對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)分析

文/黑龍江省同江市房地產(chǎn)管理局 李宏霞

對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)分析

文/黑龍江省同江市房地產(chǎn)管理局 李宏霞

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及各種檔案資源的不斷增多，原本的紙質(zhì)檔案管理機(jī)制顯得愈發(fā)煩瑣與不便。這時(shí)候?qū)C(jī)關(guān)檔案管理信息化的建設(shè)工作就顯得越來(lái)越重要了。本文在了解機(jī)關(guān)檔案管理信息化的現(xiàn)狀后，主要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行分析與探討。

機(jī)關(guān)檔案；管理；信息化建設(shè)；分析

一、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義

機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，是指在政府的領(lǐng)導(dǎo)與組織之下，通過(guò)現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)對(duì)各種各樣的檔案信息進(jìn)行有序的、全面的整理與分類，然后對(duì)所有的數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行整理與共享。建立起為社會(huì)提供全方位服務(wù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，使原本復(fù)雜、煩瑣的檔案建立與查找機(jī)制變得更加方便與快捷，能大大地提升機(jī)關(guān)單位的管理水平與工作效率。而且還能大大節(jié)約機(jī)關(guān)單位資源。對(duì)于機(jī)關(guān)單位的信息化、高效化、規(guī)范化有著極其重要的意義。

二、機(jī)關(guān)檔案管理信息化現(xiàn)狀

（一）部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，不但需要物質(zhì)方面的保障以及技術(shù)方面的支持，而且還需要機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人以及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)有足夠的重視與關(guān)注。

但是由于一些單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上資金投入的短缺，使得大多數(shù)地方機(jī)關(guān)的檔案管理人員沒(méi)有充足的資金去支持檔案管理信息化建設(shè)所需的技術(shù)、硬件設(shè)備、相關(guān)軟件以及人員培訓(xùn)的開(kāi)支，從而使一些單位的檔案管理信息化建設(shè)陷入停滯狀態(tài)。

（二）缺乏專業(yè)的管理人才。目前大部分的機(jī)關(guān)單位都還在沿用舊的紙質(zhì)檔案管理方式。而大部分檔案管理人員都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，在管理工作方面缺乏對(duì)科學(xué)管理檔案的認(rèn)知與意識(shí)，所以都顯得不夠?qū)I(yè)。而且很大一部分的人員年齡偏大，導(dǎo)致他們很難適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的要求。而且由于部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都偏低。而且由于大部分檔案管理人員的年齡都偏大，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所需要掌握的信息技術(shù)知識(shí)接受能力較差。這樣將會(huì)大大的限制機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的腳步。

（三）數(shù)字檔案資源短缺。目前我國(guó)大部分單位機(jī)關(guān)的檔案資源都是紙質(zhì)檔案，數(shù)字化的檔案資源匱乏。而且沒(méi)有統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案資源數(shù)據(jù)來(lái)源。這使得各地區(qū)的機(jī)關(guān)檔案管理部門不能做到檔案信息的及時(shí)分享與統(tǒng)一整理，使機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作陷入困難的境地。

（四）缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。目前我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)缺少一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。在信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這使得各地區(qū)機(jī)關(guān)單位的檔案管理在實(shí)際的信息化檔案管理過(guò)程中存在著諸多錯(cuò)誤。而且由于沒(méi)有統(tǒng)一的制度與法規(guī)，使得我國(guó)各地的機(jī)關(guān)單位都存在著檔案管理工作各自執(zhí)政，各自管理、各自分離等現(xiàn)象，沒(méi)有能夠很好地做到各單位全面協(xié)調(diào)發(fā)展。甚至于一些地方的機(jī)關(guān)檔案管理單位，根本就沒(méi)有制定一些對(duì)未來(lái)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)，這使得各地區(qū)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的程度各不相同。

三、對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的分析與意見(jiàn)

（一）提高重視程度。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員要提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，以及轉(zhuǎn)變過(guò)時(shí)的檔案管理理念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真完善檔案管理信息化建設(shè)工作中的有關(guān)制度與體系，多多關(guān)心和支持檔案管理者。為檔案管理人員創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境。同時(shí)還要制定一套科學(xué)的檔案管理示范標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案管理者進(jìn)行科學(xué)的、有序的信息化管理。并且要經(jīng)常組織相關(guān)檔案管理工作人員參加一些專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)以及一些重要的檔案會(huì)議。最后是要提高自身對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的理解，并制定科學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展規(guī)劃與建設(shè)藍(lán)圖。在建設(shè)與改正之中，完善機(jī)關(guān)檔案管理制度。

（二）建設(shè)專業(yè)的管理隊(duì)伍。因?yàn)榻ㄔO(shè)信息化檔案管理的需要，如今從事檔案管理的人員就必須要具備一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)方面知識(shí)以及一些檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)。所以目前的各機(jī)關(guān)單位就需要吸納一些專業(yè)型的人才來(lái)充實(shí)到管理隊(duì)伍中去。例如一些電子計(jì)算機(jī)專業(yè)的大學(xué)生人才等，對(duì)于此類人才只需要經(jīng)過(guò)短期的專業(yè)培訓(xùn)就能基本達(dá)到信息化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。此外還要加大對(duì)這批人才的專業(yè)培訓(xùn)，讓其多參加機(jī)關(guān)檔案管理部門的會(huì)議、并加強(qiáng)相關(guān)檔案的法律學(xué)習(xí)，以及定期抽調(diào)一些出色的檔案管理人員，對(duì)他們進(jìn)行更加專業(yè)的檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的強(qiáng)化培訓(xùn)。使他們迅速成為檔案管理隊(duì)伍中的骨干力量。

同時(shí)要對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理與考核，建立起完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，真實(shí)、客觀、嚴(yán)格地開(kāi)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的個(gè)人考核與管理，并定期進(jìn)行鼓勵(lì)嘉獎(jiǎng)，提高機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的工作積極性。建設(shè)起一支積極的、和諧的、專業(yè)的、高素質(zhì)信息化檔案管理隊(duì)伍。

（三）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)是為了能夠集中統(tǒng)一的管理整個(gè)機(jī)關(guān)以及各單位的檔案資源數(shù)據(jù)。改變舊的管理模式，利用現(xiàn)在的信息技術(shù)掌控全市機(jī)關(guān)單位形成的所有檔案資源數(shù)據(jù)，并通過(guò)對(duì)所有數(shù)據(jù)的管理與儲(chǔ)存建立起一個(gè)完整的、規(guī)范的、可共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)，為相關(guān)機(jī)關(guān)與社會(huì)提供準(zhǔn)確快捷的查詢服務(wù)。同時(shí)，還要對(duì)舊的紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中處理，通過(guò)各地區(qū)的地方機(jī)關(guān)，將舊的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、整理，然后移送到同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行集中保存。甚至一些檔案管理信息化建設(shè)度較高的單位，還可以完全取消紙質(zhì)檔案保存室，這將大大減少檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。

（四）完善檔案管理規(guī)范體系。在舊的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案部門自身無(wú)法建立起統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)的、整體的檔案管理體系。使各類檔案信息系統(tǒng)之間，缺乏溝通與交流，更使檔案部門與上級(jí)政府部門之間沒(méi)有及時(shí)的共享資源。因此，近幾年來(lái)的檔案管理體制一直都處在各自為政的狀態(tài)。這將會(huì)大大影響到信息時(shí)代下政府部門的工作效率。因此，建立起一個(gè)統(tǒng)一的、科學(xué)的、信息化背景下的標(biāo)準(zhǔn)體系至關(guān)重要。

而實(shí)施機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，所以統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)就成了完善相關(guān)檔案管理信息化體系中的重要一環(huán)，同時(shí)也是建設(shè)信息化檔案管理制度的重要一步。需要政府部門進(jìn)行統(tǒng)一的、科學(xué)的、詳細(xì)的商討與規(guī)范。再結(jié)合實(shí)際情況，制定詳細(xì)的、科學(xué)的相關(guān)檔案信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行檔案管理部門的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。例如：檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、檔案的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)等管理標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)施對(duì)象包括電子檔案的收錄、定義、存儲(chǔ)、整理、歸類、鑒定等方面。而業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)則包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等。最后的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)則是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施使用標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)平臺(tái)使用標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式標(biāo)準(zhǔn)、加密算法標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)有關(guān)部門要對(duì)檔案信息化管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的指導(dǎo)與監(jiān)督，杜絕檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的不規(guī)范操作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)久的，需要各地方單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員不斷去努力完善的工作。需要上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供足夠的資金、設(shè)備與技術(shù)支持，同時(shí)也需要檔案管理人員不斷地培訓(xùn)與壯大管理隊(duì)伍。在不斷地改善與進(jìn)步之中，建設(shè)起完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，為所有的機(jī)關(guān)單位以及社會(huì)企業(yè)提供方便快捷的查詢服務(wù)。

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