新常態(tài)下檔案工作體制和機(jī)制建設(shè)

文/洛陽(yáng)軸研科技股份有限公司 伍英姿

新常態(tài)下檔案工作體制和機(jī)制建設(shè)

文/洛陽(yáng)軸研科技股份有限公司 伍英姿

檔案是黨和國(guó)家各項(xiàng)工作中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展的依據(jù)，因此其重要性不言而喻。然而在新常態(tài)下的檔案工作卻面臨著很多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需要不斷轉(zhuǎn)型以適應(yīng)新常態(tài)的需要。為此，文章將從新常態(tài)下檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)入手，就新常態(tài)下檔案工作增效與科學(xué)發(fā)展的途徑——建立健全體制與機(jī)制建設(shè)展開(kāi)分析，以供參考。

新常態(tài)；檔案工作；體制建設(shè)；機(jī)制建設(shè)

近些年來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)可謂是突飛猛進(jìn)，獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，而且檔案管理體制方面也越來(lái)越完善，發(fā)展前景十分廣闊。然而，在新常態(tài)下，由于經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面轉(zhuǎn)型，所以檔案工作在一定程度上難以滿足現(xiàn)有的行政管理需求，出現(xiàn)了一系列的矛盾與問(wèn)題，影響到了檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展。為了解決這一問(wèn)題，檔案工作需要適時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)型與升級(jí)。為此，本文將從建立健全體制與機(jī)制建設(shè)兩個(gè)層面來(lái)對(duì)新常態(tài)下的檔案工作發(fā)展進(jìn)行論述，以供參考。

一、新常態(tài)下檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)

從以往檔案管理工作的實(shí)施情況來(lái)看，因多數(shù)檔案信息資源紙質(zhì)載體的特質(zhì)，使得檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔、保管以及開(kāi)發(fā)利用過(guò)程之中面臨了諸多的不便利，同時(shí)，受檔案數(shù)量的影響，使得檔案管理部門(mén)唯有依托較大的人力與物力投入，方才能夠確保檔案管理工作得以有條不紊地進(jìn)行。隨著數(shù)字化檔案建設(shè)工作的展開(kāi)，檔案管理人員能夠依托現(xiàn)代化的各類(lèi)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的數(shù)字化處理，從而降低了工作量，使檔案管理工作更具高效。因此，如何有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升檔案管理水平，已成為檔案管理工作的新要求。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化，能夠快速高效地完成整個(gè)檔案管理工作，管理工作也更加迅速、準(zhǔn)確。因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，檔案管理模式必須向信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，檔案管理工作的內(nèi)容由于時(shí)代變化和發(fā)展發(fā)生了變化，這就要求我們對(duì)檔案管理模式不斷調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，通過(guò)采取一系列提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由此可見(jiàn)，新常態(tài)下檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)勢(shì)不可擋。

二、新常態(tài)下檔案工作增效與科學(xué)發(fā)展的途徑——建立健全體制與機(jī)制建設(shè)

新常態(tài)下，檔案工作要想增效，并實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，首先應(yīng)該嚴(yán)格遵循《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》精神，要真正把握新常態(tài)，適應(yīng)新常態(tài)，同時(shí)要完善體制建設(shè)，強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)，以切實(shí)促進(jìn)檔案工作的未來(lái)發(fā)展。

（一）嚴(yán)格遵循《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》精神。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，系統(tǒng)闡述了檔案工作的重要意義，指出：“檔案工作是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門(mén)各單位的重要職責(zé)。”同時(shí)對(duì)各單位的檔案工作提出了新的要求，尤其是對(duì)檔案工作體制建設(shè)進(jìn)行了一定的建議，為我國(guó)的檔案工作提出了發(fā)展的目標(biāo)與前進(jìn)的方向。因此，檔案部門(mén)應(yīng)該嚴(yán)格遵循《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》精神，認(rèn)真把握《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的要領(lǐng)，在其指導(dǎo)下強(qiáng)化對(duì)檔案工作的重視程度，并強(qiáng)化檔案工作的體制建設(shè)。

（二）把握新常態(tài)，適應(yīng)新常態(tài)。基于內(nèi)涵層面對(duì)“新常態(tài)”一詞加以審視能夠發(fā)現(xiàn)，所謂的“新常態(tài)”，實(shí)質(zhì)上乃是指事物發(fā)展情況同先前的發(fā)展情況存在顯著的不同，并且事物的此種發(fā)展?fàn)顟B(tài)已經(jīng)成為未來(lái)一個(gè)時(shí)期事物發(fā)展所遵循的規(guī)律的必然走勢(shì)。通過(guò)對(duì)“新常態(tài)”的精準(zhǔn)內(nèi)涵界定，能夠?qū)ξ覈?guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r以及未來(lái)一個(gè)時(shí)期的發(fā)展趨勢(shì)形成科學(xué)的預(yù)判，從而有助于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)走上新的臺(tái)階，同時(shí)亦是保證中華民族實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”的基礎(chǔ)所在。在當(dāng)前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、教育等各個(gè)方面都步入了新常態(tài)時(shí)期，面臨著新的形勢(shì)，需要一個(gè)新的發(fā)展格局。作為基礎(chǔ)和依據(jù)的檔案工作更是需要把握住新常態(tài)的精神實(shí)質(zhì)，升級(jí)自身工作，繼往開(kāi)來(lái)，開(kāi)拓創(chuàng)新，適應(yīng)新常態(tài)，站在這個(gè)新起點(diǎn)上，繼續(xù)引領(lǐng)檔案工作的新發(fā)展。

（三）完善體制建設(shè)。檔案部門(mén)完善體制建設(shè)需要科學(xué)進(jìn)行檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置；明確檔案工作的管理權(quán)限；完善一系列檔案管理工作制度；完善檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。

1.科學(xué)進(jìn)行檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置。在新常態(tài)的背景下，為了提高檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效保護(hù)和利用，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)科學(xué)設(shè)置檔案管理組織機(jī)構(gòu)，如可以設(shè)置二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，一級(jí)管理是綜合部對(duì)檔案的統(tǒng)籌管理，主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌

規(guī)劃和指導(dǎo)總體的檔案工作，同時(shí)建立檔案室，負(fù)責(zé)所有檔案的收集、整理、保管、使用。二級(jí)管理是各部門(mén)對(duì)本部門(mén)檔案資料的整合管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)部的檔案收集、整理工作，整理完畢后移交綜合部，同時(shí)要為本部門(mén)建立相應(yīng)的檔案目錄，方便部門(mén)人員及時(shí)、快速查詢檔案資料和信息。

2.明確檔案工作的管理權(quán)限。檔案管理工作中要想做到“各司其職、各盡其責(zé)、人盡其才、才盡其用”，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作的職責(zé)進(jìn)行劃分，明確檔案部門(mén)、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的管理權(quán)限。如檔案部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作；負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審查比準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作負(fù)總責(zé)；檔案部門(mén)的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用工作。另外，隨著科技的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、數(shù)字信息等新事物的出現(xiàn)增加了檔案管理的難度，因此檔案管理部門(mén)要有技術(shù)型人才，充分開(kāi)發(fā)和利用先進(jìn)的檔案檢索方式和存儲(chǔ)模式。

3.完善一系列檔案管理工作制度。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立和完善檔案歸檔制度，確保需要?dú)w檔的文件材料能夠被完整、準(zhǔn)確地保存和利用。我們要根據(jù)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，檔案歸檔環(huán)節(jié)要有歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、控制歸檔數(shù)量等具體要求；檔案利用環(huán)節(jié)要明確檔案利用的方式、方法、規(guī)定查閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)等。此外，新常態(tài)下，電子檔案也是檔案管理的重要內(nèi)容，其管理和利用方式要區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以要對(duì)檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)信息制定詳細(xì)的、具體的歸檔、管理和利用要求，確保檔案管理系統(tǒng)的安全與保密。

4.完善檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。在信息化時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、檔案資源的數(shù)字化、檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，我們要不斷完善檔案發(fā)揮和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，達(dá)到新常態(tài)下檔案管理工作“以檔案信息資源為核心，以系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)為支撐，以檔案利用為目的”的要求。首先，檔案立法部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、環(huán)境的變化、技術(shù)的革新，對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的修改和完善，使檔案管理工作有法可依、有據(jù)可循。其次，在新常態(tài)的背景下，檔案管理工作要在工作思路、工作方法、工作內(nèi)容、工作手段上進(jìn)行大膽的創(chuàng)新和改革，建立領(lǐng)導(dǎo)保障、法制保障、人才保障、經(jīng)費(fèi)保障，以及考核評(píng)估等機(jī)制，確保建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理和利用體系。

（四）強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)。檔案部門(mén)強(qiáng)化機(jī)制建設(shè)需要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作方法與工作載體；健全和落實(shí)檔案人才機(jī)制建設(shè)；強(qiáng)化檔案執(zhí)法的監(jiān)督檢查機(jī)制。

1.創(chuàng)新檔案工作方法與工作載體。在信息時(shí)代，檔案管理工作者要與時(shí)俱進(jìn)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的搜集和保存，在體現(xiàn)其收藏價(jià)值的同時(shí)，更要注重其實(shí)用價(jià)值，使其得到充分利用，這就要求我們創(chuàng)新檔案工作方法與工作載體，尤其是對(duì)于電子檔案的管理，要建立數(shù)字化的檔案資源，把分散于不同地區(qū)、不同載體、不同形式的檔案信息，用數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來(lái)，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為新的載體，進(jìn)而向各行各業(yè)提供更全面、更詳細(xì)的檔案信息服務(wù)。

2.健全和落實(shí)檔案人才機(jī)制建設(shè)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，各類(lèi)信息也在不斷增加，檔案管理工作的難度也加大了，而解決這些難題的就是檔案管理工作人員，為了調(diào)動(dòng)檔案管理相關(guān)人員的工作積極性，使他們的才能得到充分發(fā)揮，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)健全和落實(shí)檔案人才機(jī)制建設(shè)，首先，建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，將檔案管理工作內(nèi)容與工作人員的工資、獎(jiǎng)金掛鉤，少勞少得，多勞多得，不勞不得，提高他們的工作積極性；其次，為了讓工作人員適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的要求，要定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，使他們掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化檔案管理手段和技術(shù)，促進(jìn)他們技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的提升。

3.強(qiáng)化檔案執(zhí)法的監(jiān)督檢查機(jī)制?！稒n案法》《檔案法實(shí)施辦法》的頒布給檔案管理工作提供了法律依據(jù)，也給檔案執(zhí)法監(jiān)督工作提供了法律保障，信息化時(shí)代的到來(lái)，給檔案管理工作發(fā)生了新的變化，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，檔案管理工作要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案執(zhí)法的監(jiān)督檢查機(jī)制，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)成立“檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查小組”，建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的檔案執(zhí)法隊(duì)伍，并盡快規(guī)范檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查員的職責(zé)職能，確保有崗、有位、有責(zé)，完善激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)其工作積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

新常態(tài)下的檔案工作面臨著眾多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理者和工作人員也提出了更高的要求。本文所做論述僅僅圍繞著新常態(tài)下檔案工作的體制和機(jī)制建設(shè)所展開(kāi)，更多的檔案工作方法與思路還需深入探究。

[1]柯秀娥.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案,2014(06).

[2]宋龍澤.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題探討[J].信息與電腦(理論版),2016(11) .

[3]左鑫芫.淺析如何做好新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(01).

[4]黨麗萍.新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(11).

[5]劉敏.檔案工作管理體制和運(yùn)行機(jī)制的管理與創(chuàng)新[J].中國(guó)建材科技,2014(S1) .