淺談養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的弊端與改進(jìn)措施

文/洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心 陶德禹

淺談養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的弊端與改進(jìn)措施

文/洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心 陶德禹

當(dāng)前很多養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理都存在不同程度的弊端，導(dǎo)致養(yǎng)老檔案出現(xiàn)缺失、不完整等情況。故必須正視和分析養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理存在的弊端，積極探討改進(jìn)措施，確保養(yǎng)老檔案能真正、全面反映老人的各方面情況。

養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)；檔案管理；改進(jìn)措施

養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)建立養(yǎng)老檔案能有效體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和工作成效，便于家屬及時(shí)、全面了解老人的生活情況、身體情況以及心理情況。在小型化家庭和空巢家庭逐漸增多的今天，越來越多老人選擇在養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)養(yǎng)老。這就意味著，對養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)和工作水平以及養(yǎng)老檔案的管理都提出了更高要求。故探討?zhàn)B老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的弊端和改進(jìn)措施極具現(xiàn)實(shí)意義。

一、養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的弊端

（一）管理人員素質(zhì)問題。很多養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)不夠重視養(yǎng)老檔案的管理工作，管理意識不強(qiáng)，在選擇的管理人員中很多都是兼職，不具備專業(yè)的檔案管理能力與知識，加之機(jī)構(gòu)也未能提供專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使得檔案管理工作成效始終難以得到有效提升。甚至有的管理人員對養(yǎng)老檔案的運(yùn)作流程都不清楚，導(dǎo)致檔案收集不全、整理隨意、編目混亂等問題出現(xiàn)。

（二）檔案管理制度問題。養(yǎng)老檔案管理制度不夠完善，使得檔案管理中出現(xiàn)檔案丟失、損壞、混亂等情況。如未統(tǒng)一養(yǎng)老檔案的格式，裝訂缺乏規(guī)范性，影響檔案查閱和歸集；檔案管理混亂，未作分類處理，導(dǎo)致重要檔案損壞或丟失；檔案保管與調(diào)閱未有相應(yīng)的管理制度作支撐，使得檔案更容易出現(xiàn)遺失或是損壞。

（三）養(yǎng)老檔案內(nèi)容問題。很多養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的養(yǎng)老檔案都主要是入院協(xié)議以及登記表，對老人在機(jī)構(gòu)里養(yǎng)老的情況未做全面記錄，使得已有檔案資料不能有效、全面體現(xiàn)老人在機(jī)構(gòu)里的實(shí)際生活狀態(tài)。如老人身體評估表、年度體檢表、護(hù)理方案、特殊老人或是老人特殊情況說明資料等，這些檔案的缺乏直接拉低了機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和質(zhì)量。

（四）管理理念與模式問題。在信息化時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮了重要作用，無紙化辦公以及電子文件彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公、手工檢索等的不足。當(dāng)前的養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案管理工作方面并未投入太多，現(xiàn)代化的檔案管理理念與模式難以得到落實(shí)，直接影響了檔案的保管、保護(hù)和運(yùn)用。

二、養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力。一是明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，積極部署檔案與業(yè)務(wù)，將檔案管理納入年度工作計(jì)劃和考核，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。二是養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)強(qiáng)化培養(yǎng)檔案管理人員，采取繼續(xù)教育、崗位培訓(xùn)等方式，豐富管理人員的知識，提高他們在思想上的認(rèn)識、促使他們掌握更多檔案管理專業(yè)技能。三是檔案管理人員自身應(yīng)積極學(xué)習(xí)和提升，通過書籍、網(wǎng)絡(luò)、視頻等學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，并積極運(yùn)用到工作中，不斷改進(jìn)和提高，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。一是養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定某個(gè)部門專門負(fù)責(zé)定期整理、階段歸檔和轉(zhuǎn)接養(yǎng)老檔案的工作，定期向機(jī)關(guān)檔案部門準(zhǔn)時(shí)移交檔案，強(qiáng)化檔案管理工作的動(dòng)態(tài)性，避免臨時(shí)突擊、疏漏等情況。二是指定檔案管理流程責(zé)任及責(zé)任追究制度，明確每位管理人員的職責(zé)和權(quán)限，方便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，也能找到相關(guān)責(zé)任人。三是制定考核評價(jià)制度，定期或不定期抽樣檢查或是系統(tǒng)考核，確保檔案管理所有工作環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格按制度執(zhí)行。

（三）拓展并豐富養(yǎng)老檔案歸檔內(nèi)容。養(yǎng)老檔案應(yīng)涵蓋老人生活、身體、基本信息等多方面情況，故應(yīng)積極拓展并豐富養(yǎng)老檔案的歸檔內(nèi)容。要豐富檔案歸檔內(nèi)容，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)同時(shí)考慮自身實(shí)際情況和養(yǎng)老行業(yè)的發(fā)展情況，通過多方面探索，創(chuàng)建相對健全的老人生活、身體、心理等多方面檔案信息，真實(shí)、全面體現(xiàn)老人在養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)養(yǎng)老和休養(yǎng)期間的各方面情況。此外，豐富的檔案內(nèi)容還能為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的自身發(fā)展提供有參考價(jià)值的信息。

（四）轉(zhuǎn)變檔案管理理念與模式。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)自覺強(qiáng)化檔案管理意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)積極做好帶頭作用，將檔案管理工作與機(jī)構(gòu)自身發(fā)展緊密結(jié)合，強(qiáng)化宣傳《檔案法》，讓養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)全體工作人員都能樹立較強(qiáng)的檔案管理意識，積極參與到檔案管理工作中來。同時(shí)，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)增加投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理理念、模式及設(shè)備，并積極培訓(xùn)、教育檔案管理人員，讓他們學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理理念、模式及設(shè)備，使檔案的收集、歸檔、整理、分類等更具科學(xué)性和合理性。若養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)在資金方面確實(shí)有困難的，可以通過申請政府補(bǔ)貼、慈善機(jī)構(gòu)資助、社會(huì)各界募捐等途徑獲得資金。

三、結(jié)語

綜上所述，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作十分重要，對反映老人身體、生活、心理等各方面情況以及養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平、工作成效等都有重要價(jià)值。當(dāng)前養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理在管理人員素質(zhì)、管理制度、管理意識、管理內(nèi)容等方面都存在不同程度的問題，各個(gè)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)正視并重視這些問題，結(jié)合實(shí)際情況積極采取改進(jìn)措施，有效提升檔案管理工作的水平。本文針對這些問題提出了一些改進(jìn)措施，希望能為同行提供一些參考和借鑒。

[1]毛家敏.淺談目前養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理存在的弊端及其改革的措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(11)∶105.

[2]武娟.養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)與思考[J].檔案工作,2016(11)∶67;69.