地方高校檔案工作規(guī)范化管理的思考與實(shí)踐
——以懷化學(xué)院為例

文/湖南省懷化學(xué)院檔案館 肖春霞 劉英姿

地方高校檔案工作規(guī)范化管理的思考與實(shí)踐
——以懷化學(xué)院為例

文/湖南省懷化學(xué)院檔案館 肖春霞 劉英姿

圍繞《高等學(xué)校檔案管理辦法》和湖南省《檔案工作規(guī)范化管理》地方標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合懷化學(xué)院在檔案工作規(guī)范化管理中的具體做法，對(duì)地方高校檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)涵、必要性和具體措施進(jìn)行探討。

地方高校；檔案工作；規(guī)范化管理；思考與實(shí)踐

地方高校所處的地理位置比較偏僻，經(jīng)濟(jì)實(shí)力偏弱，學(xué)校各種教學(xué)服務(wù)配套設(shè)施比較落后，檔案工作規(guī)范化管理也相對(duì)滯后。隨著高校辦學(xué)水平的快速發(fā)展，地方高校的辦學(xué)規(guī)模也相應(yīng)擴(kuò)大，檔案的種類和數(shù)量越來(lái)越多，來(lái)源、內(nèi)容和形式也越來(lái)越復(fù)雜。如何做好檔案工作規(guī)范化管理，提高檔案資源的利用率，已成為地方高校一個(gè)急需解決的問題。

一、檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)涵及必要性

檔案工作規(guī)范化管理是指檔案工作人員運(yùn)用科學(xué)的理論和方法對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行收集整理和提供服務(wù)的一系列活動(dòng)。檔案工作規(guī)范化管理是國(guó)家《高等學(xué)校檔案管理辦法》的一項(xiàng)基本要求，也是衡量一所地方型本科院校綜合管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。開展檔案工作規(guī)范化管理有利于健全地方高校檔案工作機(jī)制，完善檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，提升檔案工作管理水平，推動(dòng)學(xué)校檔案工作邁上新臺(tái)階。懷化學(xué)院檔案工作規(guī)范化管理是貫徹執(zhí)行國(guó)家《高等學(xué)校檔案管理辦法》和湖南省《檔案工作規(guī)范化管理》地方標(biāo)準(zhǔn)的具體舉措，對(duì)提高學(xué)校檔案工作水平、增強(qiáng)檔案意識(shí)、推進(jìn)檔案體系建設(shè)，有著重要的意義。

二、地方高校檔案工作規(guī)范化管理實(shí)施的具體措施

（一）統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，健全檔案管理體制。2008年9月《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施，結(jié)合2005年8月湖南省《檔案工作規(guī)范化管理》地方標(biāo)準(zhǔn)，懷化學(xué)院檔案工作人員圍繞學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)制定檔案工作的開展思路和方向。2013年學(xué)校研究決定，把檔案工作規(guī)范化管理晉升“省一級(jí)”作為學(xué)校檔案工作的突破口，本著“以評(píng)促建、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合”的工作原則，形成檔案工作的新思想、新理念。學(xué)校成立了以校黨委副書記為組長(zhǎng)，校辦主任為副組長(zhǎng)，學(xué)校組織部、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、檔案館等部門負(fù)責(zé)人參加的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)全校檔案工作的開展，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)解決檔案工作中人力、物力和財(cái)力等方面的問題，學(xué)校檔案的收集、整理和歸檔工作則由全校專、兼職檔案員共同負(fù)責(zé)完成。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案保管條件。學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史的真實(shí)記錄，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案的載體形式也呈現(xiàn)多樣化，多媒體、數(shù)字化檔案所占的比重越來(lái)越大，許多地方高校以往的保存保管條件已經(jīng)不適應(yīng)這些新型載體，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，成為檔案規(guī)范化管理的先決條件。懷化學(xué)院檔案館是在原學(xué)校綜合檔案室基礎(chǔ)上組建的，舊檔案館條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到規(guī)范化管理保存保管的要求，學(xué)校決定檔案館整體搬遷，投資32萬(wàn)元用于新選館址的室內(nèi)裝修，新館址面積達(dá)400余平方米，實(shí)行了辦公室、閱覽室、庫(kù)房三分開，檔案庫(kù)房按標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置了密集架，還購(gòu)買了防磁柜、溫濕度控制儀、去濕機(jī)、空氣殺菌消毒機(jī)和空調(diào)等標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施，檔案館辦公室配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高速掃描儀、復(fù)印件、刻錄機(jī)和照相機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，通過(guò)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高了檔案保管條件，為學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、完善管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任

檔案工作規(guī)范化管理是 “依法治檔”的重要體現(xiàn)，是“合理管檔、科學(xué)用檔”的前提和基礎(chǔ)。為了使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)可依、有章可循，懷化學(xué)院依照湖南省《檔案工作規(guī)范化管理》地方標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求，結(jié)合學(xué)校管理實(shí)際，制定和完善了《懷化學(xué)院檔案管理辦法》《懷化學(xué)院檔案工作人員崗位職責(zé)》等一系列規(guī)章制度，保證了全校檔案工作規(guī)范化管理順利開展。學(xué)校堅(jiān)持每年進(jìn)行部門檔案歸檔整理評(píng)比，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)單位和個(gè)人，2011年學(xué)校在實(shí)行年度綜合考核與績(jī)效工資掛鉤的基礎(chǔ)上，將各部門檔案工作評(píng)比結(jié)果納入到考核范圍，這一舉措改變了學(xué)校歷年檔案資料收集難的局面，推進(jìn)了學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理工作的開展。

四、健全歸檔工作制度 豐富和規(guī)范館藏資源

館藏資源是學(xué)校檔案館的價(jià)值所在，只有不斷豐富和規(guī)范館藏資源才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。根據(jù)國(guó)家教育部第27號(hào)令以及國(guó)家檔案局關(guān)于文書檔案立卷改革規(guī)范要求，懷化學(xué)院制定了《懷化學(xué)院檔案實(shí)體分類實(shí)施辦法》，將學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、基建等十二類，對(duì)全校各門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照湖南省檔案工作規(guī)范化管理要求，對(duì)館藏檔案進(jìn)行整理，對(duì)收集不全的檔案，尤其是基建檔案，通過(guò)各種渠道進(jìn)行補(bǔ)充；對(duì)新形成的檔案材料推行部門立卷，保證歸檔材料的原始性和完整性；對(duì)移交進(jìn)館的檔案，發(fā)現(xiàn)不符合要求的予以駁回，同時(shí)派專職檔案員指導(dǎo)重新整理后再移交入館。

五、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè) 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

地方高校檔案工作隊(duì)伍中真正學(xué)過(guò)檔案管理的專業(yè)人才很少，檔案工作人員大部分都是中途轉(zhuǎn)行做檔案的，他們的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力比較欠缺，要想推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理，必須在人員隊(duì)伍的配備上下大功夫。懷化學(xué)院成立檔案館后，利用各種方式不斷充實(shí)檔案工作隊(duì)伍，目前學(xué)校有專、兼職檔案員50人，建立了學(xué)校檔案工作交流QQ群，學(xué)校每年還組織1-2次專、兼職檔案員集中培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》《湖南省檔案管理?xiàng)l例》《懷化學(xué)院檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)等，學(xué)校還積極選送檔案員參加湖南省、懷化市檔案局和省直機(jī)關(guān)二十一協(xié)作組舉辦的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研討等活動(dòng)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

六、運(yùn)用電腦管理軟件 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代對(duì)高校提出的新要求，是對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息轉(zhuǎn)換和管理的過(guò)程，它有助于充分挖掘檔案資源，大大提高檔案的利用率。2010年懷化學(xué)院購(gòu)置了德立信公司《高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)版，2011年在全校范圍內(nèi)開始使用，由學(xué)校檔案館給各單位處室授權(quán)一個(gè)用戶名登錄使用檔案管理系統(tǒng)，兼職檔案員對(duì)本部門的歸檔材料進(jìn)行收集、整理和條目輸機(jī)，然后再把檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)一同移交檔案館，目前基本實(shí)現(xiàn)了檔案條目數(shù)據(jù)系統(tǒng)查詢，提高了檔案工作效率。

七、加強(qiáng)編研開發(fā) 積極提供利用

檔案編研開發(fā)是對(duì)檔案資源的更深層次加工，挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，更好地滿足利用者需求。懷化學(xué)院檔案管理人員在積極為來(lái)館利用檔案者提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，還對(duì)館藏資源進(jìn)行資料編研。目前學(xué)校相繼編制了《懷化學(xué)院全宗介紹》《懷化學(xué)院重要文件匯編》《懷化學(xué)院大事記》《懷化學(xué)院機(jī)構(gòu)沿革》《懷化學(xué)院檔案利用實(shí)例匯編》及教職工獎(jiǎng)懲、職稱、校內(nèi)規(guī)章制度等三大專題目錄檢索工具。學(xué)校還利用檔案資料建立校史陳列室，編制電視宣傳片《跨越》和優(yōu)秀校友電視片，檔案資料在學(xué)校的升本評(píng)估、教學(xué)評(píng)估、工作檢查、編寫校史、職稱評(píng)定乃至學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃等方面都發(fā)揮了它應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

檔案工作規(guī)范化管理是高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、提高工作質(zhì)量和利用效率的重要手段。通過(guò)檔案工作規(guī)范化管理的開展，懷化學(xué)院檔案工作質(zhì)量和效率得到了進(jìn)一步提高，在2014年12月，學(xué)校檔案館通過(guò)省市檔案專家組考評(píng)，順利晉升為湖南省檔案工作規(guī)范化管理“省一級(jí)”單位，學(xué)校檔案管理水平也提升到了一個(gè)新的水平，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]張曉嫻.高校檔案工作規(guī)范化管理實(shí)踐與探索[J].云南檔案,2014(10).

[2]嚴(yán)小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理議[J].四川檔案,2012(4).

湖南省懷化學(xué)院2015年科研項(xiàng)目，HHXY2015—36）