探究信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新模式

文/西安交通大學(xué)檔案館 房榮軍

探究信息化背景下檔案管理技術(shù)創(chuàng)新模式

文/西安交通大學(xué)檔案館 房榮軍

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新也成了檔案行業(yè)新的工作內(nèi)容。本文通過(guò)介紹檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)——物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云空間、云計(jì)算技術(shù)以及移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。闡述了檔案管理技術(shù)創(chuàng)新必要性，最后介紹檔案管理技術(shù)創(chuàng)新下檔案服務(wù)新模式。

信息化；檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理新方式，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，不僅不利于查找，也不利于長(zhǎng)期保存。而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，如今越來(lái)越多的檔案以電子檔案的形式被記錄并保存下來(lái)。新的檔案管理技術(shù)雖然使得檔案的調(diào)取和保存更容易，但也相應(yīng)地提出了更高的技術(shù)要求，檔案信息化背景下的檔案管理技術(shù)需要更專(zhuān)業(yè)的人才，對(duì)電子檔案的管理必將成為未來(lái)檔案管理的重點(diǎn)。

一、檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)

（一）物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的延伸和擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)。物聯(lián)網(wǎng)的終端并不單是計(jì)算機(jī)，任何一個(gè)物的概念都有可能成為物聯(lián)網(wǎng)的終端，在網(wǎng)絡(luò)中相互聯(lián)系、通信。

（二）云空間。云空間是一種由服務(wù)器硬盤(pán)作為儲(chǔ)存空間的概念，在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，所有計(jì)算機(jī)終端的信息全部由總控服務(wù)器控制，所有的信息也都儲(chǔ)存于服務(wù)器，而這樣管理檔案的優(yōu)勢(shì)在于，用戶(hù)可以通過(guò)操作網(wǎng)絡(luò)下的任意一臺(tái)計(jì)算機(jī)搜索自己想要的檔案資料。

（三）移動(dòng)終端。如今，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)正在經(jīng)歷飛速的發(fā)展，無(wú)線(xiàn)移動(dòng)通信技術(shù)正逐步興起。無(wú)線(xiàn)通信技術(shù)連接各移動(dòng)終端，包括筆記本電腦、手機(jī)、平板電腦等等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化后，管理人員可以通過(guò)自己的手機(jī)等移動(dòng)終端產(chǎn)品隨時(shí)隨地查看并管理電子檔案。

二、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

（一）客觀需要。目前的儲(chǔ)存空間存在一定的瓶頸，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，更多的檔案勢(shì)必需要擴(kuò)展更大的空間以滿(mǎn)足需求，這樣一來(lái)會(huì)造成管理成本和土地使用成本的上升，而且每次擴(kuò)建也需要一定的成本。當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，所有的檔案信息都可以保存到一枚小小的儲(chǔ)存卡、U盤(pán)或硬盤(pán)內(nèi)，在極大地減輕了重量和體積的同時(shí)，卻增加了儲(chǔ)存空間。此外，隨著云技術(shù)的興起，可以通過(guò)云系統(tǒng)將檔案信息資源進(jìn)行高效集成，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

（二）提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的服務(wù)質(zhì)量是近年來(lái)廣大民眾比較重視的話(huà)題，因此，檔案信息資源應(yīng)從傳統(tǒng)的以檔案查詢(xún)?yōu)橹鞯膯我环?wù)模式轉(zhuǎn)向要求更高的可以被定制的個(gè)性化信息提供給用戶(hù)。

（三）實(shí)現(xiàn)信息化管理。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案也需實(shí)現(xiàn)信息化的管理，適應(yīng)當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展節(jié)奏。在如今這樣一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，無(wú)論是信息傳播模式還是信息量都極大地考驗(yàn)著檔案管理的水平，因此，實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)于提升檔案的管理效果具有重要意義。

三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的模式

（一）文件歸檔方式?，F(xiàn)代信息化的檔案在歸檔方式上可以充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員只需要按照不同類(lèi)別將檔案上傳至硬盤(pán)，無(wú)須走進(jìn)檔案室將檔案袋置入相應(yīng)的檔案柜中，如果應(yīng)用了無(wú)線(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理員甚至可以遠(yuǎn)程操作，只需要一部手機(jī)或者其他任何的移動(dòng)設(shè)備就可以對(duì)檔案進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。并且，如今wifi遍布，只要在有無(wú)線(xiàn)局域網(wǎng)的環(huán)境下，就可以實(shí)現(xiàn)零流量的大數(shù)據(jù)傳輸，完成遠(yuǎn)程歸檔。不過(guò)考慮到目前依然有大量的紙質(zhì)檔案，因此傳統(tǒng)的歸檔方式并不會(huì)就此消亡，在短期內(nèi)，傳統(tǒng)歸檔方式、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)歸檔方式以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔方式將會(huì)共同組成檔案管理的歸檔方式。

（二）檔案儲(chǔ)存及共享方式。信息化時(shí)代下，電子檔案在儲(chǔ)存和共享方面都具有非常大的優(yōu)勢(shì)。云空間技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的信息化管理，使得檔案管理具有更強(qiáng)的更新性和可維護(hù)性，并且，云空間技術(shù)也提供了更新的服務(wù)和更先進(jìn)的檔案儲(chǔ)存與共享技術(shù)。電子檔案改變了目前對(duì)紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存模式上的單一以及無(wú)法共享的問(wèn)題，電子檔案使得管理員能夠快速、方便的歸檔和查詢(xún)、搜索。通過(guò)云空間技術(shù)，所有的檔案均被儲(chǔ)存在服務(wù)器內(nèi)，所有局域網(wǎng)內(nèi)的計(jì)算機(jī)都可以隨時(shí)歸檔或調(diào)閱，免去了很多麻煩并降低了儲(chǔ)存的成本。不過(guò)云技術(shù)也帶來(lái)了一些問(wèn)題，例如信息的安全性。在云技術(shù)下，任何一臺(tái)可以連入該局域網(wǎng)并獲取賬號(hào)密碼的用戶(hù)就可以隨意查詢(xún)、修改、下載檔案資料，并且破解檔案管理系統(tǒng)并不需要很復(fù)雜的技術(shù)，因此，對(duì)于機(jī)密檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)更加完善其云技術(shù)的安全性和可靠性。

（三）實(shí)物的存放管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存管理，可以采用數(shù)字標(biāo)簽技術(shù)，它也是物聯(lián)網(wǎng)的重要組成部分之一。每一份檔案貼上數(shù)字標(biāo)簽，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字標(biāo)簽的遠(yuǎn)程識(shí)別，那么，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理就可以變得如數(shù)字檔案一樣輕松、方便、高效。數(shù)字標(biāo)簽可以記錄檔案的位置、編號(hào)、名稱(chēng)等信息，管理員只需要使用相應(yīng)的終端設(shè)備就可以快速找到所需檔案。而在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理員借助數(shù)字標(biāo)簽可以使得自己在不進(jìn)入檔案室的情況下對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理。另外，數(shù)字標(biāo)簽還有一大優(yōu)勢(shì)便是對(duì)環(huán)境狀況的識(shí)別，當(dāng)存放檔案的空間環(huán)境發(fā)生變化，變得不利于檔案保存時(shí)，數(shù)字標(biāo)簽就能夠向管理員發(fā)出警報(bào)，提醒管理員做出相應(yīng)的處理。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作隨著時(shí)代和科技的進(jìn)步而發(fā)生著本質(zhì)上的改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作因大量的實(shí)物而顯得煩瑣和復(fù)雜，在信息化時(shí)代下，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新模式，使得現(xiàn)在的檔案管理更加高效、方便和準(zhǔn)確。

［1］代全賀.信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新研究［J］.民營(yíng)科技，2014，（9）:117.

［2］薛洪敏，宋桂玲.數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施探析［J］.黑龍江科學(xué)，2014，（8）:178-178.