信息化背景下高校檔案服務策略探討

文/河南牧業(yè)經濟學院檔案館 孫媛

信息化背景下高校檔案服務策略探討

文/河南牧業(yè)經濟學院檔案館 孫媛

中國從20世紀90年代引入信息化的概念，信息化是當今社會發(fā)展的一個大趨勢，也是時代的新特點。信息化背景下高校檔案服務是目前檔案界的一個熱點問題。各高校都在根據自身的實際情況，努力去調整和創(chuàng)新檔案管理方式，以增加信息化特點的檔案服務功能。信息化高校檔案服務功能使檔案管理工作理念上升到一個新的階段，也是對檔案管理的全新認識和挑戰(zhàn)。信息化背景下的檔案服務是高校檔案管理順應時代發(fā)展和社會需要，使傳統的檔案工作進一步從靜態(tài)向動態(tài)轉變，最大限度發(fā)揮檔案的實際效用。

信息化；高校檔案；服務策略

從20世紀90年代以來，網絡的不斷發(fā)展，深深影響著人類的生產和生活方式。隨著網絡的普及，使人們獲取信息的途徑和方式都發(fā)生了巨大改變。可以說，當今社會已經是一個信息化社會。就從概念上來講，信息化是指以信息技術廣泛應用為主導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息產業(yè)為支撐，信息人才為依托，法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。從傳統上看，檔案是人們獲取信息、了解歷史的一個重要途徑。而如何使高校檔案管理和信息化結合在一起，使人們借助信息化的網絡更加快捷和全面的獲取需要的信息，這是一個非常有價值的話題。當然，高校檔案信息服務，還存在著很多需要解決的技術和制度障礙。本文重點就是要探討信息化背景下高校檔案服務的策略和途徑。

一、檔案信息服務概述

檔案信息服務有廣義和狹義之分。就廣義上來講，檔案信息服務就是指檔案管理機構為了滿足客戶要求，而做的一切提供信息的業(yè)務活動。狹義來說，檔案信息服務就是檔案管理工作人員根據客戶的需求，而使其獲取和運用檔案信息的工作，最大限度的發(fā)揮檔案信息的社會效益和經濟效益。高校檔案服務主要是指狹義上的信息服務，將客戶需求作為信息服務的標準，通過健全制度，改進信息服務方式，整體提高檔案管理和檔案信息服務的水平。

隨著社會經濟水平的發(fā)展，檔案資源將越來越被重視。人們對于檔案信息資源的需求也隨之增加，知識服務將成為未來高校檔案服務的重點之一。目前采取將傳統的紙質檔案信息經過掃描之后存儲在網絡上的方式，有選擇性針對性的對用戶開放，這樣的方式便捷檔案檢索，并方便用戶查詢利用。對于高校而言，尋求優(yōu)質的檔案信息服務是一個明確的方向，也是推進教育事業(yè)的一大動力。因此，各大高校實施信息化技術普及，是必然需要的。

二、高校檔案服務存在的問題

我國的教育事業(yè)隨著社會的發(fā)展不斷與時俱進，然而在檔案管理方面，特別是信息化檔案應用方面還沒有形成健全有效的利用，因而高校檔案服務其本身應有價值也完全沒有發(fā)揮出來。這就需要我們更多地去探討，并努力去解決此問題。

（一）高校檔案服務種類相對缺乏。引起高校檔案服務種類缺乏的原因主要體現在以下方面。第一，高校對于檔案種類的管理，理念還是相對傳統落后的，檔案種類過于固定化，各項與時俱進的改革創(chuàng)新多止步于書面研究，沒有與時俱進的落實。第二，我國的高校教育工作中，檔案的利用與管理總是處于被忽視的部分，使得我國高校檔案在收集中受到限制，利用時缺少資料。高校應該將檔案服務種類進行合理的分析。

（二）高校檔案管理體制陳舊。如今高校檔案管理體制與現代的信息化社會并不相符，檔案管理屬于服務性質的工作，又以專門的工作內容及特點區(qū)別于其他服務類工作，在高校發(fā)展中沒有得到充分的重視。

就高校來說，一般認為其主要的職責就是培養(yǎng)學生的學習意識以及相關的專業(yè)技能，甚至是學生的綜合素質，所以高校就會將大量資金投入到教學或是相關的硬件中去，高校檔案服務的管理工作很容易就被忽略。這樣就會影響到高校檔案管理的發(fā)展，更不用說其信息化程度，從而造成整個檔案服務工作有所缺失，所以說管理體制陳舊會使得整個高校檔案的管理工作水平停滯不前。

（三）對管理人員缺乏重視。在各大高校中，學校對于檔案的管理不夠重視，一般對于檔案管理的制度上面總會比較缺乏，相對應的配套設備和培訓都不足，而相關的管理人員及專兼職檔案員也會因為認識不夠，導致在平時的工作中沒有一個較好的狀態(tài)和專業(yè)的態(tài)度。一旦管理人員放松要求，會造成檔案管理的一些小問題時有發(fā)生，然而細節(jié)是決定成敗的關鍵，一些小的方面，一旦造成損失，那將不可預計。

（四）標準不統一、發(fā)展不平衡?，F在每一個高校對于檔案管理研究系統的軟件使用都各不相同，由于通用性能還不夠穩(wěn)固，再加上軟件的兼容性沒有達到標準，數據之間也不好進行交換，于是就沒有辦法達到資源的共享，就會造成高校的檔案管理缺乏統一和固定標準。然而有的高校對檔案的信息管理主要是通過目錄來進行的，所以在進行檔案考察的時候，還需要查閱全文進行了解，這無疑給高校帶來了很大的麻煩。

（五）高校檔案服務途徑單一。對于檔案的記載來說，已經擁有一個很長的歷史了?？梢哉f從遠古時期開始，就已經擁有實物記事了，直到文字出現之后的書契記事。然而隨著時代的發(fā)展，如今的檔案服務工作的途徑依然單一。如今在高校的檔案服務中，最主要的服務方式還是復印檔案。而對于這個大數據已經到來的時代，僅僅單一的服務方式是不能夠滿足現代人們的需求的，這就需要考慮在信息化這一前提背景之下，通過對網絡的優(yōu)勢利用，去完成一個信息化的網絡檔案平臺，將網絡服務平臺打造成高校檔案的主要服務方式之一，以便能夠更好地順應這個時代，在最大限度上開發(fā)檔案信息資源。

（六）數字化程度不夠?？茖W技術的發(fā)展日新月異，檔案管理在發(fā)展的同時也應充分地考慮到這一點，目前“互聯網+”檔案管理模式不斷提出，這就需要高校在進行檔案管理的時候考慮數字化的應用。就如今的現狀來看，高校在對檔案進行現代化管理時，雖然也應用了相關的計算機網絡技術，可是卻并沒有完全將計算機數字化的功能施展出來。高校在數字化上面研究善待完善和加強，尤其是在檔案服務方面的應用。

三、信息化背景下高校檔案服務的策略探討

（一）改變服務意識，豐富服務形式。

1.提供雙向服務。我國高校不僅需要向教學、科研等工作提供周全的檔案服務，更應該拓寬服務的職能，將目標投向社會的各種群體，擴寬服務范圍，推動高校的檔案事業(yè)發(fā)展。例如在安全有效基礎上，如何利用互聯網，為查檔者提供更加便利的服務。

2.增強主動服務意識。檔案管理人員缺乏相關的服務認識，就會導致檔案管理人員缺乏主動服務意識，將無法發(fā)揮高校檔案管理的更多功能，信息的完整性無法得到良好的保證。為了提升高校檔案管理的服務水平與質量，應該完善檔案管理制度，開展檔案知識普及活動，擴大了檔案工作在高校的影響，提高人們保護檔案、利用檔案的意識，加強專兼職檔案員業(yè)務培訓，鼓勵檔案工作人員加強主動服務的意識。

3.大力發(fā)展現代化的服務手段。采用信息技術，可以提高高校檔案的服務效率。高校必須考慮將現代化服務運用于高校的檔案服務中，利用高校學術優(yōu)勢，開發(fā)創(chuàng)新技術方式，將信息化服務能力發(fā)揮至最大。同時還可以采取網站、微博、微信等自媒體創(chuàng)新方式，將服務進行推廣發(fā)展。

（二）充分應用高新技術手段。目前檔案管理工作正在逐漸向信息化技術發(fā)展，就高校的檔案管理來說，現代化檔案管理系統更為便利。相關的計算機技術對于檔案工作來說起著非常重要的作用，具有處理迅速、查閱方便、儲存量大等特點，可以更有效便利的查詢、閱讀、交流和重復使用。

由于之前的檔案整理幾乎都是使用紙質進行記錄的，而這種記錄的方式不能完全適用于現代社會。信息化時代越來越多的數據需要記錄，因此，順應社會發(fā)展的技術手段是需要格外重視的。在高校中，每年有大量的信息產生，紙質保存只占其中的一部分，利用現代化手段，可以完整有效的儲存檔案信息，并能靈活運用技術手段，方便各立卷歸檔部門上傳檔案信息、查看存儲的歷年檔案，減少資源和時間的浪費同時，也增強個人信息保密性。數據庫的應用，對于高校來說無疑是一項非常重要的技術，使得高校將技術和檔案管理有效的結合。

（三）不斷完善和創(chuàng)新檔案管理制度。信息化時代，任何行業(yè)都需要與時俱進和不斷地完善，如果停滯不前終究不能順應社會的發(fā)展。就高校的檔案管理來說，為了在整個檔案管理中少出錯，就應該更多的注意信息化在其中的運用，根據具體的學校制度進行分析，完善檔案的管理制度，一些關聯性的檔案，要進行集中的處理，進一步提高檔案管理的工作效率。除此之外，還應該注意檔案信息安全保護問題，設置不同的密級和工作權限，讓整個信息的安全得到有利的保護。

（四）創(chuàng)建高校檔案服務評價體系。為了做到高校檔案服務質量的監(jiān)督，應該創(chuàng)建高校檔案服務評價體系。通過相關的高校檔案服務評價體系，可以更快地了解到在服務中存在的問題，同時發(fā)現其中的優(yōu)缺點，取長補短，針對不同的模塊，可以擁有不同的評價標準，以保障高校檔案的服務質量。

（五）培養(yǎng)高素質人才。高素質的工作人員是現代化學校檔案管理工作的保障。在檔案技術部門中，一個任務的實施伴隨著風險，若是出現差錯就會影響到整個工作鏈。這就要求檔案工作人員在具備較高思想政治覺悟、熱愛工作崗位的基礎上，還要具備較強的思維能力、分析能力、判斷能力以及計算機技術的應用能力。目前檔案人員普遍存在知識老化、知識結構片面等現象，只有不斷調整更新工作人員專業(yè)結構和知識結構，使檔案工作人員整體知識水平適應檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，才能更好地提高檔案管理效率，適應信息化時代要求。

（六）服務形式個性化。隨著社會的發(fā)展，高校為了跟隨社會的腳步，可以將個性化的服務方式引入檔案工作。通過打造個性化的服務滿足現代的高校服務需求，比如通過高校檔案編纂，對學生的學習成績，學籍信息、教師事跡、學校歷史等分類。分類進行的高校檔案服務，可以快速查詢到更明確的結果。隨著社會的發(fā)展，高校應該擁有自己的發(fā)展方向，更加的個性化以及更多的信息化，有效發(fā)揮高校檔案管理的最大價值，方便高校檔案的管理，使其擁有更高的使用效率。

總體來講，信息化在改變著我們的生活和思維方式，整個社會的運行模式也在發(fā)生著深刻的變化。與此同時，高校的檔案信息服務也應該做到與時俱進，緊跟時代的發(fā)展需求，盡可能隨時注入一些新的元素，特別是要以信息化為依托，努力使檔案成為人們獲取信息最便捷和最權威的途徑和方式。這就要求不斷創(chuàng)新高校檔案管理模式，運用先進的科學技術，將科技滲入到高校的檔案管理之中，使檔案管理工作和科技發(fā)展達到一個完美的結合的狀態(tài)。信息化檔案服務還要求，進一步培養(yǎng)專業(yè)性、技術性檔案管理人才，使其既懂檔案管理、又熟練掌握信息科學技術，這對檔案的信息化服務工作將起到重要的推動作用。

［1］李永戰(zhàn).高校檔案信息化管理平臺的構建及相關問題闡述［J］.高教學刊，2016（13）.

［2］劉彥麗.檔案服務視角下高校檔案的信息化建設［J］.武夷學院學報，2015（09）.

［3］畢娟.具有高校特色的檔案信息資源建設的理性思考［J］.蘭臺世界，2009（12）.

［4］陳奕.提升高校檔案服務功能之我見［J］.當代教育理論與實踐，2013（11）:156.

［5］郭登權.檔案信息化建設及檔案服務工作問題概述［J］.蘭臺世界，2013（17）.

［6］金丹.遼寧省高校檔案信息化建設現狀研究［D］.遼寧大學，2014.