不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理和有效利用

文/通化市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 王詩淇

不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理和有效利用

文/通化市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 王詩淇

隨著近幾年電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛快發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的普及，電子辦公化的不斷提高，原有的紙質(zhì)檔案的管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的辦公形式，為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化，我們必須加強(qiáng)電子檔案具有較強(qiáng)的可操作性，如何做好電子檔案的管理和利用，值得我們做深入思考。

電子檔案；管理；利用

一、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案的公開性和共享性。隨著電子存儲(chǔ)空間的逐漸縮小，使得攜帶電子檔案也變得簡單快捷起來，帶來方便的同時(shí)，也使得修改這些電子數(shù)據(jù)也變得容易，這就造成了電子檔案的公開性，對比紙質(zhì)檔案，這些電子檔案變得更加難以保密，給用戶留下了極大的自主空間。電子檔案不再局限于檔案庫房，它不但可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)距離傳輸，消除了使用者距離的限制，還讓信息的使用和傳播變得更加普及和方便，同時(shí)，也增加了電子檔案利用的效率和人數(shù)。

（二）傳統(tǒng)檔案與電子檔案的相輔相成。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的介質(zhì)是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數(shù)據(jù)等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計(jì)算機(jī)、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時(shí)間、保存質(zhì)量是有嚴(yán)格要求的，達(dá)不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質(zhì)檔案可以長久保存的特征彌補(bǔ)了電子檔案的局限性，雖然紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)間里也會(huì)有破損，但是還會(huì)承載著大部分的信息，它們有機(jī)的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

二、電子檔案的管理

（一）制定電子檔案的管理方法。電子檔案的記錄和保存方式明顯區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案形成后必須和紙質(zhì)檔案一同歸檔，紙質(zhì)檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應(yīng)的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統(tǒng)里電子歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理。

（二）對相關(guān)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。如今，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應(yīng)用仍是一門專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)。結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)電子檔案，使得相關(guān)專業(yè)人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業(yè)，沒有前輩們留下的經(jīng)驗(yàn)可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結(jié)，邊總結(jié)邊創(chuàng)新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準(zhǔn)確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊(duì)伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲(chǔ)格式也要區(qū)別劃分。

三、電子檔案的利用

（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代的電子檔案，它們的根本目的是利用。首先要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，配合不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)據(jù)庫不但要便于實(shí)際操作，更要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要注意軟件系統(tǒng)的對接，從軟件管理、硬件指標(biāo)到文檔的保存格式都要加以統(tǒng)一，這樣，即使在軟件的更新?lián)Q代中，也不會(huì)對電子檔案的讀取和保存造成任何的破壞。

（二）保證電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)可以提高檔案利用的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)規(guī)定，定期抽查，制定嚴(yán)格的考核制度，責(zé)任落實(shí)，保證數(shù)據(jù)的可靠性。在電子檔案形成后，必須全面核對，準(zhǔn)確無誤后方可歸檔入庫，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，立即整改。

（三）做好電子檔案的保密工作。沒有規(guī)矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關(guān)系的權(quán)利人或義務(wù)人，不能泄露給未經(jīng)授權(quán)的人；其次，保證電子檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被篡改；第三，提高技術(shù)，對操作系統(tǒng)進(jìn)行加密。

（四）規(guī)范電子檔案信息的數(shù)據(jù)化管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子檔案的管理和查詢，建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，檔案的利用還存在著一些問題。比如：電子檔案還是受到空間和時(shí)間的制約，這與電子檔案對外界實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)還是有著一定距離的，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)際價(jià)值，充分發(fā)揮它的作用。電子檔案的管理和利用是檔案管理工作的一項(xiàng)新課題，在未來的工作學(xué)習(xí)中，只有不斷的探索和大膽的實(shí)踐，才能使電子檔案的管理和利用步入新臺(tái)階。

[1]張兆宇.不動(dòng)產(chǎn)檔案相關(guān)概念界定[J].檔案學(xué)研究,2016(20).

[2]梁淑玉.搭建數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺(tái)探索[J].檔案管理,2016(8).

[3]陳永生.不動(dòng)產(chǎn)檔案的形成環(huán)境與社會(huì)功能[J].檔案與建設(shè),2013(4).