現代信息技術在檔案信息資源開發(fā)利用中的關系探析

文/河南醫(yī)學高等?？茖W校 李鳳霞

現代信息技術在檔案信息資源開發(fā)利用中的關系探析

文/河南醫(yī)學高等專科學校 李鳳霞

現代信息技術的應用在檔案信息資源開發(fā)與利用中地位日益凸顯，但同時我們也不能忽視技術在檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題。本文通過討論現代信息技術與檔案利用者、技術投入與產出、技術與法律政策、技術與技術標準的四大關系，以期現代信息技術能更好地應用于檔案信息資源的開發(fā)利用。

信息技術；檔案信息資源；開發(fā)利用；關系

近來，技術環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用受到各界的關注。2012年11月17日，南開大學信息資源管理系主辦了一場以“國際化背景及新技術環(huán)境下的圖書情報與檔案管理研究”為主題的圖書情報檔案學術論壇盛宴；2012年5月19日，以“文化建設背景下圖情檔專業(yè)的新發(fā)展與新實踐”為主題的，包括新技術的應用、新方法的探討、新理論的研究和新實踐的總結為內容的2012上海圖情檔學科研究生論壇在上海大學召開。這些研討會、學術論壇中都提及對新技術的思考，不難看出來檔案學界越來越看重技術因素在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用。

一、現代信息技術在檔案信息資源開發(fā)中的應用現狀

縱觀世界經濟文化社會的發(fā)展，信息已然成了最先進的生產力。社會的進步、生活水平的提都不離不開技術的支持。新興技術的出現，給檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有力的技術支持。一方面，新技術改進了庫房設施、優(yōu)化了檔案實體的保管與管理，為檔案實體的科學管理提供了技術上的可能；另一方面，促進了專門檔案如科技檔案的大幅度增加，推動專門檔案的開發(fā)與利用，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了強有力的技術支撐，展示出廣闊的發(fā)展前景。

本文討論的主要是現代信息技術，是針對檔案信息資源的開發(fā)利用中，應用于檔案信息的處理、傳輸等過程中的新興信息技術。信息技術集現代計算技術、通信技術、多媒體技術與網絡技術于一體，具有強大的信息處理能力和傳輸能力，不僅能加快檔案信息及其產品生產速度，而且能加快檔案信息資源的傳播，從而為實現全球范圍內的信息資源共享創(chuàng)造良好的技術條件。從當前信息技術應用在檔案信息資源開發(fā)利用現狀來看，筆者認為，可以分為三大類：一是，應用于檔案管理各大環(huán)節(jié)的技術。這一類技術側重對傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用水平的提高的作用，如條碼技術，成為地方各級綜合檔案館接受以“件”為保管單位的檔案后，提高現代化管理水平的有效途徑之一。二是，應用于構建檔案信息傳播平臺的技術。這類技術則是側重網絡信息技術對檔案信息資源開發(fā)利用的影響，如檔案類網站、檔案類博客、檔案類微博等檔案信息資源傳播利用平臺建設的新技術。三是，應用于檔案信息資源開發(fā)利用的基礎技術。這一類是介于第一類和第二類之間，是這兩類的重合部分。如元數據、數據挖掘技術及云計算等技術，不僅應用于在檔案管理環(huán)節(jié)，而且在檔案信息傳播平臺建設中也有應用。

二、現代信息技術應用于檔案信息資源開發(fā)利用中的重要性與必要性

（一）應時而動，順應社會經濟文化發(fā)展的需要?，F代科技日新月異，信息便捷地產生與傳播，產生的信息量爆炸性增長，人們的信息需求呈現個性化、多樣化發(fā)展趨勢。檔案作為一種重要的信息資源，檔案工作更是要主動順應信息社會化的發(fā)展趨勢，運用新的信息技術進行多角度、多渠道、全方位、深層次的檔案信息資源的開發(fā)，主動、及時提供檔案利用服務。

（二）自我發(fā)展，滿足檔案工作蓬勃發(fā)展的需要。在現代信息技術的推動下，檔案事業(yè)的管理體系和服務方式發(fā)生著巨大的變化，檔案館事業(yè)正朝著電子化、數字化、虛擬化的方向邁進。檔案工作只有熟稔時代發(fā)展的走向，順勢抓好發(fā)展的機遇，主動積極地將新的信息技術運用于檔案信息資源的開發(fā)利用中，才能盡最大可能地挖掘檔案價值，提供檔案為社會各界所用，促進社會經濟文化的大發(fā)展。同時提高檔案信息資源開發(fā)與服務社會的水平，也提升了檔案工作的社會地位，促進了檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。

三、檔案信息資源開發(fā)利用下現代信息技術需要處理的四大問題

現代信息技術在檔案信息資源開發(fā)利用中的地位與作用是不言而喻的，但是隨著現代信息技術不斷深入應用于檔案信息資源開發(fā)利用者中時，面對技術應用中出現過分依賴技術、不計后果的技術投入、技術開發(fā)與檔案信息安全、技術標準混亂等現象，筆者認為，在檔案信息資源開發(fā)利用中，信息技術需要處理好以下四大關系：

（一）技術與檔案利用者的關系。檔案信息資源無論是開發(fā)什么、開發(fā)到什么樣的程度，都是為了方便提供利用，因此這個過程中對利用者的需求掌握就至關重要。不管是在檔案信息資源的開發(fā)階段還是在檔案信息資源的提供利用階段，應用技術的準則都是應該以用戶為導向。從檔案利用者的角度，通過科技手段對檔案進行深層次的整理處理，從而進一步有效挖掘檔案信息資源中能夠為社會提供信息服務的有價值的資源，真正做到為需求者挖掘寶藏。從檔案利用者的視角搭載新技術開展提供利用檔案服務，才能搭建便捷、友好、人性化的平臺，從而使得檔案信息資源最大限度地為社會各界所利用。

同時，在各種新興技術逐步應用的今天，檔案利用者已經突破了傳統(tǒng)檔案利用者的界限，已經從傳統(tǒng)的利用檔案館從事查閱活動的一切社會成員擴展到網上檔案利用者的范圍。對于社會上的每一個人而言，他們既可以直接去某一個檔案館利用檔案信息資源，也可以通過計算機或者通信設備等完成檔案信息資源的利用。如果沒有掃描技術、條碼技術等，檔案信息資源無法實現數字化。如果沒有網站技術、通信技術等的支持，檔案信息資源無法通過網絡的平臺得到更大程度的利用與傳播。因此，技術因素很大程度制約著檔案利用者的利用行為。

總之，要以檔案利用者的需求為導向，積極開發(fā)與應用新技術。同時，檔案利用者只有在新技術支持下，才能更為快捷、更為有效地利用檔案信息資源。

（二） 技術投入與效益產出的關系。檔案信息資源開發(fā)利用中有一個績效評估的環(huán)節(jié)。評估是有效地改善和提高各種社會實踐活動水平的手段之一。檔案信息資源開發(fā)利用中引入績效評估，通過審視檔案信息服務行為及其結果，客觀、公平、合理地評定檔案信息資源開發(fā)利用工作的績效，提升檔案信息資源開發(fā)利用的整體水平，從而更好地滿足廣大用戶的需求。但是筆者認為，在績效評估中，不僅僅只是對檔案信息服務的質量進行預期的評估，還要評估技術投入與最后效益產出，形成有效的激勵機制。

檔案信息資源不管是在開發(fā)環(huán)節(jié)還是在利用環(huán)節(jié)，都穿插技術因素于其中。因此，如果只是片面地強調檔案開發(fā)利用的成果而忽視技術投入的比例，或者片面地強調技術的投入忽視檔案信息資源開發(fā)利用實際水平的話，這樣的開發(fā)與利用是失敗的。只有平衡技術投入與效益產出的關系，科學合理地確定各自的比例，才能有效地解決檔案信息資源的高效開發(fā)與利用。

此外，檔案信息資源開發(fā)利用不僅受到現代信息技術的影響，還會受到其他諸如人員因素等的制約。因此，在新興信息技術投入于檔案信息資源開發(fā)利用過程中時，除了要考慮技術投入比例與最終檔案信息資源開發(fā)利用效益的衡量外，還應該協(xié)調好技術投入與其他各個參與檔案信息資源開發(fā)利用要素之間的關系、合理分配各要素間的權重，才能最終出現高效益、高水平的檔案信息資源開發(fā)利用局面。

（三） 技術與政策、法律的關系。檔案信息資源是一種特殊的信息資源，它具有政治性、唯一性。由于以上特性，檔案信息資源的開發(fā)利用存在著檔案保密與限制利用、以及檔案封閉期等特點，這也決定著檔案信息資源開發(fā)利用中應用新技術時要注意處理好與政策、法律的關系。

從法律條文上看，根據《檔案法》和《各級國家檔案館開放檔案辦法》等法律、法規(guī)的明確規(guī)定了檔案要向社會開放，但同時檔案信息資源的開放利用還受國家保密范圍和解密制度的直接影響?！侗Ｃ芊ā返诙l規(guī)定：“國家秘密是關系國家安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉事項?！北Ｃ芤彩怯衅谙薜?。《國家秘密保密期限的規(guī)定》規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。所以，在檔案信息資源開發(fā)利用中，要以相關的法律法規(guī)為準繩，確保檔案機要性的基礎上，最大程度運用現代信息技術開發(fā)檔案信息資源，以多樣的形式提供豐富的檔案信息為社會所用。

從技術應用實踐上看，信息技術與政策、法律的另一層關系在電子文件的討論上得以充分體現。電子文件現在發(fā)展的一個瓶頸問題就是在于如何確保電子文件法律效力的實現。由于電子文件具有非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息的可變性、信息可操作性等特點，為信息的原始記錄確定帶來了一定的困難，從而影響了電子文件的法律效力。然而，電子文件的法律效力之所以難以確認，根本在于其技術缺陷。可以通過數字簽名、加密技術、身份驗證以及防火墻技術的應用，從技術上確保電子文件的客觀性，最后確定電子文件的法律效力。因此，信息技術發(fā)展在一定程度可以彌補政策、法律的不足。這樣說明檔案工作要加強對相關法律法規(guī)的研究和配套指導文件的制定，根據新技術提出的新問題，適時的修改修訂相應的政策、法規(guī)，從而促進在新情況下技術與政策、法律的共同進步，最終助推檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。

（四）技術與技術標準的關系。標準是對大量重復性事務管理的經濟有效的措施，標準體系則是對標準及標準化活動的宏觀安排，具有不可替代的作用。當前，建立檔案信息資源共建共享的開發(fā)服務機制是其發(fā)展趨勢，同時還要提高檔案信息資源的開發(fā)水平以及提供利用服務的質量。但是實施的過程中，共建共享的實現很大程度上受制于信息技術標準的不統(tǒng)一，各地區(qū)、各行業(yè)間檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)、利用平臺，因為技術標準的不同而導致系統(tǒng)間、平臺間無法進行無縫連接，阻礙檔案信息資源共建共享的實現。

另外，元數據的標準問題一直都是解決電子文件管理中遇到的真實性、完整性問題的關鍵。元數據既可以用于保障電子文件的真實性、完整性、關聯性和長期有效性，又可以幫助對分布式網絡環(huán)境下的電子文件進行有效的集成管理和協(xié)助提供集成服務，更是構建數字檔案館信息組織體系必不可少的工具，因此，電子文件的元數據規(guī)范是數字檔案館建設的基礎性標準。近來，云計算以其超強計算與存儲能力、高度虛擬化等特點，也逐漸成為檔案信息資源開發(fā)利用中新技術應用的新寵。但是現實情況中，不同檔案部門的情況各不相同，各種計算機系統(tǒng)和應用程序的技術標準不同。這些技術標準的不統(tǒng)一使得檔案信息資源難以在同一片“云”下進行檔案信息資源的開發(fā)與提供利用服務，技術標準統(tǒng)一問題限制著檔案工作在新技術環(huán)境下的發(fā)展。

因此，進一步發(fā)展檔案信息資源開發(fā)利用的關鍵問題就是解決信息技術標準的問題，處理好技術標準之間的關系問題。

四、結語

技術應用中的“水土不服”“排斥”等不良反應的發(fā)生。

科學技術是第一生產力，技術對社會各方面進步的作用是不可忽視的。檔案信息資源作為一種重要的特殊信息資源，只有依托現代信息技術支持，才能做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，才能科學地挖掘出檔案資源價值為社會經濟文化發(fā)展服務，才能促使檔案工作在新環(huán)境、新情況下蓬勃發(fā)展與自我完善。盡管新興的信息技術的應用給檔案工作帶來了質的飛躍，但是我們在檔案信息資源開發(fā)利用過程中，也要處理好技術與檔案利用者、技術投入與效益產出、技術與政策法律、技術各標準的關系，辯證的處理好這四大關系，使得新興信息技術能夠更好地融入檔案信息資源開發(fā)利用中，盡最大可能減少

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