航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔規(guī)范的研究與確立

文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 李偉

航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔規(guī)范的研究與確立

文/北京宇航系統(tǒng)工程研究所 李偉

本文在研究航天產(chǎn)品設(shè)計文件及其技術(shù)狀態(tài)關(guān)系的基礎(chǔ)上，通過梳理產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔過程中的質(zhì)量控制要素，分析這些要素在質(zhì)量控制中的作用，從而確立一套完整的航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔規(guī)范。

航天產(chǎn)品；設(shè)計文件；歸檔規(guī)范

產(chǎn)品設(shè)計文件是指那些用以說明產(chǎn)品及其零部件的原理、功能、構(gòu)成、外形、零部件之間的連接關(guān)系及生產(chǎn)、檢驗要求的技術(shù)資料，并直接作為產(chǎn)品生產(chǎn)、維修和安裝使用過程的依據(jù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)、運輸、安裝、維修過程的特點來決定需要編制哪些產(chǎn)品設(shè)計文件。

航天產(chǎn)品設(shè)計文件的歸檔，作為型號積累研制成果的必要手段，歷來是航天產(chǎn)品檔案管理工作的重點之一。歸檔文件及其數(shù)據(jù)制備是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效，直接影響到型號成果積累的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，是衡量航天產(chǎn)品檔案管理及歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵。

一、航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔規(guī)范的建立

（一）歸檔規(guī)范建立的基本思路及實現(xiàn)方法。航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔規(guī)范的研究與實踐，是以設(shè)計文件與航天型號技術(shù)狀態(tài)的關(guān)系為主要研究對象，以歸檔設(shè)計文件完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效為目的，根據(jù)歸檔工作的要求，通過產(chǎn)品工程研制階段設(shè)計文件檔案化控制、梳理產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔過程中的質(zhì)量控制要素、制定設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制要求、確定設(shè)計文件歸檔檢查要點、制定設(shè)計文件歸檔說明及歸檔目錄模板等方法，一方面便于檔案業(yè)務(wù)人員正確把握設(shè)計文件技術(shù)狀態(tài)與產(chǎn)品技術(shù)基線的關(guān)系，另一方面使歸檔項目負(fù)責(zé)人正確理解航天產(chǎn)品歸檔工作的各項要求，便于對設(shè)計文件歸檔過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化的質(zhì)量管控，從而進(jìn)一步保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

為了更好地積累研制成果，歸檔過程必須通過有效的質(zhì)量管控以確保文件的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性。通過對近十年不同產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔要求及上級檔案館對型號歸檔驗收情況的梳理和研究，可以針對設(shè)計文件制定歸檔質(zhì)量管控的規(guī)范并付諸實踐。

（二）產(chǎn)品設(shè)計文件檔案化控制。設(shè)計部門在產(chǎn)品的各階段應(yīng)該編制的有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計、制造、調(diào)試、試驗、驗收、使用等等的整套設(shè)計文件，構(gòu)成設(shè)計文件的完整性。航天產(chǎn)品設(shè)計文件完整性的實施，需要根據(jù)產(chǎn)品復(fù)雜程度、生產(chǎn)特點及所處研制階段的不同區(qū)別對待。因此，航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制，應(yīng)首先從設(shè)計文件完整性的確定著手，根據(jù)產(chǎn)品的實際情況，提出對各研制階段設(shè)計文件完整性的具體要求。這也是產(chǎn)品設(shè)計文件在歸檔前進(jìn)行檔案化控制的關(guān)鍵。

產(chǎn)品設(shè)計文件完整性的具體要求，是將系統(tǒng)級總體各專業(yè)、各分系統(tǒng)、各設(shè)備（裝置）等等不同級別的產(chǎn)品，按照研制階段，分別編制具體的文件輸出清單。工程研制階段的產(chǎn)品根據(jù)清單，結(jié)合產(chǎn)品實際情況，確定設(shè)計文件編制計劃。

（三）梳理產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制要素。產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制要素主要涵蓋兩個方面的內(nèi)容：一個是產(chǎn)品歸檔節(jié)點的把握，也就是說，產(chǎn)品所有關(guān)鍵或典型技術(shù)狀態(tài)是否都能夠通過歸檔工作記錄并固定下來，這關(guān)系到產(chǎn)品歸檔的系統(tǒng)性；另一個是針對每一個技術(shù)狀態(tài)的歸檔，歸檔文件是否齊全完整，能夠全面真實的反映產(chǎn)品狀態(tài)，這關(guān)系到產(chǎn)品歸檔的完整性。

產(chǎn)品歸檔節(jié)點應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品研制特點和實際情況確定。通常情況下，產(chǎn)品轉(zhuǎn)研制階段、提高成熟度、改型等等涉及技術(shù)狀態(tài)變化的節(jié)點，都應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計文件歸檔。相同產(chǎn)品的設(shè)計文件歸檔應(yīng)該形成縱向完整的鏈條，固化研制成果。

“設(shè)計文件匯總表”是型號設(shè)計文件階段歸檔依據(jù)。設(shè)計文件歸檔是否完整，取決于該文件的編制是否能夠準(zhǔn)確把握型號歸檔技術(shù)狀態(tài)及產(chǎn)品配套情況。梳理設(shè)計文件歸檔要素，就是將“設(shè)計文件匯總表”編制過程中所需要考慮的因素一一梳理出來，并對這些因素與設(shè)計文件歸檔完整性的關(guān)系進(jìn)行了詳盡的描述，以此固化和總結(jié)“設(shè)計文件匯總表”的編制經(jīng)驗和編制依據(jù)，為提升歸檔設(shè)計文件完整性奠定基礎(chǔ)。

以型號全部設(shè)計文件目錄為基礎(chǔ)，根據(jù)歸檔技術(shù)狀態(tài)要求及產(chǎn)品配套情況，結(jié)合各專業(yè)各系統(tǒng)設(shè)計文件完整性的具體要求、以歸檔技術(shù)狀態(tài)所用產(chǎn)品配套表及靶場資料配套表為設(shè)計輸入文件?！霸O(shè)計文件匯總表”編制依據(jù)主要包括：型號設(shè)計文件歸檔要求、型號標(biāo)準(zhǔn)化大綱、產(chǎn)品代號或圖號的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定、圖號表、飛行試驗大綱、產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)表以及該歸檔狀態(tài)各系統(tǒng)各類產(chǎn)品配套表。

（四）制定設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制要求。根據(jù)梳理出來的歸檔質(zhì)量控制要素，逐一制定并細(xì)化設(shè)計文件歸檔質(zhì)量控制要求。

歸檔質(zhì)量控制要求包含兩個方面的內(nèi)容：一個作為業(yè)務(wù)規(guī)范，明確規(guī)定歸檔工作中各類人員的質(zhì)量職責(zé)，提出歸檔質(zhì)量的一般要求，明確歸檔前、歸檔過程中及歸檔審查的質(zhì)量控制要求；另一個作為作業(yè)指導(dǎo)書，從操作細(xì)節(jié)著手，針對歸檔過程中設(shè)計文件的歸檔準(zhǔn)備、電子及紙質(zhì)文件實體整理、檔案目錄整理等，根據(jù)不同型號的歸檔要求及文件形成特點分別制定相應(yīng)的具體操作方法。根據(jù)這套操作方法不僅能夠規(guī)范歸檔操作各流程中的細(xì)節(jié)，也使得歸檔在操作層面變得可視化和可記錄化，為歸檔質(zhì)量提供保障。

（五）確立設(shè)計文件歸檔檢查要點。設(shè)計文件歸檔檢查

要點是對設(shè)計文件歸檔流程的約束，主要包括“設(shè)計文件匯總表”審查要點、設(shè)計文件檔案數(shù)據(jù)庫審查要點和歸檔文件審查要點。通過詳盡的描述歸檔審查要點，首次建立歸檔匯總表完整性、歸檔文件準(zhǔn)確性、歸檔目錄數(shù)據(jù)規(guī)范性“三位一體”的審查制度與審查規(guī)范。

“設(shè)計文件匯總表”審查要點是對該文件編寫以后的校對、會簽、審核和批準(zhǔn)等人員責(zé)任和關(guān)注點進(jìn)行明確和細(xì)化，確保歸檔設(shè)計文件完整性。

設(shè)計文件檔案數(shù)據(jù)庫審查要點是根據(jù)歸檔要求和歸檔目錄數(shù)據(jù)制備相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對目錄和表單數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化整理并保證目錄數(shù)據(jù)與文件實體屬性信息一致性的方法。

歸檔文件審查要點是根據(jù)型號歸檔狀態(tài)要求，逐一檢查歸檔文件實體與歸檔狀態(tài)的匹配性的方法，確保設(shè)計文件準(zhǔn)確記錄型號歷史狀態(tài)。

（六）確定設(shè)計文件歸檔說明及歸檔目錄模板。設(shè)計文件歸檔說明是記錄歸檔技術(shù)狀態(tài)并對歸檔設(shè)計文件完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行說明和解釋的文件，是設(shè)計文件歸檔工作的檔案化記錄。對該文件進(jìn)行模板化設(shè)計，約束文件的涉及內(nèi)容、編寫格式等，從形式上固化設(shè)計文件歸檔說明的方法，有利于記錄型號歷次設(shè)計文件歸檔情況，使歸檔的設(shè)計文件更加全面而立體的反映型號研制成果，提高了設(shè)計文件歸檔的系統(tǒng)性。

歸檔目錄模板包括“設(shè)計文件匯總表”模板及電子目錄數(shù)據(jù)制備要求。“設(shè)計文件匯總表”正文包括設(shè)計文件歸檔說明、各專業(yè)分類目錄要素等。電子目錄數(shù)據(jù)制備要求通過檔案目錄著錄規(guī)范的編制實現(xiàn)。

二、歸檔規(guī)范的創(chuàng)新點與實施效果

將設(shè)計文件歸檔工作質(zhì)量管控方法進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化提煉，從而形成歸檔操作規(guī)范，便于歸檔項目負(fù)責(zé)人掌握歸檔要求，便于檔案業(yè)務(wù)人員掌握型號技術(shù)狀態(tài)與設(shè)計文件的關(guān)系，便于設(shè)計文件歸檔驗收與檢查。不僅有效提高了設(shè)計文件歸檔效率、縮短歸檔時間，而且使設(shè)計文件歸檔完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到100%。這一項目的推廣實施，可以使檔案業(yè)務(wù)人員在型號研制過程中有的放矢的主動進(jìn)行設(shè)計文件基線管理，為今后型號設(shè)計文件基線歸檔奠定基礎(chǔ)。

航天產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔質(zhì)量管控方法研究與實踐以設(shè)計文件歸檔為中心，以設(shè)計文件歸檔完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性為目的，包含航天產(chǎn)品產(chǎn)品設(shè)計文件歸檔完整性要素、歸檔工作操作規(guī)范、歸檔檢查要點、歸檔說明及歸檔目錄模板等四個方面的內(nèi)容，從不同角度對設(shè)計文件歸檔工作提供統(tǒng)一的規(guī)范性支撐。

三、結(jié)束語

這套操作規(guī)范在實踐過程中促進(jìn)了檔案管理與產(chǎn)品研制管理的業(yè)務(wù)融合。對檔案業(yè)務(wù)人員和型號歸檔項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行設(shè)計文件質(zhì)量管控方法的培訓(xùn)，一方面使檔案業(yè)務(wù)人員能夠正確把握設(shè)計文件技術(shù)狀態(tài)與產(chǎn)品技術(shù)基線的關(guān)系，另一方面使型號歸檔項目負(fù)責(zé)人能夠正確理解航天產(chǎn)品歸檔工作的各項要求，便于對設(shè)計文件歸檔過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化的質(zhì)量管控。