加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的思考

文/中共陜西省委黨校 郭萍

加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的思考

文/中共陜西省委黨校 郭萍

文章簡要論述了加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義，分析了當(dāng)前黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，提出針對性措施和建議。

黨校；檔案信息；數(shù)字化；思考

檔案信息數(shù)字化是一種計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫以及多媒體等技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理領(lǐng)域的產(chǎn)物，主要通過將分散于不同載體、地理位置的原始檔案信息以數(shù)字化的形式進(jìn)行存貯，通過網(wǎng)絡(luò)方式查詢、利用和共享。開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)已成為規(guī)范黨校檔案建設(shè)管理、發(fā)揮信息資源價值和作用的主流方向，是新形勢下黨校檔案部門所面臨的重要課題。

一、加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

隨著計算機技術(shù)在社會經(jīng)濟發(fā)展各個領(lǐng)域的普及應(yīng)用，利用數(shù)字化檔案儲存信息豐富、利用便捷和共享性強的特點，來全面加強檔案管理工作已成為順應(yīng)時代發(fā)展的客觀選擇。黨校是具有特殊教育職能的學(xué)校，培訓(xùn)對象主要為各級黨政干部、黨員和入黨積極分子，代表著先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求，檔案信息數(shù)字化建設(shè)正是黨校工作適應(yīng)時代發(fā)展的一種體現(xiàn)。因此，加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)是時代發(fā)展的必然，必將進(jìn)一步提高檔案的利用效率和管理水平，不斷推進(jìn)校務(wù)管理現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展，為健全完善黨校培訓(xùn)機制、做好科研咨政決策提供更加便捷、精準(zhǔn)的服務(wù)。

（一）是檔案事業(yè)信息化發(fā)展的必然要求。檔案信息數(shù)字化是現(xiàn)代信息化社會高度繁榮、發(fā)達(dá)的結(jié)果。早在“十五”期間檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)被列入我國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，經(jīng)過十一五、十二五時期逐步發(fā)展完善，相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章陸續(xù)出臺，全國各地檔案事業(yè)信息化建設(shè)取得了實質(zhì)性進(jìn)展。全國檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要對信息化建設(shè)進(jìn)行更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，作為檔案建設(shè)管理的首要內(nèi)容，加快黨校檔案管理信息化進(jìn)程，進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，健全完善檔案形成管理機制，是黨校檔案管理部門當(dāng)前和今后一個時期首要任務(wù)，也是貫徹落實檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要的具體行動。

（二）是提升校務(wù)管理信息化的重要途徑。檔案管理工作與黨校各項工作緊密相連，科學(xué)規(guī)范高效地開展檔案管理不但可實現(xiàn)檔案部門的自身價值，而且事關(guān)學(xué)?？茖W(xué)化、現(xiàn)代化管理全局。檔案信息數(shù)字化進(jìn)度，直接影響到黨校信息化建設(shè)步伐。檔案信息數(shù)字化建設(shè)主要包括硬件設(shè)施和軟件建設(shè)兩方面，其中檔案信息數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)是黨校信息化建設(shè)不可或缺的組成部分，是保障學(xué)校各部門通過網(wǎng)絡(luò)及時查詢、相互交流和傳遞反饋檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于促進(jìn)教學(xué)管理和科研工作效率，乃至學(xué)校管理水平快速提升有著積極作用。

（三）是檔案部門服務(wù)能力提高的重要體現(xiàn)。檔案資料是學(xué)校重要的信息資源，檔案管理部門承擔(dān)全校所有處室行政、教學(xué)、科研、基建等資料的收集、整理及利用，為黨校中心工作服務(wù)。當(dāng)前黨校教學(xué)工作任務(wù)重、干部學(xué)員來源多，知識集中且層次復(fù)雜，科研部門研究項目日益增加，檔案信息需要量空前增多。傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案管理模式因受時間和空間條件的限制已無法滿足現(xiàn)實需要，勢必為新型的數(shù)字信息化檔案所取代。建成檔案信息數(shù)據(jù)庫、查詢網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)更能實現(xiàn)檔案管理方便快捷、合理規(guī)范的目標(biāo)，將有力加快日常教學(xué)動態(tài)管理，全面提升科研決策的快速性和精準(zhǔn)性，不斷推動檔案部門的職能由檔案保管利用向信息采集管理綜合服務(wù)轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高服務(wù)水平。

（四）是促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的有效措施。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，檔案載體變化演繹、形式豐富，檔案信息數(shù)字化正是檔案載體發(fā)展的產(chǎn)物。黨校檔案反映了黨校各個不同時期、不同層面的發(fā)展軌跡，是寶貴的歷史財富。其中年代久遠(yuǎn)的材料，經(jīng)數(shù)字化處理無疑是對其更好的保護(hù)；教學(xué)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理，可有效防止檔案篡改行為的發(fā)生；在文本檔案歸檔收集時，提出全校統(tǒng)一的電子格式要求，便于歸檔文件整理的快捷高效等等。加快黨校檔案數(shù)字化進(jìn)程，將紙質(zhì)實體檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案，能進(jìn)一步增加檔案的使用安全性、歸檔規(guī)范性，提高檔案使用效益。

二、黨校加強檔案信息數(shù)字化工作面臨的主要問題

檔案信息數(shù)字化包含檔案目錄信息數(shù)字化和檔案全文信息數(shù)字化兩個層次。就目前情況來看，黨校檔案管理做到第一層次困難不大，但是要完成檔案全文信息的數(shù)字化還面臨諸多問題。

（一）檔案信息化認(rèn)識不到位。黨校檔案是黨校記憶大廈的基石，是傳承黨校歷史的載體，對檔案進(jìn)行科學(xué)化管理是必不可少的一項重要工作。在黨校系統(tǒng)內(nèi)，各部門及教職工對檔案工作重要性的認(rèn)識十分有限，存在著重教輕檔、不聞不問現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的指導(dǎo)缺少發(fā)展眼光，教學(xué)、科研人員對檔案管理認(rèn)識不清晰，歸檔材料不及時、全面。檔案部門常被束之高閣，陳舊的工作模式將先進(jìn)的數(shù)字電子化拒之門外等等，這一系列現(xiàn)象的普遍存在反映出對檔案數(shù)字化工作的迫切性、必要性認(rèn)識不夠，在某種程度上制約著黨校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）檔案數(shù)字化工作尚存不足。當(dāng)前，信息化、數(shù)字化已成為社會發(fā)展的新動力和新的增長點，但檔案信息數(shù)字化技術(shù)發(fā)展并非一勞永逸。檔案數(shù)字化技術(shù)還不很成熟，文檔掃描和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)技術(shù)費用較高，且數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的建成對計算機硬件配置要求較高等，使檔案數(shù)字化工作顯現(xiàn)出不夠經(jīng)濟的特點，工作開展與運行維護(hù)受制于經(jīng)費投入。在檔案數(shù)字化工作過程中，掃描文本對象在隨時增加，檔案查詢系統(tǒng)需要日常維護(hù)，與電子技術(shù)公司存在合作問題等，信息數(shù)字化工作成為一項長期進(jìn)行的綜合性工作，在人、財、物等諸方面提出了更高的要求。

（三）檔案管理人員知識儲備不夠。數(shù)字化檔案的管理不僅需要工作者精通紙質(zhì)檔案管理操作技術(shù)，還要求能夠熟練使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，能夠進(jìn)行簡單的系統(tǒng)操作等。縱觀各地黨校檔案管理人員的組成，符合這類要求的知識全面型、技術(shù)嫻熟型人才奇缺。加之，部分檔案管理者工作理念落后，存在“坐、等、靠”“怕麻煩”思想，工作創(chuàng)新動力不足，觀念上不愿接受信息數(shù)字化新技術(shù)，操作時相互推諉、固守成規(guī)，存在消極、畏難情緒，成為黨校開展檔案信息數(shù)字化工作受限的又一瓶頸。

三、加強黨校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策與建議

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項與時俱進(jìn)、順應(yīng)社會信息發(fā)展的前瞻性工作。黨校是培養(yǎng)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部和理論干部的學(xué)校，新形勢下黨中央賦予黨校全新的工作任務(wù)，檔案管理作為黨校的基礎(chǔ)性工作之一，要跟上時代步伐、緊跟學(xué)校發(fā)展步伐，打開檔案信息數(shù)字化的工作局面，以更好地為經(jīng)濟建設(shè)和社會服務(wù)。

（一）更新檔案管理理念。檔案管理工作的根本目的在于檔案利用，檔案信息開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的信息資源，合理有效地運用檔案對把握社會經(jīng)濟發(fā)展基本規(guī)律和學(xué)校未來發(fā)展具有很深的借鑒意義。加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的時空局限，真正實現(xiàn)以實體保管為重點向以數(shù)字化為主要形式的社會服務(wù)過程的轉(zhuǎn)變。加快開展檔案信息資源的合理配置、確立科學(xué)的管理目標(biāo)，使檔案管理部門從自我封閉走向信息開放。以“服務(wù)利用”作為檔案管理的工作理念，強化服務(wù)意識，全方位、多角度的為在校學(xué)員服務(wù)、為各級黨政領(lǐng)導(dǎo)干部決策服務(wù)、為普通社會民眾服務(wù)。

（二）探索檔案管理新模式。實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式改革創(chuàng)新是檔案信息數(shù)字化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，運用現(xiàn)代化的檔案管理理念，建立與數(shù)字化技術(shù)相適應(yīng)的檔案管理制度、工作流程，并在實踐中不斷予以完善，是提高黨校檔案管理工作水平的根本途徑。

1.以學(xué)校電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)為依托，將檔案信息數(shù)字化工作納入校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)劃，注重電子文件的收集，形成數(shù)字化的檔案和檔案實體保管并存的管理模式。

2.檔案管理者在做好收整理、鑒定、保管等細(xì)節(jié)的同時，還應(yīng)著重在目錄編撰、檢索工具、系統(tǒng)編研等方面下功夫，建立健全的檔案檢索和匯編體系，滿足檔案利用工作的需要。

3.制定檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度，吸納各部門兼職檔案員參與檔案信息數(shù)字化建設(shè)，明晰工作任務(wù)和責(zé)任劃分，從檔案生成、歸檔、到收集、整理實現(xiàn)全過程電子化操作。

（三）重視檔案管理人員培訓(xùn)。檔案管理人員是檔案信息數(shù)字化建設(shè)的具體操作者，必須掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，具備多元化的知識結(jié)構(gòu)。要高度重視檔案管理人員日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過健全完善考核激勵機制，在全面加大檔案管理人員專業(yè)檔案知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，切實加強辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)操作等計算機應(yīng)用技能培訓(xùn)工作，并積極組織檔案管理人員參加檔案信息數(shù)字化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面技術(shù)交流，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，努力打造一支精通檔案管理、熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)復(fù)合型的檔案管理隊伍。

四、結(jié)束語

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，需要在工作實踐中大膽探索，不斷總結(jié)，逐步完善。各級黨校要結(jié)合自身實際，圍繞信息化建設(shè)、規(guī)范化管理目標(biāo)，統(tǒng)籌利用各方面資源，切實加大工作力度，不斷開創(chuàng)法制化、信息化、社會化檔案建設(shè)管理工作新局面。