事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

文/山東省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站 毛娟

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

文/山東省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站 毛娟

近年來隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日新月異，我國(guó)企事業(yè)單位也有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。尤其是事業(yè)單位檔案管理的方式不斷得到完善，不僅在一定程度上促進(jìn)了工作效率的提高，還有利于企事業(yè)單位體制的進(jìn)一步完善。但是，客觀來講，我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理模式依然不夠完善。因此，本文將針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑進(jìn)行詳細(xì)的探討，旨在進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新路徑；管理制度；信息技術(shù)

進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國(guó)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行了大刀闊斧的改革。尤其是經(jīng)濟(jì)體制改革已經(jīng)進(jìn)入深水區(qū)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也提出了新的挑戰(zhàn)。如何提高事業(yè)單位檔案管理水平成為事業(yè)單位適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化的當(dāng)務(wù)之急。本文將從管理理念、管理模式、管理手段等方面進(jìn)行詳細(xì)的分析，進(jìn)一步探究我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理方法。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

檔案的管理過程作為一種政策性、專業(yè)性、機(jī)密性較強(qiáng)的環(huán)節(jié)，通過反應(yīng)職工個(gè)人綜合素質(zhì)或者記錄單位的重大歷史事件來為事業(yè)單位的發(fā)展變革提供參考依據(jù)。檔案管理工作不僅關(guān)系著員工工作效率的提高，更關(guān)系著事業(yè)單位發(fā)展的未來。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。然而，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作依然存在諸多問題，造成不能充分利用人力資源以及人事革新困難的窘境。而且，由于檔案管理不當(dāng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、人員編制混亂、任人唯親等問題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的正常運(yùn)行。如何創(chuàng)新完善管理模式、提高事業(yè)單位檔案管理，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位高效、有序運(yùn)行事關(guān)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑研究存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)比較薄弱。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)薄弱，嚴(yán)重阻礙了管理創(chuàng)新路徑研究的進(jìn)程。例如，我國(guó)不少事業(yè)單位不了解、不重視檔案管理工作，甚至還存在著嚴(yán)重的誤區(qū)，在檔案管理場(chǎng)所安排、人員配置、經(jīng)費(fèi)支持等方面缺乏有力的保障制度，這也是檔案管理水平遲遲得不到提高的主要原因。此外，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理理念落后，與當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)嚴(yán)重相悖，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理制度不夠完善。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理制度還不夠完善，材料制作的過程也不規(guī)范，嚴(yán)重影響了檔案管理的成效。目前我國(guó)很多事業(yè)單位都沒有獨(dú)立的檔案室，資料都是散落在各個(gè)部門，東一堆、西一放的，雜亂無章。此外，對(duì)檔案材料的制作沒有嚴(yán)格的規(guī)范要求，有的是16開的辦公用紙，有的是A4紙。而且檔案的編號(hào)、卷號(hào)、類別、保管期限等等都沒有嚴(yán)格按照規(guī)范來對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。

（三）檔案管理技術(shù)手段落后。信息時(shí)代已經(jīng)到來，信息技術(shù)也在社會(huì)各界得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是在行政機(jī)關(guān)的辦公過程中出現(xiàn)了一種新型的載體文件——電子文件。電子文件地出現(xiàn)在一定程度上改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。但是，目前事業(yè)單位由于對(duì)單子檔案原始性、安全性、完整性等問題把握不夠，依然以紙質(zhì)檔案為主。并且很多檔案管理資料都是手工操作居多，精確度大打折扣。

三、如何進(jìn)一步完善我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作

（一）重視事業(yè)單位檔案管理工作。我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提高對(duì)檔案管理的重視程度。首先完善檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人力、物力、財(cái)力的支持。其次，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，不僅要對(duì)入職人員進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，還要建立健全員工培訓(xùn)考核體系，進(jìn)一步提高工作人員的專業(yè)技能，從而有利于提高檔案管理工作的水平，促進(jìn)我國(guó)企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理工作制度。我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案管理工作制度，從而保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。首先，設(shè)立獨(dú)立的檔案室，對(duì)散落各部門的資料進(jìn)行編序、整理、歸檔。其次，對(duì)檔案材料的制定進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)。同時(shí)，對(duì)于不規(guī)則的檔案材料進(jìn)行加工處理，在做到檔案案卷美觀的同時(shí)保證檔案資料的完整性。

（三）積極采用信息管理技術(shù)手段。隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理也不例外。我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)該積極采用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，設(shè)立電子檔案。同時(shí)，保證電子原件的安全性、完整性、原始性。此外，提高員工的信息技術(shù)水平，對(duì)檔案資料采用數(shù)據(jù)輸入方式，從而進(jìn)一步提高檔案資料的準(zhǔn)確性，提高檔案管理水平。

四、總結(jié)

綜上所述，近年來隨著事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，提高事業(yè)單位檔案管理水平也被提上了日程。但是，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理理念落后，缺乏創(chuàng)新精神，在管理制度、管理方式等方面依然存在著嚴(yán)重的問題亟待解決。為此，我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)該積極采用先進(jìn)的信息技術(shù)，并不斷的創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作的模式，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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