大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

文/臨汾市城市建設(shè)檔案館 李宏偉

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

文/臨汾市城市建設(shè)檔案館 李宏偉

因特網(wǎng)的誕生開(kāi)啟了信息時(shí)代，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，也來(lái)開(kāi)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的帷幕。由于網(wǎng)絡(luò)資源共享性的特征，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息也達(dá)到了最大量化。信息量龐大的特性要求各大企業(yè)或者政府部門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，以便降低信息的繁雜性，提高工作效率。在本文中將根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下現(xiàn)存的檔案管理問(wèn)題做出分析，提出對(duì)應(yīng)的管理方法來(lái)提高檔案的管理效率。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；現(xiàn)存問(wèn)題；管理方法

隨著人們維權(quán)意識(shí)的不斷提高，人們對(duì)個(gè)人信息或者團(tuán)體信息的安全性和完整性的要求也不斷提高。所以，完善檔案管理方式，建立健全檔案管理體系是大數(shù)據(jù)時(shí)代中必不可少的工作。檔案管理體系的建立應(yīng)該以信息公開(kāi)透明化、數(shù)字智能化為原則，提高對(duì)檔案管理信息化的重視度，確立管理制度，加大檔案管理行業(yè)的監(jiān)督力度，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，尊重智力創(chuàng)造者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案管理人員培訓(xùn)力度不足，知識(shí)技能更新緩慢。信息化檔案管理中包括了檔案收集、檔案分類、檔案歸整等業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)都需要檔案管理人員運(yùn)用嫻熟的技術(shù)提高檔案管理工作的高效性。但是有很多企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)的檔案管理部門都出現(xiàn)了專業(yè)管理人員缺乏、信息化管理手段低、員工老齡化嚴(yán)重等問(wèn)題，并且檔案管理部門也沒(méi)有為管理人員制定培訓(xùn)計(jì)劃，所以管理人員的知識(shí)和技能更新慢。信息化檔案管理檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，需要管理人員掌握計(jì)算機(jī)操作技能和信息化處理知識(shí)，管理人員的業(yè)務(wù)處理能力僅僅局限于日常管理工作是無(wú)法達(dá)到信息化檔案管理工作要求。

（二）網(wǎng)絡(luò)管理虛擬性強(qiáng)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)系數(shù)低。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理市場(chǎng)還是存在著許多管理不善的問(wèn)題，再加上網(wǎng)絡(luò)交易的不確定性，致使檔案管理的安全系數(shù)不足。傳統(tǒng)的檔案管理一般以現(xiàn)實(shí)交易為主，檔案提交者的查閱需要通過(guò)檔案管理者的確認(rèn)才能進(jìn)行，針對(duì)檔案管理過(guò)程中的變動(dòng)因素，檔案管理者可以隨時(shí)取消或者改變管理手段，這在很大程度上都保證了檔案提交者的合法權(quán)益。而相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理大多數(shù)都是使用網(wǎng)絡(luò)管理，一些不良分子會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)的虛擬性故意破壞檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致了智力勞動(dòng)者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)無(wú)法得到完全的保障。

（三）檔案管理行業(yè)監(jiān)督力度不足，缺乏健全的擔(dān)保機(jī)制。檔案管理行業(yè)中缺乏健全的擔(dān)保機(jī)制，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法的條例不完善，智力勞動(dòng)者的維權(quán)意識(shí)薄弱，這些原因都會(huì)使得第三方監(jiān)管產(chǎn)業(yè)的引入。檔案管理行業(yè)的監(jiān)督制度沒(méi)有對(duì)擔(dān)保機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格的控制，致使一些不良商家為了謀利而鉆空子，破壞了檔案管理市場(chǎng)的現(xiàn)金流通秩序。并且，在檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，由于檔案管理提交者向檔案提交者收取的管理服務(wù)費(fèi)用較低，為了避免麻煩，很多檔案提交者都選擇自行承擔(dān)成本損失。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的改善措施

（一）積極合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，提高檔案管理的安全性能。在如今這個(gè)高科技發(fā)達(dá)、信息更新發(fā)展迅速的高科技時(shí)代背景之下，檔案管理首當(dāng)其沖需要做到的是將網(wǎng)絡(luò)信息這個(gè)平臺(tái)運(yùn)用到極致，并建立起一個(gè)同時(shí)對(duì)檔案管理人員以及檔案提交人員有益處和便利之處的操作系統(tǒng)。第一，需要針對(duì)檔案管理單位的信息化基準(zhǔn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)優(yōu)化，令其能夠獲得為自己所用的大數(shù)據(jù)平臺(tái)；第二，充分有效地利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，使有關(guān)的檔案管理事項(xiàng)能夠和該平臺(tái)磨合、接洽，并就檔案管理的工作流程進(jìn)行相應(yīng)的改善；最后，需要根據(jù)信息的發(fā)展和需求，以及大時(shí)代背景之下，檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，積極努力地提升檔案管理信息平臺(tái)的安全性能，就安全程度進(jìn)行有效的改進(jìn)，需充分運(yùn)用嚴(yán)苛的內(nèi)部管理和控制機(jī)制，來(lái)提升和保證檔案管理的安全性。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理制度。檔案管理的服務(wù)對(duì)象是具有針對(duì)性和特定性的，因此，必須確保檔案管理的準(zhǔn)入制度在不斷地提高，而且，不同檔案管理部門的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理范疇不同，需要合理依據(jù)所管理的檔案內(nèi)容來(lái)制定或改善檔案管理的相關(guān)制度。例如，不同地方檔案管理部門需要了解并針對(duì)其轄區(qū)的特色和內(nèi)容來(lái)制定合適的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制。在針對(duì)檔案管理部門本身進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化的同時(shí)，需要就檔案管理的相關(guān)法律責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，這能夠充分保障檔案管理的效率。另外，檔案管理的信息化基準(zhǔn)應(yīng)該做到定期的優(yōu)化更新，要養(yǎng)成對(duì)檔案的有關(guān)文本進(jìn)行加密等相關(guān)安全措施的實(shí)施習(xí)慣，以此來(lái)避免黑客或不法人員的侵害。

（三）建立健全合理有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。當(dāng)下的信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，有關(guān)的政府部門需要針對(duì)檔案管理部門的經(jīng)濟(jì)投入量進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾?，這樣才能夠確保檔案管理部門有足夠的財(cái)力來(lái)不斷提升檔案管理的相關(guān)軟硬件及系統(tǒng)的條件，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代的潮流。同時(shí)，有關(guān)部門需要就檔案管理的信息化能力進(jìn)行有效的改善優(yōu)化，強(qiáng)化相關(guān)檔案管理者的信息技術(shù)能力，這是因?yàn)椋瑱n案管理者的能力越高，處理檔案信息的效率就越快、越高，才能保障大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的順利發(fā)展。另外，檔案管理者對(duì)于大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)的認(rèn)知和掌握也是不容小覷的，相關(guān)部門需要加強(qiáng)檔案管理者在這方面的培訓(xùn)。還有一點(diǎn)就是，需要不斷發(fā)展和培養(yǎng)優(yōu)秀的新技術(shù)人員，為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的發(fā)展儲(chǔ)備足夠的人才資源。

三、結(jié)束語(yǔ)

在這個(gè)高科技的21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)都得到了很大的提升并仍在迅猛地發(fā)展，時(shí)代發(fā)展的潮流給我們帶來(lái)了巨大的信息量，而這些龐大的信息庫(kù)又衍生出了數(shù)據(jù)，那么大數(shù)據(jù)時(shí)代的產(chǎn)生，在給檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展機(jī)會(huì)的同時(shí)，也給檔案管理的工作帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)。因此，在這樣的一個(gè)時(shí)代背景下，需要針對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行更加深入的認(rèn)知、探究，積極充分地利用大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)，是提升檔案管理的重要手段。

[1]蔡靜.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值提升研究[J].廣東科技,2015(06).

[2]朱紅云.試論基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理方略[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2016(21).