信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理實(shí)效的提升路徑

文/濟(jì)南市第二人民醫(yī)院 賈戎

信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理實(shí)效的提升路徑

文/濟(jì)南市第二人民醫(yī)院 賈戎

借助信息建設(shè)來完善醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)成為時(shí)下醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?；诖耍疚膹乃膫€(gè)維度探討了信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理實(shí)效的提升路徑，以期促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

信息時(shí)代；醫(yī)院檔案管理；實(shí)效性；提升路徑

當(dāng)前，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已然無法滿足信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理的要求。因此，在信息時(shí)代下，如何改善醫(yī)院檔案管理工作、推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程成為醫(yī)院檔案管理人員面臨的新課題。為此，下面將從四個(gè)維度探討信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理實(shí)效的提升路徑。

一、轉(zhuǎn)變思想，完善醫(yī)院檔案管理制度

信息時(shí)代，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變思想，對(duì)檔案管理工作引起高度重視，并通過靈活運(yùn)用創(chuàng)造性思維、發(fā)散性思維等多種方式來指導(dǎo)檔案管理工作。其次，要具備發(fā)展意識(shí)、人才意識(shí)，使醫(yī)院檔案管理工作能夠適應(yīng)科技生產(chǎn)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，采用信息化手段管理、處理檔案信息，為檔案的使用者提供便利。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)檔案規(guī)章管理制度，實(shí)現(xiàn)管理工作制度化、規(guī)范化。檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)有詳細(xì)、具體的規(guī)定，主要內(nèi)容包括：1.明確醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案部門人員的職能，將檔案管理工作落到實(shí)處；2.對(duì)相關(guān)資料的收集和編制范圍進(jìn)行明確規(guī)定，確保檔案的歸檔率、完整率與準(zhǔn)確率達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；3.將檔案管理工作納入績效考核范圍?？己藘?nèi)容為資料收集、編制是否做到完整、齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范，責(zé)任是否落實(shí)到位；4.將檔案管理模式由過去的分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺?，?shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

二、立足實(shí)際，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

信息時(shí)代，培養(yǎng)一批集較高檔案知識(shí)和信息水平于一體的檔案管理人才，是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理建設(shè)的關(guān)鍵。因此，檔案管理部門要立足實(shí)際，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，做好醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們?cè)谑煜n案學(xué)基本原理和檔案管理方法的同時(shí)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。同時(shí)，要及時(shí)引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀人才，建立檔案管理信息化的人才機(jī)制，提高檔案管理人員的待遇，改善工作人員的工作環(huán)境，滿足工作人員的生活需求，進(jìn)而使其全身心投入到工作中。此外，醫(yī)院檔案管理人員自身也要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素養(yǎng)，以做好本職工作。

三、抓住契機(jī)，加快檔案管理信息進(jìn)程

（一）完善醫(yī)院檔案信息管理制度。醫(yī)院檔案信息管理制度是進(jìn)行檔案改革的方針，對(duì)具體的改革內(nèi)容有著指導(dǎo)意義。醫(yī)院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲(chǔ)以及檔案級(jí)別調(diào)整等多個(gè)方面。檔案不同的管理階段發(fā)揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環(huán)節(jié)，需要對(duì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環(huán)節(jié)，根據(jù)管理制度確定的權(quán)限，開展借閱活動(dòng)，并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，確保檔案的完整性和內(nèi)容的保密性；在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質(zhì)檔案變質(zhì)，失去保存價(jià)值。

（二）提升醫(yī)院檔案信息化管理的安全性。檔案資源的安全性是檔案管理工作的重心所在。當(dāng)前，數(shù)字化檔案資源管理工作也暴露出一系列安全隱患。因此，基于保障檔案資源安全的考量，應(yīng)從下述方式著手改進(jìn)：首先，應(yīng)借助專業(yè)化培訓(xùn)提升檔案管理者的安全防范意識(shí)；其次，應(yīng)注重日常計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻、網(wǎng)關(guān)病毒防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，落實(shí)電子實(shí)名認(rèn)證制度，防止網(wǎng)絡(luò)外部攻擊對(duì)檔案電子管理系統(tǒng)造成破壞，以更好地在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環(huán)節(jié)中最大限度實(shí)現(xiàn)資源共享；最后，落實(shí)好醫(yī)院檔案信息資源的備份，以有效規(guī)避醫(yī)院檔案資源安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、大膽吸收，借鑒國外檔案管理經(jīng)驗(yàn)

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)人們的生活，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也使得現(xiàn)代數(shù)據(jù)成倍增加，醫(yī)院信息處理難度進(jìn)一步加大。因此，要想提升醫(yī)院檔案管理實(shí)效，就要大膽吸收，借鑒國外檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。例如，20世紀(jì)90年代中后期，電子病歷檔案研究日益深入，美國、英國、芬蘭、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國家紛紛組建專門的小組或團(tuán)隊(duì)對(duì)電子健康檔案進(jìn)行規(guī)劃，積極制定標(biāo)準(zhǔn)。此外，在借鑒國外檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，還要積極學(xué)習(xí)、引進(jìn)先進(jìn)的信息錄入和管理系統(tǒng)。具體而言，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，為醫(yī)院檔案的信息化處理提供專業(yè)技術(shù)支持；在信息化處理的過程中，做好檔案的保存工作，避免信息丟失的同時(shí)，做好保密工作，設(shè)置嚴(yán)格的查看要求，減少資源的外流。此外，還需對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行周期性維護(hù)，為網(wǎng)絡(luò)信息的穩(wěn)定性和安全性管理做好保障工作。只有提前預(yù)防電子檔案的潛在風(fēng)險(xiǎn)，才可以充分發(fā)揮檔案信息化作用，促進(jìn)檔案信息化的健康發(fā)展。

［1］陳婷婷.淺談信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（3S）:165-165.

［2］楊子江.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作之我見［J］.中小企業(yè)管理與科技，2015（14）:54-55.