檔案資料管理存在的問題及對策探析

文/山東省鄒平縣長山鎮(zhèn)人民政府 張義

檔案資料管理存在的問題及對策探析

文/山東省鄒平縣長山鎮(zhèn)人民政府 張義

檔案資料管理工作是我國政府行政單位管理工作中的一項重要組成部分，科學、良好的檔案資料管理對妥善保存檔案資料，增強事業(yè)單位內(nèi)部管理，促進各部門發(fā)揮管理職能等均具有重要作用。但現(xiàn)階段，已有多項管理調(diào)研報告指出，目前我國政府行政單位中的檔案資料管理工作中尚存在許多問題，從整體上來看管理效果不佳；故當前環(huán)境下，我國政府行政單位與檔案管理部門需與時俱進，積極尋找和探索其相應解決對策，以加強事業(yè)單位檔案資料管理力度，強化檔案文件的服務職能，促進社會管理工作的快速發(fā)展。本文主要從現(xiàn)階段我國政府行政單位檔案資料管理工作中所存在的問題入手進行深入分析，研究并探討了其相應解決對策。

檔案資料管理；存在問題；對策

一、前言

近幾年來，隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展與社會文明建設的不斷進步和完善，我國各級事業(yè)單位中的管理工作逐漸受到越來越多人的重視，其中尤以行政單位檔案資料管理尤為明顯。現(xiàn)階段，我國政府行政單位的檔案資料管理工作中普遍存在管理觀念落后、管理人員素質(zhì)有待提升以及存在技術(shù)缺陷等多種問題，檔案資料管理效果不佳，急需改進和創(chuàng)新。本文筆者收集并整理了多項相關(guān)的文獻報道，主要探討了政府行政單位檔案資料管理工作中存在的問題及其相應解決對策，現(xiàn)簡要論述如下。

二、檔案資料管理中存在問題的相應解決對策

（一）及時轉(zhuǎn)變和革新管理理念，增強管理人員的檔案意識?，F(xiàn)階段，部分行政機關(guān)的檔案資料管理理念比較落后，在實際管理工作中仍存在著“為保管資料而實施文件管理”“重保管輕利用”等傳統(tǒng)思想，但在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，此種陳舊的管理理念已經(jīng)無法滿足該管理工作的新要求，需及時改進和革新。故當前環(huán)境下，我國政府行政單位的檔案資料管理需及時轉(zhuǎn)變或革新管理理念，以增強管理人員自身的檔案意識。

首先，我國政府行政機關(guān)中的各級領(lǐng)導與管理部門需嚴格遵循國家規(guī)定的“依法治檔”要求，從內(nèi)心重視檔案資料管理工作，將其作為一項重要的日常管理工作來做，并積極落實在管理實踐中。其次，檔案管理部門在日常管理工作中需加強對檔案資料管理人員的思想教育，通過教育和講授現(xiàn)代化管理理念與辦公思想，以增強管理人員的檔案意識及其個人工作責任心，強化其對檔案管理工作的重視，提高工作效率。再次，檔案資料管理人員在實際管理工作中需遵循制度化、標準化與規(guī)范化的檔案管理原則，強化“統(tǒng)一集中管理思想”，以減少工作失誤，促進檔案管理工作的順利開展和進行。

（二）重視并加強管理人員培訓，提高其綜合素質(zhì)。目前，有研究資料指出，在以往的行政單位檔案資料管理工作中，大多數(shù)管理人員均缺乏責任心，對管理工作的重要性認識不足，在實際工作中不上進、不積極且處理問題不及時，導致管理效果不佳。故現(xiàn)階段，行政機關(guān)需重視并加強檔案資料管理人員的培訓工作，以提高其綜合素質(zhì)，培育專業(yè)人才。

首先，政府行政單位的負責人可組織檔案資料管理人員對其進行思想教育，告知其在實際工作中需要遵循的法律法規(guī)及相關(guān)制度規(guī)范等，并及時糾正其錯誤理念，教授正確的檔案資料管理方法，增強管理人員的思想認知，提高其工作效率與實踐執(zhí)行力。其次，相關(guān)管理部門需建立健全檔案資料管理制度，以便對管理人員進行制度約束，要求其在管理檔案資料時嚴格遵守相應規(guī)定，不得自行更改或銷毀檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴重處罰；同時，管理部門需認真審查、核實檔案是否真實有效，確定符合規(guī)定后需將其再次準確歸類，并對管理工作表現(xiàn)良好的人員進行表揚或獎勵，增強其工作主動性與積極性。再次，由于檔案資料管理工作比較繁雜、枯燥，且工作步驟較多，管理人員工作壓力較大；所以行政機關(guān)在選擇檔案管理人員時需保證其具備細心、耐心的個人品質(zhì)，并有目的性地組織其開展培訓活動，其中培訓內(nèi)容主要包括檔案管理知識、管理技術(shù)、檔案收集、歸類、存儲、利用以及判定其是否存在價值等，并指導管理人員將所學到的理論知識與工作實踐相結(jié)合，鼓勵其積極發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，培育出專業(yè)、有責任心、工作積極的檔案資料管理人員。

總之，目前我國政府行政單位的檔案資料管理工作中仍存在諸多問題，從整體上講管理效果不理想。針對這種情況，本文筆者建議各行政單位在檔案資料管理工作中需從及時轉(zhuǎn)變和革新管理理念、重視并加強管理人員培訓等多個方面進行改進和創(chuàng)新，以增強管理人員的檔案意識，提高其綜合素質(zhì)；另外，行政單位還需加強檔案資料管理的信息化建設，將現(xiàn)代化信息技術(shù)合理運用于檔案管理工作中，通過電子文件歸檔、建立網(wǎng)絡信息庫以及實施安全保密檔案管理技術(shù)等，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化與動態(tài)化的檔案資料管理，增強管理人員工作效率，提高其檔案管理工作的安全性、便捷性以及整體管理質(zhì)量。

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