芻議抗洪搶險(xiǎn)過程中河道工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策

文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

芻議抗洪搶險(xiǎn)過程中河道工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策

文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

河道工程檔案濃縮記載了整體工程建設(shè)的實(shí)況與質(zhì)量。也是工程維修、抗洪搶險(xiǎn)等各項(xiàng)工作開展提供利用原始的憑證。但由于留存工程檔案存在質(zhì)量問題，在抗洪搶險(xiǎn)過程中對部分河堤未能準(zhǔn)確提供檔案作為依據(jù)，延誤險(xiǎn)情的判斷而引起河堤破潰，給人民財(cái)產(chǎn)帶來了一定損失。為了降低損失，提高工程檔案質(zhì)量，對上述存在的問題提出對策。依法治檔、以人為本，改革傳統(tǒng)招標(biāo)、歸檔管理模式，創(chuàng)造新的管理模式，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。

河道工程檔案質(zhì)量問題；存因分析；研究與對策

回顧2016年安慶市抗洪搶險(xiǎn)救災(zāi)這一歷史上罕見的大事要事，在抗洪搶險(xiǎn)過程中檔案管理部門，先后為抗洪救災(zāi)提供了大量河道工程建設(shè)檔案《以下簡稱<工程檔案>》的原始資料，為戰(zhàn)勝洪水斗爭的決策、汛情預(yù)報(bào)、應(yīng)急措施等方面提供了科學(xué)的依據(jù)，為確保人民生命與財(cái)產(chǎn)的安全發(fā)揮了重大的作用，工程檔案已成為抗災(zāi)斗爭中不可缺少的重要部分。但是對部分河堤出現(xiàn)危險(xiǎn)未能及時準(zhǔn)確提供檔案作為依據(jù)，延誤了險(xiǎn)情的判斷與搶險(xiǎn)時間，導(dǎo)致河堤破潰，給人民財(cái)產(chǎn)帶來一定的損失。災(zāi)后我們調(diào)閱了館藏檔案資料進(jìn)行研究分析，其結(jié)果大相徑庭，凡是保存齊全的檔案、其河堤工程質(zhì)量則優(yōu)；相反留存檔案殘缺不全的工程，河堤破潰時有發(fā)生，令人惋惜。由此可見，工程檔案質(zhì)量的優(yōu)劣，對抗洪搶險(xiǎn)成功與否有較大的影響。我們應(yīng)該從中吸取教訓(xùn)，用審慎的態(tài)度來思考工程檔案的管理問題，對工程檔案管理提出規(guī)范性要求，來提升工程檔案質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮工程檔案效用。

一、檔案質(zhì)量問題存因分析

（一）檔案來源繁雜，信息混亂。建設(shè)管理多元化體系，凡是涉及工程項(xiàng)目建設(shè)必須有諸多單位和各類人員參與建設(shè)方可完成任務(wù)。一是建設(shè)部門所涉及水利局、氣象局、土地局等單位；二是參建單位，工程承包、分包、監(jiān)理、施工等；三是人員之多，如工程管理人員、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等技術(shù)人員。但是對整體工程建設(shè)而言，雖然各自分工不同，實(shí)際工作中各部門之間又存在交叉管理。因此，文件形成的主體和檔案管理主體因建設(shè)主體、參建單位不同呈現(xiàn)多元化態(tài)勢，造成檔案來源繁雜，管理難度大。

（二）追求經(jīng)濟(jì)利益最大化，忽視檔案管理。重工程建設(shè)、輕檔案管理，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，河道工程項(xiàng)目建設(shè)隨之市場化管理，新建項(xiàng)目管理中存在多元化管理體系，即建設(shè)主體、投資主體他們力求減低成本、參建單位重視工程進(jìn)度。加之檔案管理部門、工程監(jiān)理人員管理不到位，雖然國家對工程檔案管理都已有明確規(guī)定，但在實(shí)際中形同虛設(shè)，整體建設(shè)過程中缺乏規(guī)范管理等因素，導(dǎo)致留存檔案的內(nèi)容記載不準(zhǔn)確，不完整，如工程涵洞混凝土材料的選定，在施工時“粗骨料”在鋼筋位置的間距標(biāo)注不清、混凝土拌制過程中流動性、保水性、粘聚性等技術(shù)資料表述不清，這些均存在工程質(zhì)量與歸檔資料的質(zhì)量問題。

（三）檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀、進(jìn)退維谷、欲上不能。工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它涉及檔案管理和工程技術(shù)專業(yè)知識，尤其是信息化管理方面更為廣泛。就目前從事檔案管理人員來說均分為兩類，一類是檔案管理人員。他們絕大多數(shù)都是非專業(yè)人員；另一類是兼職，是由工程技術(shù)人員代管，這其中熟知?dú)w檔標(biāo)準(zhǔn)及歸檔技術(shù)操作流程的技術(shù)人員甚少。加之人員變動頻繁，存在的檔隨人走的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

二、檔案管理規(guī)范化研究與對策

河道工程檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，其責(zé)任大、任務(wù)重、管理技術(shù)要求高。在管理過程中不僅僅是簡單的保管與提供，從功能上來說，它屬于“急用性強(qiáng)”一類的檔案管理。如在抗洪搶險(xiǎn)中某個區(qū)域遇到險(xiǎn)情時，要求在瞬間將該工程全部檔案資料快速、準(zhǔn)確地提供利用，其提供速度、準(zhǔn)確性等直接影響到抗洪效果，更直接關(guān)系到人民生命與財(cái)產(chǎn)的安全。如果留存檔案質(zhì)量存在問題、管理不到位，將會造成嚴(yán)重的后果，容不得有絲毫懈怠。為此，必須切實(shí)抓好以下幾點(diǎn)。

（一）依法治檔，建章立制，規(guī)范管理。強(qiáng)化制度建設(shè)。依據(jù)客觀事物發(fā)展的規(guī)律，在開展任何一項(xiàng)工作都必須建立科學(xué)的管理制度，實(shí)行規(guī)范管理，方可達(dá)到預(yù)期效果與目的。工程檔案管理也不例外，近年來領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，把檔案管理工作納入河道工程建設(shè)管理整體之中。依據(jù)《中華人民共和國河道管理?xiàng)l例》和國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)等規(guī)定，擬定《安慶市河道工程檔案管理辦法》《安慶市河道工程檔案管理歸檔制度》等各項(xiàng)的規(guī)章制度。在實(shí)際工作中才能做到有法可依，有制必行，行之有效，促進(jìn)規(guī)范管理。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、明確責(zé)任、提高綜合素質(zhì)。工程檔案管理工作中諸多因素，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要。確立檔案管理核心領(lǐng)導(dǎo)成員，再成立各部門負(fù)責(zé)人參加的領(lǐng)導(dǎo)小組，研究工程項(xiàng)目檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求。實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理的原則，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)解決歸檔過程中遇到的問題與困難。明確工作機(jī)構(gòu)和工作人員的具體工作任務(wù)。并把提升歸檔質(zhì)量管理工作納入到工程建設(shè)中所涉及單位和個人考核標(biāo)準(zhǔn)，做到獎懲分明。在以上的基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)，在實(shí)際工作中我們采用了多種模式進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打破傳統(tǒng)培訓(xùn)模式，堅(jiān)持

學(xué)以致用，從工作實(shí)際出發(fā)，針對不同人群開展不同的科目進(jìn)行授課，特別是對專業(yè)人員增加了攝影攝像、工程制圖、計(jì)算機(jī)等科目儲備來拓寬他們知識面，以提升他們的實(shí)戰(zhàn)能力與綜合管理能力。

（三）抓基礎(chǔ)、促歸檔、保質(zhì)量。1.改革傳統(tǒng)招標(biāo)管理模式。一是采用“前期介入法”。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，修改原始工程招標(biāo)管理模式，規(guī)定“先培訓(xùn)后參標(biāo)”的原則。凡是參加競標(biāo)單位及個人必須在招標(biāo)之前，參加建設(shè)單位工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，經(jīng)考試合格者，發(fā)給合格證書，獲證者方可有資格參加競標(biāo)。二是發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿作用。在招標(biāo)合同中進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)工程文件資料歸檔質(zhì)量與工程經(jīng)費(fèi)直接掛鉤，按照既定檔案歸檔質(zhì)量要求與工程的經(jīng)費(fèi)支付實(shí)施細(xì)則及處罰條例，層層簽訂檔案管理責(zé)任書。

2.改變傳統(tǒng)歸檔流程。實(shí)行分段、分期與跟蹤收集整理歸檔模式。由于河道工程建設(shè)過程中客觀存在多樣性、復(fù)雜性、內(nèi)在聯(lián)系統(tǒng)一性等因素所決定。為了確保工程中產(chǎn)生各類文件、聲像載體完整齊全歸檔。在以往工程文件資料收集歸檔時間均為工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行檔案驗(yàn)收，也就是說等待工程結(jié)束后再進(jìn)行一次性驗(yàn)收“算總賬”或是在竣工驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)檔案存在殘缺不全情況下，再采用亡羊補(bǔ)牢的管理方式來維護(hù)留存檔案質(zhì)量，這種做法且欠妥，工程項(xiàng)目大小不同所決定工期長短不一，參建單位多少不一等情況下，難免會有諸多不確定因素導(dǎo)致留存檔案質(zhì)量下降。因此專業(yè)檔案管理者一定要有前瞻意識，必須要徹底地改變原始的工程檔案歸檔方式，創(chuàng)建新的管理模式。

近幾年對新建的工程項(xiàng)目，采取分段、分期與及時跟蹤管理模式，規(guī)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)一致、相互協(xié)調(diào)，形成齊抓共管。主要分為四步;一是抓好基礎(chǔ)文件資料收集歸檔工作。檔案管理人員主動出擊，從源頭抓起，在工程建設(shè)開始深入施工現(xiàn)場督促、指導(dǎo)建設(shè)方、施工方等技術(shù)人員和兼職檔案人員與工程建設(shè)同步進(jìn)行收集各類形成文件資料及時整理、預(yù)立卷工作。二是重點(diǎn)抓好技術(shù)資料收集；主要調(diào)動監(jiān)理工作人員的主觀能動性，首先從技術(shù)層面分析，他們在工程建設(shè)過程中像個影子跟隨著總體工程的建設(shè)，對每一環(huán)節(jié)，每一道工序，每一處隱患和每次質(zhì)量事故產(chǎn)生的原因和處理結(jié)果了如指掌。其次，也是他們必須履行工程資料歸檔的職責(zé), 對施工每項(xiàng)技術(shù)資料需要經(jīng)過他們復(fù)核后簽名方可歸檔。若歸檔資料出現(xiàn)問題，則按既定的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三是注重信息化管理。切實(shí)抓好電子文件和動態(tài)信息歸檔，電子文件的版本其中文本文件以最后定稿、圖形及當(dāng)時技術(shù)狀態(tài)要相吻合，并按照統(tǒng)一規(guī)定信息化管理軟件的管理格式及時拷貝和輸送到統(tǒng)一管理軟件之中，便于開展信息化管理督促指導(dǎo)工作，能夠?qū)κ┕み^程中變動信息及時修改，確保信息儲存內(nèi)容與實(shí)體保持一致性。四是抓好收集歸檔資料銜接工作。對一個工程項(xiàng)目而言雖然是實(shí)行分別進(jìn)行收集歸檔，且全來源于工程建設(shè)的整體，它們是相互依賴，相互并存，缺一不可。在銜接中要把握好每個細(xì)節(jié)，對各部門之間形成的技術(shù)資料存在交叉管理認(rèn)真復(fù)核，以達(dá)到有價(jià)值的一份不丟，無價(jià)值的一份不要，做到準(zhǔn)確無誤，方可歸檔，確保歸檔質(zhì)量。

3.嚴(yán)把竣工檔案驗(yàn)收關(guān)。檔案竣工驗(yàn)收這一環(huán)節(jié)在總個工程建設(shè)中可以說是重中之重。工程檔案管理工作貫穿于整體工程建設(shè)任務(wù)的始終，從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收等過程中形成文件資料必須集中統(tǒng)一歸檔，它是驗(yàn)證工程建設(shè)質(zhì)量和留存檔案質(zhì)量的依據(jù)。也是工程檔案建制成品基礎(chǔ)性一環(huán)。工程檔案取之于工程，用之于工程。一種好的檔案成品必須依賴于好的紙質(zhì)文件資料、聲像載體為基礎(chǔ)，只有夯實(shí)基礎(chǔ)，厚積薄發(fā)?？梢娍⒐を?yàn)收工作的重要性，則不言而喻。為此，在工程檔案驗(yàn)收時，嚴(yán)格按照國家規(guī)定竣工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，嚴(yán)把審核關(guān)。具體做法:一是由建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)人牽頭，外聘工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、檔案專家等人員組成竣工檔案驗(yàn)收小組。其目的是發(fā)揮集體智慧和避免驗(yàn)收過程中人情風(fēng)，這是搞好竣工檔案驗(yàn)收關(guān)鍵之一。二是自查，按照歸檔要求各自履行文件資料歸檔任務(wù)。如項(xiàng)目工程文件，指竣工時形成的反應(yīng)施工過程和項(xiàng)目實(shí)體真實(shí)面貌的文件，由施工文件、監(jiān)理文件和圖紙組成。施工文件和竣工圖紙由施工單位負(fù)責(zé)，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)。三是互查，如施工單位編制竣工歸檔資料由建設(shè)單位和監(jiān)理單位指定專人對盒內(nèi)目錄、檢索目錄、卷皮、卷簽等填寫的內(nèi)容一定要求規(guī)范、準(zhǔn)確進(jìn)行復(fù)查，尤其是對各種表格中規(guī)定欄目的責(zé)任人簽名的核定，是否準(zhǔn)確、真實(shí)，因涉及到問責(zé)等問題。四是總體把關(guān)。在以上基礎(chǔ)上由小組成員對移交各類檔案進(jìn)行全面審核，尤其是對電子版本進(jìn)行雙重鑒定工作，對文件所含信息(內(nèi)容分析)的鑒定；對文件技術(shù)狀態(tài)（材料分析）的鑒定其中的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全視聽正常性、無病毒、無損傷須達(dá)到軟件管理標(biāo)準(zhǔn)；再則信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)情況，是否達(dá)到在全市內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享的標(biāo)準(zhǔn)，凡是未通過檔案驗(yàn)收合格者不得參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目工程費(fèi)用結(jié)算。

三、結(jié)論

綜上所述，河道工程建設(shè)的工程檔案在抗洪搶險(xiǎn)中作用日益凸顯，解決河道工程建設(shè)過程中工程檔案管理中出現(xiàn)的問題，保其質(zhì)量，避免自然災(zāi)害給人民帶來生命與財(cái)產(chǎn)危險(xiǎn)，且從以下方面切入。

1.核心管理者從思想高度認(rèn)識工程檔案質(zhì)量的重要性，把它視為“今世賴以知古、后世賴以知今”的大事來抓。著實(shí)抓好法律、法規(guī)及各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)到位，使建設(shè)方和參建方各自履行職責(zé)，扎實(shí)做好工程建設(shè)過程中形成各類文件資料歸檔工作，在工作中必須要嚴(yán)把三關(guān):人情關(guān)、工程檔案質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)、工程檔案信息化管理關(guān)。

2.堅(jiān)持以人為本，建立一支愛檔敬業(yè)、技術(shù)過硬并具有凝聚力、實(shí)戰(zhàn)能力精明強(qiáng)干的團(tuán)隊(duì)。

3.克服“因循守舊”思想，結(jié)合工程檔案形成的實(shí)際情況，采用最簡單、最科學(xué)的方法，在實(shí)踐中要大膽探索新的管理模式，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對工程檔案管理，維護(hù)工程各類文件資料歸檔留存的價(jià)值，提高存檔質(zhì)量，在日后洪水災(zāi)年為保護(hù)人民生命與財(cái)產(chǎn)安全保駕護(hù)航發(fā)揮重要作用。

[1]曾劍,張新麗.“今世賴以知古、后世賴以知今”——談《清宮秘檔》的價(jià)值[J].淮坊學(xué)院學(xué)報(bào),2008,21(3)81-82.