獲取檔案知識(shí)時(shí)需在遵守網(wǎng)絡(luò)法規(guī)的情況下有序進(jìn)行。

（五）檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)。技術(shù)支持是在開展檔案知識(shí)服務(wù)中主要前提條件，包括數(shù)據(jù)信息、處理的技術(shù)以及信息的安全等問題。在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)必須以保障知識(shí)服務(wù)為前提進(jìn)行，通過信息交換及信息傳輸?shù)扔行畔⒓夹g(shù)的掌握方能保證信息的加工、收集、管理和知識(shí)產(chǎn)品的轉(zhuǎn)換工作，最終形成知識(shí)的傳遞以及共享環(huán)節(jié)。

五、檔案知識(shí)服務(wù)策略

檔案知識(shí)服務(wù)主要是由服務(wù)理念、管理機(jī)制、法規(guī)制度、知識(shí)人才等具有一定保障的體系進(jìn)行構(gòu)建的，檔案知識(shí)服務(wù)的制度（比如法規(guī)制度）在實(shí)現(xiàn)的同時(shí)必須根據(jù)相應(yīng)的檔案法規(guī)才行。現(xiàn)今我國(guó)檔案信息組織已擁有一些相關(guān)的法規(guī)進(jìn)行制約，但是還缺乏一些實(shí)施措施。所以，國(guó)家必須建立一份完善的檔案信息法規(guī)制度，對(duì)一些隱私權(quán)問題、安全問題等進(jìn)行有效保障。通過提高檔案知識(shí)服務(wù)理念及服務(wù)水平來對(duì)檔案館發(fā)展進(jìn)行提高，因此檔案管理工作人員應(yīng)以滿足用戶知識(shí)需求為知識(shí)服務(wù)理念，幫助其獲取知識(shí)、提供有效服務(wù)，解決用戶問題。可通過加大專業(yè)知識(shí)人才培養(yǎng)增強(qiáng)檔案知識(shí)服務(wù)質(zhì)量，要求檔案管理工作人員具備深厚知識(shí)結(jié)構(gòu)及優(yōu)良綜合素質(zhì)，通過應(yīng)用現(xiàn)代化服務(wù)手段及精通信息技術(shù)，增加其信息獲取、分析等相關(guān)能力，借助對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的利用及開發(fā)，對(duì)信息進(jìn)行分析，方便用于檢索、運(yùn)用。

以知識(shí)為核心進(jìn)行管理是檔案知識(shí)管理的重點(diǎn)，主要對(duì)人與信息的創(chuàng)新及結(jié)合進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，使信息可以更好地為人們行為、決策等進(jìn)行服務(wù)，通過使用、創(chuàng)造、保存、傳遞知識(shí)及信息，來實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)讀物的價(jià)值。知識(shí)服務(wù)開展的有效保障即知識(shí)管理，通過對(duì)傳統(tǒng)知識(shí)服務(wù)模式的改變，制定相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)工作人員積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，加強(qiáng)知識(shí)共享及交流，有利于實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)。

知識(shí)服務(wù)一般是根據(jù)用戶對(duì)于知識(shí)資源的需要前提下展開的檔案服務(wù)，是一類面向用戶存在并且解決問題的知識(shí)服務(wù)。所以，在進(jìn)行的過程中必須提前調(diào)查好用戶的一切潛在需求，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的幫助下對(duì)用戶信息展開搜集，掌握用戶具體的產(chǎn)品需求，在借助信息技術(shù)的過程中展開對(duì)用戶的挖掘，對(duì)用戶反饋信息進(jìn)行獲取，挖掘信息相關(guān)知識(shí)需求，為用戶提供更好更全面、有效的檔案知識(shí)服務(wù)。

為確保檔案知識(shí)服務(wù)質(zhì)量應(yīng)建立知識(shí)資源庫(kù)，有效積極地整合信息資源，并且在信息資源形成的基礎(chǔ)上最大化地將網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，通過持續(xù)擴(kuò)大整合的途徑使得檔案知識(shí)服務(wù)的信息資源越來越豐富。根據(jù)客戶相關(guān)信息對(duì)其面臨的主要問題或各類問題解決方案進(jìn)行捕捉，通過對(duì)知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)相關(guān)信息的分類、深度分析再創(chuàng)造后，獲取與用戶需解決問題相關(guān)的深層次、廣范圍知識(shí)產(chǎn)品。將單一、零散、不同人員的隱性知識(shí)進(jìn)行有效合成，創(chuàng)造出更加具體、連貫、系統(tǒng)的檔案知識(shí)服務(wù)體系，且使檔案知識(shí)服務(wù)工作更具特色。

六、結(jié)束語

通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案知識(shí)服務(wù)工作開展中存在的問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)可通過檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建來提高檔案知識(shí)的服務(wù)，來對(duì)用戶需求進(jìn)行滿足，達(dá)到知識(shí)共享的目的。通過將知識(shí)用戶及網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行整理，對(duì)知識(shí)進(jìn)行深度挖掘、分析、篩選為用戶提供最有效信息資源。在對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行服務(wù)管理的同時(shí)，開展有效的知識(shí)服務(wù)以及實(shí)施正確的知識(shí)管理措施是現(xiàn)今以及未來檔案知識(shí)服務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代這一大環(huán)境下應(yīng)該迎接挑戰(zhàn)，滿足用戶對(duì)各類知識(shí)的需求，通過不斷完善及改進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)管理工作質(zhì)的飛躍。

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